Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

Почему в цифровую эпоху не обойтись без ЕСМ

Бизнес Интеграция Документооборот Российское ПО Бизнес в ЦИФРE
мобильная версия
, Текст: Павел Притула

Цифровизация бизнеса возможна только на базе ЕСМ-систем, управляющих цифровым контентом предприятия, считает Виктор Вайнштейн, генеральный директор «Логики бизнеса» (входит в ГК «АйТи»). Их применение сделает компании более эффективными и повысит качество жизни людей.

CNews: С какими проблемами сталкиваются компании при переходе к цифровым моделям бизнеса с точки зрения внутреннего управления?

Виктор Вайнштейн: Основной вызов в том, что организация должна изменить принципы своей деятельности. Крупные компании в России, как правило, имеют территориально распределенную структуру, в которой и управление, и данные, как правило, привязывались к конкретному региону. Но на примере банка мы хорошо знаем, насколько удобнее клиенту решать вопросы, связанные с его счетом, в любом отделении, а не только в том, где он его открывал.

Цифровой формат ведения бизнеса позволяет избавиться от старых методов работы. Один из основных принципов таких моделей бизнеса – экстерриториальность. Многофилиальная компания может собрать всех своих юристов или финансистов в одном городе, где они будут работать со всеми документами организации. Некоторые компании создают ОЦО – общие центры обслуживания в одном из регионов, где имеются подходящие трудовые ресурсы, но затраты не слишком велики. Чем шире масштаб использования возможностей удаленной работы (а удаленно сегодня можно делать почти все), тем организации проще привлекать самые лучшие кадры. Не важно, где человек находится, значение имеют только его компетенции и опыт.

Виктор Вайнштейн: Для автоматизации бизнес-деятельности организации на основе всех генерируемых ею данных нужны именно ЕСМ-системы

Чтобы новые методы работали, бумажные документы необходимо оцифровать и сделать информацию доступной с любого рабочего места. На это сейчас идут не только частные компании, но и государственные организации. Так, ФНС России, наш заказчик, перешла к централизованной системе управления, и это дало ей огромные преимущества. Центральный аппарат получил доступ к океану информации, хранившейся раньше по регионам – и у него появилась возможность использовать продвинутую аналитику. Конечный результат – повышение собираемости налогов.

Цифровизация повышает и само качество корпоративных данных. Цифры на бумаге неизменны, а электронный контент постоянно меняется, возникает новая метаинформация. Понятие «управление контентом» значительно шире, чем простой электронный документооборот, покрывающий потребности управления организационно-распорядительной документацией (ОРД). При создании цифровой платформы управления контентом, то есть ЕСМ (Прим. ред. – Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом), компания может получить и гораздо более высокий уровень знаний о клиентах, предиктивную аналитику, нейронные самообучающиеся сети, возможности повторного использования контента. К примеру, при разработке технологической конструкторской документации можно избежать огромного количества проблем, если связать эти документы с данными о последующей эксплуатации, ремонтах и т.д. при помощи метаинформации. Тогда и конструкторы начинают работать гораздо более эффективно.

Если говорить о безопасности, то эффект от перехода к новому качеству управления организацией значительно превышает риски, связанные с большей доступностью внутренней информации, с тем, что ею могут завладеть злоумышленники. Существуют достаточно надежные способы защиты информации, которым просто нужно уделить внимание.

CNews: Как вы оцениваете уровень цифровой зрелости ваших клиентов? В частности, насколько четко они понимают задачи ЕСМ?

Виктор Вайнштейн: Компания «Логика бизнеса» специализируется на внедрениях ECM-продуктов в крупных организациях. В отличие от СМБ, переходящего на облачные сервисы, большие компании инсталлируют решения в собственной ИТ-инфраструктуре, чтобы, храня данные у себя, чувствовать себя увереннее в том, что касается защищенности данных, соответствовать регуляторным требованиям к хранению данных и т.д.

Виктор Вайнштейн: Благодаря автоматизации и аналитике снимается огромное количество проблем. Это не системы «для галочки» – они реально меняют бизнес

Почти все крупные предприятия давно решили вопрос автоматизации ОРД при помощи СЭД. Но организационно-распорядительная документация – только часть корпоративного контента. Банкам, например, нужно анализировать, как клиенты погашают кредиты, с кем связаны владельцы компаний-заемщиков, где еще они кредитуются. Этот цифровой контент должен быть централизован и включен в бизнес-процессы компании. И СЭД здесь не поможет. Для автоматизации бизнес-деятельности организации на основе всех генерируемых ею данных нужны именно ЕСМ-системы.

Даже если у компании есть специализированные системы обработки клиентских данных (банковские АБС, например), все равно требуется какое-то решение для хранения и связи электронной документации, чтобы создавать совершенно новый, недостижимый с помощью одной АБС поток информации о клиентах. Точно так же в качестве цифровой платформы не очень хорошо подходят ERP-системы, потому что цифровой контент по своей природе не структурирован и мало пригоден для обработки средствами ERP.

Самая «горячая» корпоративная тема сейчас – цифровая трансформация бизнеса. С какого конца к ней подойти? Можно обратиться к поставщику своей СЭД, но если у него нет компетенций в области ЕСМ, скорее всего, он не сможет обеспечить цифровую платформу бизнеса. Мы предлагаем другой подход: если организации, допустим, нужен документо-ориентированный процесс, мы можем предоставить его из нашей библиотеки решений или же специально разработать на базе нашей платформы ЕСМ. На уровне платформы мы гарантируем масштабируемость, целостность бизнес-информации, возможность ее территориального распределения в геокластерах для обеспечения непрерывности деятельности организации и т.п. Наш опыт показывает, что крупный бизнес уже хорошо понимает, что такое ЕСМ и чем она отличается от СЭД.

CNews: Возможна ли цифровизация крупной компании без автоматизации управления контентом?

Виктор Вайнштейн: В моем понимании это невозможно. Компания может хорошо обрабатывать бухгалтерскую информацию или ОРД, но она не будет знать своих клиентов, потому что клиент «присутствует» не только в финансовых данных.

CNews: Как компания может сохранить свои инвестиции в действующие системы при переходе к цифровой модели бизнеса? И насколько это дорогостоящее занятие – цифровизация бизнеса?

Виктор Вайнштейн: Как правило, заказчики приходят за решением определенной задачи. Например, «повысить скорость сбора и обработки финансовой отчетности», «автоматизировать оцифровку бумажных документов», и от этого зависит, что именно нужно делать и сколько это будет стоить.

Что касается информации в старых системах, ее можно либо мигрировать в новую систему, либо оставить как архив на старом месте. Не думаю, что такого рода решения слишком болезненны для компаний. Любой большой запрос можно разложить на несколько конкретных ИТ-проектов и сделать каждый из них итеративным – с демонстрацией результатов этапов через короткие сроки. Главное, чтобы клиент на каждом этапе и по результатам всего проекта получал какое-то новое качество, отвечающее его запросам.

CNews: Насколько полно соответствуют современные системы ЕСМ задачам процессного управления, насколько гибко они поддерживают процессы?

Виктор Вайнштейн: Прежде всего, нужно обратить внимание на отличия российской модели ведения бизнеса от западной. За рубежом широко используется так называемый кейс-менеджмент, когда имеется определенный набор документов и достаточно мягко прописанные процессы, то есть эти документы могут «путешествовать» по гибко меняющемуся маршруту. В России же компании работают в рамках более жестких бизнес-процессов.

Очень сложно взять западную ЕСМ-систему и внедрить «как есть» в крупной российской организации. Поэтому мы доработали западные системы, с которыми имеем дело, и учли в собственных системах отечественные практики, связанные с различными регламентами согласования документов, кураторства, замещения, политиками прав доступа и т.д. Сейчас, после этих доработок и формирования библиотеки процессов, мы считаем себя полностью готовыми к решению задач наших заказчиков.

В будущем организации станут более адаптивными и смогут самостоятельно поддерживать эту адаптивность, в том числе на уровне своих информационных систем. Отпадет необходимость каждый раз вызывать специалистов вендора, чтобы их перенастроить. Более того, адаптивность может поддерживаться, например, искусственным интеллектом. И первые эксперименты в этом направлении уже идут по линии обработки входящих запросов, HR, работы с жалобами и т.д. Я думаю, мы готовы к такому развитию событий.

CNews: В каком направлении сейчас развивается рынок ЕСМ, какие возможности будут особенно востребованы заказчиками в ближайшие годы?

Виктор Вайнштейн: На мой взгляд, будут развиваться три главные возможности ЕСМ-платформ. Во-первых, освобождение человека от рутинных операций. Сотрудник должен заниматься более творческим трудом, чем сортировка документов. Во-вторых, автоматическое связывание документов разной тематики, относящихся к одним объектам. В-третьих, станет более доступной мощная предиктивная аналитика, которая на основе содержащихся в документах данных будет выдавать рекомендации, на что следует обратить внимание или даже что нужно делать.

Чтобы это будущее наступило, придется дорабатывать существующие ЕСМ-системы. В первую очередь, им нужна лучшая масштабируемость, поскольку работать придется с огромными объемами данных.

Есть ли в вашей практике примеры успешных проектов для «цифрового» бизнеса?

Виктор Вайнштейн: Пока большинство таких проектов проходят начальные стадии. Но у нас уже есть примеры того, как у клиентов срок принятия решения о выдаче кредита сократился с двух дней до 15 минут, когда оцифровка документов избавила от необходимости доставлять их автотранспортом из подразделений в головной офис (Прим. ред. – проект «Логики бизнеса» в Россельхозбанке). Благодаря автоматизации и аналитике снимается огромное количество проблем. Это не системы «для галочки» – они реально меняют бизнес. И благодаря им растет качество нашей жизни. Я рад, что мы хотя бы косвенно имеем отношение к этим изменениям.

***
Компания «Логика бизнеса» продолжает исследование российского рынка решений для управления корпоративным контентом (ЕСМ). Каждый участник исследования получит электронную версию 3-го тома книги «Страницы истории отечественных ИТ». Ваше экспертное мнение по ЕСМ: http://ecmblog.ru/open2017