ИТ добрались до уничтожения документов
По данным исследования, проведенного аналитиками Gimmal Group среди 2,2 тысяч компаний, почти 96% из них так или иначе имеют специальный регламент согласования удаления бумажных документов, хранящихся за пределами организации, а в 78-82% - внутри нее. За это отвечают менеджеры отделов документообеспечения, юридического сопровождения, хотя чаще всего в первом случае решение принимает автор документов, во втором – участники в ходе совместной работы. Процесс согласования удаления электронных документов чаще всего применяется к данным, размещенным внутри компании (73% респондентов), особенно в крупных репозиториях, чем к данным, выведенным в "облако" (61%). Здесь последнее слово за удалением остается во всех случаях за теми, кто совместно работает с данными. Проанализировав собранные данные, аналитики пришли к выводу о необходимости использования вендорами СЭД автоматизированных решений согласования массового удаления или изъятия документов, в частности, маршрутизации (workflow) в виде отдельного процесса.
Российские разработчики СЭД проанализировали по просьбе CNews результаты опроса и не увидели причин для автоматизации регламентации уничтожения документов. В качестве обоснования они выдвинули разницу в подходах, присущих России и Западу. Так, Алексей Назаренко, директор по качеству "ИнтерТраст", заметил, что выделение документов к уничтожению в нашей стране является конечной точкой не одного процесса, как в западных странах, а целых трех различных процедур с различным управлением. Во-первых, выделения к уничтожению архивной документации. Решение в этом случае принимается экспертной комиссией организации путем экспертизы ценности документации с истекшим сроком хранения, доля такой документации составляет не более 1-2% от размеров архивного фонда организации. Во-вторых, выделения к уничтожению документации текущего делопроизводства (обычно производится на основании нормативного аппарата самой организации, и такая документация уничтожается как не представляющая ценности для самой компании, ее работников, общества и/или государства. Уничтожение производится обычно на основании положений локальных нормативных актов, регулирующих документооборот организации; объем уничтожаемых документов может составлять от 2 до 10% от всего объема документации подразделения. В-третьих, выделения к уничтожению регистрируемой документации, хранимой в подразделении (решение об уничтожении принимается непосредственно владельцем — подразделением, в котором хранится указанная документация, ее объем максимален и может в отдельных случаях составлять до 95% всей документации подразделения). "В случае реализации в системе электронного документооборота механизмов уничтожения документации целесообразность решения данной задачи с помощью workflow-системы определяется той группой документов, к которой эта документация может быть отнесена. Так, уничтожение архивной информации с предварительной экспертизой ценности может и должно быть реализовано посредством автоматизации документоориентированных процессов, - объясняет он идею зарубежных коллег. В свою очередь, уничтожение документов из текущего делопроизводства хотя и должно быть согласовано с руководителем подразделения-владельца и, как вариант, с профильным экспертом, однако не требует применения workflow-реализации. Это происходит вследствие того, что механизмы согласования реализованы во всех современных СЭД как с поддержкой workflow, так и без нее. Нерегистрируемая документация может выделяться к уничтожению - и по факту уничтожается - в самом подразделении обычно с минимальным задействованием СЭД вообще, а механизмов workflow и даже согласования для реализации этих процедур не требуется".
Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в Terralink, считает, что применение систем класса RM – это именно та область, где расхождение между российской и мировой практикой наиболее велико - на Западе вопросам управления сроками хранения документов, порядку их уничтожения и стандартам в этой области уделяется гораздо больше внимания, государственное регулирование в этой области гораздо более строгое, и, соответственно, судебная практика гораздо богаче. "В то же время в России продажи программного обеспечения RM и проектов по его внедрению пока не носят в столь же массового характера, как, скажем, систем управления ОРД или архивами финансовых документов", - констатирует он, считая, что говорить о том, как применить приведенные данные по опросу, невозможно.
Оценивая востребованность таких систем, эксперт предлагает исходить из интенсивности потоков на согласование удаления - задача интегратора состоит в том, чтобы при внедрении RM-системы, разработать такие бизнес-правила, чтобы они покрывали не менее 99,9% массива хранимых записей. Тогда относительно оставшегося 0,1%, который будет по определению включать максимально чувствительные для бизнеса документы, можно будет принять ответственное решение относительно их дальнейшей судьбы. "Поскольку рабочие маршруты прохождения документов (workflow) в современных системах являются значительно более передовым способом принятия коллективных решений, чем проведение совещаний, то workflow
будут скорее более необходимым средством для автоматизации процессов. Однако, если сравнить workflow с процессом голосования в соцсети ("лайк"), с помощью которого пользователи выскажутся за удаление документа, то, я думаю, что успех такому подходу будет обеспечен, а про workflow никто и не вспомнит".
Андрей Лубенец, старший управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия, уверен, что неопределенность в обсуждаемом вопросе присуща и России, и Западу, хотя стимулами, вносящими ясность в развитие решений является снижение расходов на хранение документов (и бумажных, и цифровых), а также законодательство. Так, эксперт привел пример ужесточения законодательства по отношению к акционерным компаниям (Закон Сарбейнза - Оксли) после известных скандалов с компанией Enron в 2001 году и последовавшее усиление требований к подготовке финансовой отчетности компаний, к раскрытию информации, и как следствие, требований к хранению документов и управлению их жизненным циклом, что нашло свое отражение в ИТ-системах. По его словам, это стимулировало развитие автоматизированных систем управления первичными документами (Records Management, RM) и отрасли ECM в целом.
В ходе опроса CNews нашлись и игроки рынка, не увидевшие разницы между реалиями Запада и России в обсуждаемом вопросе. Дмитрий Романов, заместитель генерального директора компании "Логика бизнеса 2.0" (ГК "АйТи"), сравнил незаинтересованность респондентов в проблеме уничтожения информации с аналогичной слабой заинтересованностью в понимании стратегии развития в том смысле, что во многих российских организациях вопросы долгосрочного стратегического планирования также актуальны не более чем для нескольких процентов сотрудников. По его словам, отечественные СЭД имеют обсуждаемую в западном опросе функциональность: "Ведение номенклатуры дел с указанием сроков хранения, проведение экспертизы ценности, подготовка актов на списание и уничтожение документов - типовой набор функций современной системы электронного документооборота. Workflow как таковой здесь не представляется особо востребованным, поскольку чаще всего решения в экспертной комиссии принимаются не на уровне отдельных документов, а на уровне папок с делами, коробов, полок и шкафов в архивах". С ним согласен и Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик DIRECTUM, будучи убежденным в том, что все зависит от принятой процедуры уничтожения документов: она может быть жестко регламентирована, а уничтожению может предшествовать создание описей и актов, и в этом случае автоматизация такой процедуры поможет проводить ее с меньшими отклонениями от установленных требований. Сергей Курьянов, директор по развитию "ДоксВижн", обращает внимание на важность необходимой регламентации (pre approvement) процесса удаления: то, что по этому опросу меньше уделяют внимания электронным документам, просто временная небрежность.
В целом, респонденты CNews из России признали актуальность обсуждаемой темы, но отметили существенные различия в данном подходе со стороны российской практики работы с документами.
