Руководитель аппарата Заксобрания Камчатки о запуске «Электронного парламента»

CNews: Каким образом осуществлялся документооборот до внедрения АСОЗД «Электронный парламент» на базе EOS for SharePoint, и что именно не устраивало в том процессе?

Виктор Морозов: До внедрения АСОЗД «Электронный парламент» на базе решения EOS for SharePoint у нас использовалась система электронного документооборота «Дело». Она была внедрена в 2011 году и хорошо зарекомендовала себя.

Программа «Дело» имеет множество возможностей, но для нас она оказалась не очень удобной в связи с тем, что не позволяла автоматизировать процесс законотворчества. Если очень просто, законотворческий процесс строится следующим образом: поступившая законотворческая инициатива проходит регистрацию. Далее она проходит процесс обсуждений, согласований, экспертиз с появлением соответствующих документов, являющихся обязательными приложениями к ней. При получении положительных заключений законотворческая инициатива со всеми составляющими приобретает вид вопроса повестки заседания. После обсуждения и принятия – приобретает вид правового акта, также подлежащего регистрации.

Из всех перечисленных этапов только первый охватывался электронным документооборотом, остальные исполнялись в бумажном виде, порождая большой массив бумажных документов. Конечно, это занимало много времени, исключало удаленную работу депутатов, и не устраивало нас.

В целом программа «Дело», которую мы использовали до внедрения АСОЗД «Электронный парламент», выполняла возложенные на нее функции, как инструмент для организации «классического» документооборота она незаменима. Однако для автоматизации всего процесса законотворчества, с формированием повесток заседаний, обсуждениями, множественными согласованиями документа, созданиями связок с другими документами, наглядным просмотром истории вопроса, эта программа, к сожалению, не подходит.

CNews: Расскажите, пожалуйста, как выбиралось новое решение? Какие преимущества или особенности позволили сделать выбор в его пользу?

Виктор Морозов: Выбор подходящего решения был очень непростой. Мы рассмотрели множество вариантов, предложенных на рынке. Много общались с коллегами в органах власти, в которых внедрены и работают системы электронного документооборота. Основным направлением поиска было создание удобного инструмента для подготовки, планирования и работы депутатов, для работы с повестками мероприятий, составляющими их документами, календарем в безбумажном виде. При этом с ним должны были работать в том числе люди с минимальным уровнем компьютерной подготовки. Очень хотелось, чтобы интерфейс программы был простой и понятный с возможностью, если это необходимо, индивидуальной настройки для каждого пользователя.

В результате мы убедились, что все это можно сделать именно с помощью АСОЗД «Электронный парламент» на базе решения EOS for SharePoint, которую внедрили у себя в этом году. Сегодня с уверенностью можно сказать, что мы сделали правильный выбор.

CNews: Расскажите, пожалуйста, с какими особенностями пришлось столкнуться? Например, потребовалась ли интеграция с какими-либо уже используемыми ИТ-системами?

Виктор Морозов: В процессе работ по внедрению системы мы столкнулись с тем, что некоторые маршруты движения документов потребовали оптимизации. Нам пришлось пересмотреть некоторые пункты регламента для получения максимального эффекта от внедрения системы «Электронный парламент». Мы были готовы к изменениям и приложили максимум усилий для получения действительно удобного и понятного рабочего инструмента автоматизации.

Я знаю, что у многих возникают опасения при переходе на новые информационные системы, связанные с тем, что процесс перехода может затянуться на длительное время и в этот промежуток времени объем работы сотрудников практически удваивается. В нашем случае процесс перехода был, на мой взгляд, максимально коротким, две недели шла подготовка к переходу и в назначенный день мы полностью приступили к работе в новой системе.  Конечно пришлось столкнуться с некоторыми сложностями, но они все были решены в короткие сроки благодаря слаженной работе сотрудников Законодательного Собрания Камчатского края и компании «Офис-Док». Хотелось бы выразить им за это благодарность.

Интеграции с другими системами не потребовалось, так как на этапе подготовки мы постарались сделать все, чтобы уйти от множественности ИТ-систем и выстроить единое целостное решение на платформе SharePoint.

У нас не возникло больших технических трудностей при внедрении системы, потому что мы сделали ставку на работу в виртуальной ИТ-инфраструктуре. Сегодня в нашем распоряжении мощные серверы. Развернуто большое количество виртуальных серверов с различными сервисами. На рабочих местах используются тонкие клиенты, на которые осуществляется доставка виртуальных рабочих столов. Мы смогли создать базу для дальнейшего развития.

CNews: В чем состоит специфика автоматизации именно законотворческой деятельности и есть ли в этом процессе какие-то «подводные камни»?

Виктор Морозов: Компьютерные технологии в наше время развиваются очень стремительно, каждый день появляется много новых устройств и решений. Для людей, не связанных с ИТ-индустрией, очень сложно оставаться, что называется, «в теме».

Для того чтобы определиться со спецификой автоматизации законотворческой деятельности, нужно понять, какая категория людей будет работать с этими инструментами. Депутаты – очень достойные и уважаемые люди, но, зачастую не владеющие в полной мере навыками работы с компьютерной техникой. Процесс перехода с бумажного на электронный вид документов для них сложный, зачастую болезненный. Нашей задачей было найти такое решение, чтобы работа на электронном устройстве была бы максимально привлекательной и вызывала минимум сложностей. Чтобы работа с электронной формой документа была такой же легкой и понятной, как и с бумажной версией. Поиск, просмотр, редактирование документа и выдача по нему поручений должны осуществляться минимальным количеством кликов мыши. Считаем, что реализованное у нас решение соответствует таким требованиям.

Конечно же у нас есть своя специфика. В Законодательное Собрание Камчатского края поступает очень много документов, и по каждому документу проводится большая работа. Эта работа связана с рассмотрением и обсуждением самого документа и сопроводительных документов на различных мероприятиях (сессиях, заседаниях комиссий), внесением поправок. Каждый вопрос, который выносится на сессию, должен получить ряд согласований от контролирующих органов. Все документы, которые появляются в результате работы с отдельным вопросом повестки, должны быть связаны, необходимо видеть всю работу по вопросу повестки заседаний.

Каждый документ, поступивший на сессию, рассылается сразу нескольким адресатам, одним документ рассылается для ознакомления, другим выдается поручение по документу, третьим на рассмотрение. Начинается очень разноплановая работа, в которую вовлечено много сотрудников и депутатов. Итогом этой работы должен стать полностью сформированный пакет документов со всеми заключениями, таблицами поправок, сопроводительными письмами и т.д. Следует отметить, что документ в зависимости от типа проходит несколько чтений, и работа по нему идет в несколько этапов, где раз за разом повторяются рабочие процессы.

Автоматизация законотворческих процессов тесно связана с мероприятиями, на которых обсуждаются и принимаются решения. Поэтому планирование и подготовка к мероприятиям — это очень важные этапы в работе.

Внедренная АСОЗД «Электронный парламент» дает возможность коллективной работы и работы с большими объемами связанных документов, что тоже очень для нас важно и очень помогает в работе, сокращает время работы с документами.

Стоит отметить что пользователи системы – это не только сотрудники Законодательного Собрания Камчатского края, но и депутаты, у которых не всегда есть возможность присутствовать на мероприятиях. При этом они должны участвовать в обсуждениях, быть в курсе повестки дня очередной сессии. Поэтому, возможность удаленной работы является одной из важнейших составляющих законотворчества.

CNews: Как осуществлялось обучение персонала? Пришлось ли столкнуться с какими-либо сложностями в этом процессе? Как они были решены?

Виктор Морозов: Процесс обучения проходил в несколько этапов. На первом этапе были обучены регистраторы, сотрудники канцелярии и сотрудники, отвечающие за проведение и формирование повесток мероприятий. В их работе много тонкостей, и от работы именно этих людей в большей степени зависит дальнейшая работа всей системы.

На втором этапе обучение прошли руководители всех уровней, те, через кого идет основной поток документов. И на заключительном этапе были обучены рядовые сотрудники и депутаты.

CNews: Как проходил процесс внедрения, кто являлся подрядчиком и были ли проблемы, связанные с удаленностью от федерального центра?

Виктор Морозов: Процесс внедрения начался практически сразу после заключения контракта на выполнение работ. Работа на начальном этапе велась удаленно при постоянном взаимодействии с нашими специалистами. Все последующие работы проводились на нашей территории. Общий срок реализации проекта составил 2 месяца. Подрядчиком являлась компания «Офис-Док» из Санкт-Петербурга. Проблем, связанных с удаленностью от федерального центра, мы не ощутили, хотя не исключаю, что сотрудникам подрядчика приходилось не просто.

CNews: Каких результатов удалось добиться (качественных и количественных)? Как изменилась работа конечных пользователей после внедрения?

Виктор Морозов: На сегодня все пользователи, включая высшее руководство, перешли на работу в АСОЗД «Электронный парламент» и максимально используют инструменты автоматизации законотворчества. Сейчас идет процесс закупки электронных устройств для удаленного проведения заседаний всех уровней – заседаний комитетов, заседаний президиума, сессии. После того как у нас появятся эти устройства, мы планируем полностью перейти на безбумажную работу. Сложно говорить о качественных и количественных показателях, но с полной уверенностью можно сказать что работа с документами стала гораздо более упорядоченной и прозрачной.

Кроме того, значительно сократилось время формирования повестки дня. Появилась возможность обсуждения повестки дня и документов задолго до заседания, значит, на самом заседании на это уходит меньше времени и можно рассмотреть больше законопроектов за то же время. Меньше законопроектов «стоит в очереди», и быстрее принимаются законы. Депутаты приходят на сессию более подготовленные, что тоже сказывается на времени обсуждения и качестве законов.

Внедренная система позволила в значительной мере упростить повседневную работу. Очень удобно пользоваться календарем и планом мероприятий, просматривать повестку дня заседания. Сотрудники активно используют возможности совместной работы с документами, это значительно сокращает время подготовки и согласования. Нам очень понравилась функция просмотра версий документа.

CNews: Каковы планы по развитию проекта, и от чего зависит их реализация?

Виктор Морозов: На следующий год у нас запланированы финансы и разработан перечень вопросов для усовершенствования системы. В числе доработок, которые мы хотим видеть в системе, хотелось бы выделить автоматизацию аналитических процессов, в том числе подведение итогов законотворчества, составление отчетов. Хотелось бы доработать функцию напоминаний о событиях, повысить эргономичность интерфейса.

Кроме того, в планах внедрение в систему необходимого функционала для обработки персональных данных с целью максимального перехода безбумажную работу с документами. Это довольно сложная задача, требующая приведения всей системы в соответствие требованиям законодательства в области защиты персональных данных, но, думаю, нам она по силам. Мы рассчитываем, что после усовершенствования мы получим очень удобный инструмент законотворчества.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4324