Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

Развитие СЭД — процесс бесконечный. Опыт бизнеса и госструктур

Документооборот

Отношения между заказчиками и вендорами при внедрении СЭД складываются не просто — нередко компании отказываются от уже внедренной системы электронного документооборота. Почему так происходит, как внедрять и какую пользу от проекта получает организация — это темы конференции «Рынок СЭД: новые тренды», организованной CNews Conferences и CNews Analytics 27 ноября 2013 г.

Алексей Будин: Требования организаций растут, и простой электронной канцелярии уже недостаточно

Алексей Будин, директор компании ELMA, оценил уровень информатизации российских компаний, рассказал о потребностях бизнеса и основных преимуществах систем класса BPMS.

CNews: Как вы оцениваете уровень информатизации документооборота в российских компаниях?

Алексей Будин: Документы во многих российских компаниях по-прежнему частично или полностью выпускаются и хранятся в бумажном виде. Зачастую и межведомственный документооборот ведется на бумаге. О полном переходе на электронный документооборот говорить рано. Одна из причин торможения – требования законодательства; для ряда документов требуется обычная подпись и последующее хранение в «бумажном виде». Развитию СЭД препятствует и внутренний фактор – персонал и руководство компаний могут не хотеть менять привычный уклад, вносить изменения в бизнес-процессы, тратиться на введение новой информационной инфраструктуры и обучение сотрудников. Межкорпоративному документообороту также мешает отсутствие единых стандартов управления документами.

Однако, несмотря на препятствия, направление СЭД постепенно развивается. Более активно системы внедряются и используются в отраслях с жесткой внутренней конкуренцией. В сфере финансов, где всегда большой объем документооборота и архива, руководители часто сталкиваются с необходимостью оптимизации ключевых бизнес-процессов.

В последнее время сравнительно небольшие компании тоже переходят на СЭД. Причем они используют систему не только для ведения канцелярии, но и для управления договорами и прочими финансовыми документами.

Также предприятия активно переходят на электронные архивы. Такие архивы работают с учетом специфики профессиональной деятельности и могут интегрироваться с другими системами, в частности, с ERP или CRM.

CNews: Какие потребности есть российского бизнеса в сфере информатизации документооборота сегодня?

Алексей Будин: На текущий момент потребности российских предприятий в сфере СЭД не ограничиваются только учетом, мониторингом исполнения и автоматизацией процессов согласования. Требования организаций растут, и простой электронной канцелярии уже недостаточно. Существует необходимость в автоматизации более сложных бизнес-процессов, не ограниченных рамками отдельных подразделений. Управление документами все чаще рассматривается в сочетании с более функциональными системами, рассчитанными на совместную работу, обладающими возможностью быстрого поиска информации, коммуникаций, управления бизнес-процессами и т.д.

С СЭД работает все больше пользователей разных уровней компьютерной подготовки. В связи с этим меняются и требования к интерфейсам. Растет спрос на простые, удобные и понятные системы, предоставляющие доступ к своим данным, независимо от местоположения и типа устройства. И еще одно распространенное требование — гибкость, благодаря которой можно на протяжении всего жизненного цикла документов поддерживать процессы работы с ними.

CNews: Какую роль в информатизации документооборота могут сыграть системы BPMS (Business Process Management Suite)?

Алексей Будин: Системы класса BPMS позволяют осуществить программную поддержку концепции процессного управления организацией. Применяя такой подход, можно не только качественно организовать хранение документов, но и заставить их «работать». У ELMA есть инструмент для управления движением документа в организации – ECM+. Приложение создано на платформе ELMA BPM и дает возможность моделирования, исполнения, контроля и постоянного улучшения бизнес-процессов, касающихся документооборота.

CNews: Какие преимущества они могут дать?

Алексей Будин: Приложение ELMA ECM+ благодаря платформе ELMA BPM имеет широкий спектр дополнительных возможностей. Система обладает всеми необходимыми функциями для гибкой настройки. Пользователям предоставляются удобные инструменты для организации работ по документу и контролю исполнительской дисциплины.

Приложение позволяет выполнять регистрацию документа на любом этапе его жизненного цикла. Выполнение стандартных операций (согласование, рассмотрение и ознакомление) требует всего лишь нескольких щелчков мышью. При этом система обеспечивает удобное взаимодействие исполнителей.

Также предусмотрена настройка прав доступа на самые различные объекты, а действия пользователей могут быть защищены при помощи электронно-цифровой подписи.

Благодаря использованию приложения ELMA ECM+ удается сделать выполнение работ по договорам более четким и организованным. Руководители всегда в курсе, кто, когда и какие задачи выполняет по документу.