Олеся Филатова: Уже на начальных этапах внедрения EOS for SharePoint горы бумажных копий стали резко уменьшаться

CNews: В связи с чем возникла необходимость внедрения нового решения для автоматизации документооборота?

Олеся Филатова: Исторически в мэрии для работы с документами использовались 8 систем, созданных на разных платформах и работавших автономно. Мы отдельно регистрировали обращения граждан по ФЗ-59, отдельно – нормативно-правовые акты, кроме того, функционировала система для работы с поручениями мэра, решение для планирования и так далее. Это было ужасно неудобно.

Пришло время, когда мы поняли, что нам необходим новый единый инструмент для организации документооборота. При этом мы хотели, чтобы работать с документами в системе могли не только орготделы, но и руководство, и конечные специалисты, которым даются различные поручения.

CNews: Почему было принято решение в качестве платформы выбрать SharePoint?

Олеся Филатова: Проект по автоматизации документооборота стартовал в 2010 году, а платформа SharePoint использовалась в мэрии с 2007 года. В частности, именно на ней был построен внутренний портал мэрии, который содержит различные разделы для совместной работы структур мэрии и муниципальных учреждений, Совета депутатов города Новосибирска, городских служб. Позже на этом портале начали появляться небольшие отраслевые информационные системы для внутренней работы. Данная платформа была удобна, пользователи к ней привыкли.

CNews: То есть другие платформы вы не рассматривали?

Олеся Филатова: Конечно, мы оценили потенциал и других решений – например, присмотрелись к СЭД «Дело» компании ЭОС, к Lotus от IBM, которая использовалась в администрации области. Но дело в том, что, раз уж платформа SharePoint хорошо себя зарекомендовала, мы посчитали логичным, если решение по документообороту будет также на SharePoint – это стало бы хорошим дополнением к уже имеющейся инфраструктуре. К тому же это упрощало процесс обучения сотрудников.

Кстати, на платформе SharePoint чуть позже, в 2011 году, был создан внешний интернет-ресурс мэрии – Муниципальный портал города Новосибирска. В 2012 году на SharePoint была создана система «Общественная приемная».

Однако отмечу, что все-таки при выборе решения первоочередное внимание мы уделяли не столько самой технологии, сколько функциональным возможностям системы документооборота.

CNews: Партнером по внедрению стала петербургская компания «Офис-Док». Как на проекте отразилось то, что клиент и заказчик проекта находились в разных регионах?

Олеся Филатова: Конечно, изначально нам хотелось, чтобы интегратор располагался поближе к Новосибирску, но разные часовые пояса на внедрении и сопровождении проекта, к нашей радости, не сказались никак: партнеры доступны в нашем временном режиме и очень оперативно реагируют на все возникающие проблемы.

Так как платформа была нам знакома, мы могли кое-что делать сами, однако специалисты «Офис-Док» несколько раз приезжали к нам, и мы вместе реализовывали важные этапы проекта. Работа была продуктивной и эффективной. В остальных случаях процесс вполне успешно шел удаленно.

CNews: Расскажите, пожалуйста, о ходе проекта.

Олеся Филатова: Мы запустили проект в 2010 году – тогда компанией «Офис-Док» был реализован пилотный проект, в рамках которого была проведена установка и внедрение 50 рабочих мест и автоматизирован учет документов. В 2011 году было приобретено еще 500 лицензий, что позволило нам масштабировать систему на все подразделения мэрии. После этого ежегодно количество лицензий увеличивалось. Сейчас к СЭД подключены почти все работники мэрии, которые работают с документами и поручениями, а также специалисты муниципальных учреждений и предприятий – около 2200 рабочих мест.

При реализации каждого очередного этапа мы последовательно отказывались от одной из восьми используемых до этого систем. Нам необходимо было свести к минимуму человеческие затраты: нельзя было при внедрении единой системы нарушить существующую схему обмена документами, при этом нужно было избежать дублирующей регистрации документов и в старых, и в новой системе. На данный момент мы сумели избавиться от всех восьми устаревших решений.

Понятно, что внедрять СЭД в каждом подразделении муниципалитета последовательно было невозможно. Нам пришлось идти, что называется, «широким фронтом». На первом этапе в СЭД начали работать специалисты комитета распорядительных документов: они регистрировали в системе все нормативно-правовые акты, а это около 1200 документов в месяц. Мы сразу почувствовали облегчение – горы бумажных копий стали резко уменьшаться.

Затем к СЭД подключилась канцелярия мэрии, вся входящая корреспонденция стала переводиться в электронный вид. Следующим шагом стало подключение к СЭД сразу всех организационно-контрольных отделов всех структур мэрии и аппарата мэра. Именно они являлись основными регистраторами исходящей корреспонденции, резолюций и поручений руководителей, приказов и распоряжений, протоколов совещаний. Конечно же, мы совершенствовали и техническую базу – покупали серверное оборудование, хранилища данных, сканеры, принтеры штрих-кодирования, строили систему резервирования данных.

CNews: Внедрение проходило стандартно, или были какие-то особенности процесса?

Олеся Филатова: Целью проекта было создание единой системы, охватывающей все задачи делопроизводства, но у нас было и много специфических требований. Это привело к тому, что решение был серьезно кастомизировано – к счастью, EOS for SharePoint позволяет многие изменения делать за счет стандартных средств как системы, так и платформы. В ходе внедрения была проведена интеграция с другими системами, было разработано большое количество отчетов.

Как любая госструктура, мы не очень хотим перестраивать организационные моменты. Мэрия достаточно консервативна, поэтому нам хотелось не столько изменять регламенты, сколько адаптировать систему под наши процессы. Это, наверно, не совсем правильно с точки зрения внедрения электронного документооборота – все-таки лучше существующие процессы тоже оптимизировать и совершенствовать, но нам очень сложно изменить сложившуюся практику– проще реализовать в системе соответствующий функционал.

Замечу, что и «Офис-Док», и разработчик решения EOS for SharePoint – компания ЭОС – вдумчиво отнеслись к нашим запросам, полезность пожеланий была серьезно проанализирована, так что некоторые из них были включены в «коробочное» решение и стали доступны и другим клиентам. Мы же этот функционал получали при обновлении системы.

CNews: Пришлось ли столкнуться с какими-либо сложностями в ходе реализации проекта?

Олеся Филатова: Самым сложным оказалось переломить психологию людей: пока система «пустая», очень трудно убедить пользователей в том, что она дает огромные возможности аналитики и контроля. Однако, когда документы стали накапливаться, и оказалось, что можно, не вставая с рабочего места, получить полную информацию о документе и поручениях, которые по нему даны, построить отчеты и проконтролировать исполнение резолюций – вот тогда настал переломный момент.

Но главной положительной оценкой стал переход в новогодние каникулы этого года на платформу SharePoint 2013, которая открывала новые возможности по производительности и надежности, предоставляла новый функционал, а также соответствующую версию EOS for SharePoint. В связи с тем, что в системе к этому времени уже хранились большие объемы критически важных данных, переход нельзя было провести быстро – это был сложный и кропотливый процесс. Благодаря очень слаженной работе наших партнеров, которые пожертвовали каникулами, и специалистов управления информатизации мэрии, а также проведенной серьезной подготовительной работе, мы успешно перешли на новую платформу, ни один документ, ни одна резолюция не были потеряны, и мы почувствовали доверие пользователей системы.

CNews: Почему на платформу SharePoint 2013 и новую версию прикладного решения EOS for SharePoint пришлось переходить в новогодние каникулы?

Олеся Филатова: Дело в том, что этот переход делался не за один день: миграция с SharePoint 2010 на SharePoint 2013 – это не просто обновление версии. Сами платформы весьма серьезно отличаются друг от друга. Кроме того, помимо больших объемов данных, нам нужно было перенести различные персональные настройки на платформе, отчеты, интеграционные механизмы и многое другое. Поэтому процесс требовал примерно двухнедельной проработки и – самое главное – остановки системы. Прервать на две недели работу мэрии мы не могли, поэтому и пришлось использовать новогодние праздники. С помощью специалистов «Офис-Док» переход прошел довольно легко, хотя к этому времени в системе было уже более 360 тысяч документов, не говоря о проектах, поручениях, отметках об утверждении и согласовании.

CNews: Преимущества новой версии EOS for SharePoint вы уже оценили?

Олеся Филатова: Внешний вид системы значительно изменился, и, честно говоря, мне он нравится гораздо больше. Хотя, конечно, все сотрудники привыкли к старому интерфейсу, новый оказался удобнее и привлекательнее, поэтому все очень быстро оценили его.

Ведь для сотрудника, работающего с документами, визуальные особенности интерфейса и его удобство очень важны. Новая версия требует меньше переключений между окнами, пользователь может выбрать, больше информации отображать на экране или наоборот меньше, если она не нужна. Но и функционально система стала лучше: те функции, которые на платформе SharePoint 2010 не могли быть реализованы, на SharePoint 2013 стали возможны.

CNews: Каковы результаты проекта?

Олеся Филатова: В этом году мы отмечаем первый юбилей – 5 лет внедрению единой СЭД в мэрии города Новосибирска. На сегодняшний момент реализована вся необходимая функциональность, информация более чем по 430 тыс. документов хранится в системе. Совместными с «Офис-Док» усилиями нам удалось реализовать полный цикл жизни документа – от создания проекта до списания в архив. Мы провели большую работу и по интеграции СЭД с иными информационными системами – например, с крупной геоинформационной системой департамента строительства и архитектуры мэрии, а также с системой городского архива «Архивное дело».

Конечно же, сократился бумажный документооборот. Пока мы вынуждены сохранять бумажный оригинал документа, так как у нас не внедрена юридически значимая ЭП, но мы избавились от большого количества копий. Раньше, к примеру, если давалось комплексное поручение нескольким департаментам, необходимо было каждому предоставить бумажную копию – сейчас достаточно электронной версии. Я уже не говорю о рассылке нормативно-правовых актов, которые могут иметь несколько сотен страниц – здесь экономия очень существенная.

Также стало удобнее взаимодействовать с администрациями районов – их в Новосибирске восемь, и они расположены довольно далеко от центра. До внедрения EOS for SharePoint их представителям приходилось 1–2 раза в день приезжать к нам за документами, а если что-то срочное – то и чаще. Это – расходы на бензин, потеря времени. А сейчас все документы мы можем отправить им в электронном виде.

CNews: Предоставила ли EOS for SharePoint мэрии какие-либо новые функциональные возможности, которые ранее не существовали?

Олеся Филатова: Да. Например, функционал для составления аналитических отчетов. Раньше мы их не могли сделать автоматически. У нас были таблицы в Excel, данные для их наполнения собирала определенная служба, которая контролирует исполнение поручений мэра, все делалось в ручном режиме. А сейчас каждый специалист, даже начальник отдела или департамента, может сформировать любой отчет и посмотреть аналитику по исполнению поручений его отделом – это можно сделать в любое время за любой период по любым документам. Каждую пятницу перед планеркой руководитель орготдела нашего департамента генерирует такие отчеты по исполнению поручений. Для проведения расширенных аппаратных совещаний, которые мэр проводит раз в месяц, также готовятся отчеты по исполнительской дисциплине. Это очень удобно, позволяет усилить контроль над исполнением поручений.

CNews: Каковы планы по развитию проекта?

Олеся Филатова: В настоящее время мы думаем о возможностях развития и совершенствования проекта – например, можно увеличить серверные мощности, оптимизировать хранение данных, сбалансировать нагрузку, автоматизировать резервирование и восстановление данных. Увеличивать количество лицензий можно, только не всегда целесообразно. Пока у нас еще не все купленные лицензии использованы, однако мы не подключаем к EOS for SharePoint все подразделения подряд. Надо использовать ресурсы эффективно: если структура отправляет десяток документов в месяц, то проще делать это в бумажном варианте, а не внедрять в этом подразделении СЭД. Так что в каждом случае мы смотрим прежде всего на целесообразность.

Сейчас мы хотим заняться не столько масштабированием в рамках распространенной структуры нашей организации, сколько техническим масштабированием. Документооборот растет, нам нужно понимать, где все генерируемые документы хранить – будем работать в этом направлении.

Также в наших планах – внедрение мобильной версии системы. Руководители мэрии часто находятся в разъездах, однако им нужно принимать решения максимально оперативно, поэтому доступ к документам с мобильного устройства будет востребован.

Мы также рассматриваем возможность использования юридически значимой электронной подписи (ЭП) – у нас есть свой удостоверяющий центр, мы можем выдавать ЭП, также уже протестировали их функционал. Однако пока недоработана нормативно-правовая база внутри мэрии, нас устраивает текущая ситуация с документооборотом, поэтому на данный момент внедрение ЭП стоит в планах.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4861