Названы точки соприкосновения ECM и ERP
Аналитическая компания AIIM провела опрос 387 компаний с численностью сотрудников больше 100 человек по теме взаимодействия ECM и ERP-систем. В качественном отношении 23% таких компаний использовали в роли ECM продукт MS SharePoint, а остальные решения (EMC Documentum, Open Text, IBM Filenet, Oracle Stellent) применялись в 10-12% организаций.
По результатам опроса выяснилось, что самым серьезным преимуществом для бизнеса в проектах интеграции ECM и ERP, который упомянули респонденты, является связывание работы над документами и процессов движения их в рамках КИС. Среди остальных преимуществ речь шла о возможности улучшения обслуживания клиентов, а также возможности совместного доступа к базам знаний. Компании чаще всего интегрируют ERP и ECM между собой в процессах обработки транзакционных документов и контрактов. 68% опрошенных отмечают, что подобные объединенные решения позволяют получить большую отдачу от инвестиций, чем другие проекты ИТ-интеграции. 53% компаний собираются или уже имеют развернутое портальное решение в роли единой точки доступа до ERP/ECM. Наконец, 42% респондентов в ответ на вопрос о возможности применения ERP и ECM-продуктов от одного и того же вендора, посчитали, что это может являться преимуществом и планируют обращать на это внимание, а еще 13% отметили, что уже сейчас имеют подобные решения.
Российские игроки рынка СЭД по-разному оценивают полноту и адекватность полученных AIIM данных. "Из сообщения неясно, каким образом и среди каких категорий руководства и персонала проводился опрос, но можно предположить, что это исключительно (преимущественно) пользователи (бизнес-заказчики) ERP-систем", - рассуждает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст". По его словам, результаты опроса в части распределения популярности ЕСМ-систем были бы кардинально иными, если учесть, что сами респонденты могли не знать о том, какая корпоративная система используется в их компании.
"Скорее всего в опрос также не попали организации, в силу своей специфики не использующие ERP-системы или использующие их для обеспечения только вспомогательных процессов (бухучета, управления персоналом и т.п.). Для опрошенного же контингента SharePoint может представляться вполне достаточным средством документирования, поэтому о наличии специализированных систем они могли забыть, не знать, умолчать", - продолжает г-н Ипатов.
"SharePoint - это в первую очередь корпоративный портал, сравнивать его долю с долей остальных ECM-поставщиков просто некорректно: он устанавливается практически всегда совместно с какой-то ECM-системой", - удивляется Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании Directum, указывая на то, что в других отчетах AIIM (речь идет об ежегодном "State of industry" – прим. CNews) указывает на то, как используется SharePoint: именно как портал, "витрина" информации, единая точка входа в различные системы.
Скептическое отношение к результатам опроса AIIM выражает и Ирина Кубликова, директор по маркетингу "БОСС-Референт". По ее словам, специалисты AIIM затронули компании, работающие на СМБ-рынке. Для данного сектора рынка, считает госпожа Кубликова, решения на платформе MS являются более предпочтительными как с точки зрения условий лицензирования, так и с точки зрения сопровождения. "К тому же для компаний СМБ-уровня решения на Oracle, Documentum или IBM могут быть просто избыточными по функциональности", - продолжает она. Кроме того, эксперт добавила, что среди продуктов, противопоставленных SharePoint (Documentum, Open Text, Filenet и Oracle/Stellent) отсутствует IBM Lotus, который все же должен иметь некую ощутимую долю на рынке решений для управления корпоративным контентом.
Схожего мнения придерживается и Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия, когда говорит, что в сегменте решений для крупного бизнеса пропорции будут несколько другими, и, например, в России нужно было бы отметить очень активную позицию IBM. Тем не менее, как замечает представитель компании "БОСС-Референт", платформа SharePoint активно укрепляет свои позиции на рынке в последнее время, и есть все основания полагать, что выход ожидаемого в ближайшее время MOSS 2010 только увеличит популярность продукта как в России, так и за рубежом.
Об этом же говорит и Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, отмечая тот факт, что переход от файловых хранилищ к SharePoint гораздо более простой процесс чем к перечисленным в опросе конкурентам.
"Число проданных экземпляров SharePoint вполне может превышать долю EMC/Documentum, Open Text, IBM/Filenet и Oracle/Stellent в два раза, так как эти продукты являются существенно более "тяжелыми" как по трудоемкости внедрения, так и по цене, - считает Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot. - При этом надо иметь в виду, что, если сравнивать внедрения этих продуктов по другим критериям, например, количеству используемых прикладных функций или среднему количеству пользователей на инсталляцию, то пропорции будут другими".
Об этом же говорит и Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, считая, что такая оценка характерна для всех рынков, а для развивающихся рынков, например, российского, эта доля может быть даже выше: "Количество интеграционных проектов ERP и SharePoint в два раза превышает другие проекты по интеграциям ERP и ECM по причинам, связанным с портальными корнями самого SharePoint, наличием механизма Business Data Catalogue, а также наличием на рынке большого числа коробочных интеграций для всех популярных ERP-систем".
Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, полагает, что ситуация с популярностью SharePoint характерна для коммерческого сектора и для крупных компаний, которые вообще озабочены проблемой упорядочения работы с информацией (где документооборот - это составная часть) и с корпоративным контентом.
Рассуждая о целесообразности объединения ERP и ECM, эксперт отметила, что пока развитие культуры работы с накопленным в организациях контентом и знаниями выражается в том, что, по большему счету, оно сводится к пониманию того факта, что огромными массивами информации и знаниями надо правильно управлять и в этом состоит большое конкурентное преимущество организации. "Об этом начинают задумываться сейчас в России и уже довольно давно говорят на Западе. Начальный уровень здесь - это упорядочение работы с документами, электронный документооборот, поэтому такое развитие вполне закономерно на данном этапе развития информационной культуры бизнеса. Следующая ступень развития управления корпоративной информацией - это создание ECM-систем, которые будут не только реализовывать подходы workflow или ERP, но и более глобальное управление знаниями и контентом организации".
Опрошенные CNews эксперты практически единогласны во мнении, что интеграция документооборота с ERP позволяет добиться более быстрых сроков возврата инвестиций, сделать ROI более эффективным и менее рискованным. "Это вполне очевидно, если смотреть на ECM со стороны ERP. Все-таки большинство документов предприятия сопровождают производственные, денежные и товарные транзакции, однако есть и очень важное меньшинство - управленческие документы, не связанные с хозяйственными операциями", - объясняет Сергей Курьянов.
Несмотря на то, что таких документов относительно транзакционных гораздо меньше, автоматизация их обработки и связанных с этим процессов имеет очень большое влияние на эффективность управления и прозрачность бизнеса: "В российском понимании СЭД многие говорят как раз в основном об управленческих процессах и управленческой документации (автоматизация канцелярии - это задача из которой выросли все российские СЭД)". Эксперт полагает, что и взгляд на документооборот со стороны ERP достаточно характерен для России, приводя в пример - документооборот в "1С:Предприятии", как раз и направленный на управление транзакционными документами.
"Вопросы интеграции ECM и ERP давно и устойчиво находятся в центре внимания основных участников рынка документооборота в России. Последнее время к этому вопросу приковано особенно большое внимание, поскольку основные игроки рынка ECM, а именно, EMC Documentum и Open Text объявили о своих новых инициативах и выпуске новых версий своих продуктов, ориентированных на еще более тесную интеграцию с SAP ERP", - объясняет Александр Бейдер. Он приводит несколько бизнес-кейсов использования интеграционного решения, позволяющих сократить сроки проверок, автоматизировать контроль сроков хранения документации, организовать сквозные бизнес-процессы, сэкономить на складских площадях, повысить уровень информационной безопасности и так далее.
Тем не менее, как замечает Ирина Кубликова, тенденция интеграции ECM и ERP характерна в России только для крупных организаций. "ECM почти всегда обеспечивает положительный ROI, ERP - почти никогда вследствие дороговизны и, как правило, затянутости проектов ERP", - уверен Виктор Сенкевич. По его словам, внедрение ERP вместе с ECM увеличивает ROI, плюс может существенно облегчить процесс такого внедрения и получить первые реальные результаты существенно раньше за счет быстрой автоматизации бизнес-процессов, связанных с документами.
Однако, как подчеркивает Александр Аксельрод, директор департамента Documentum "Корус Консалтинг", ROI от внедрения ERP считается отдельно, по другим методикам и объединять данные расчеты с прогнозами по ROI от внедрения СЭД практически невозможно, и, в любом случае, результаты будут весьма неточными.
Рассуждая о популярности портальных решений в области интеграции ECM и ERP, ряд экспертов рынка СЭД отметили, что их популярность объясняется их простотой, чем, например, при использовании расширений или интеграционных шлюзов. "Интеграция, когда портал на SharePoint выступает единой точкой доступа к данным из ERP и ECM систем, вероятно имеет цель снизить стоимость хранения документов и доступа к ним. В Росси однако чаще востребована иная конфигурация – где SharePoint является хранилищем, платформой, над которой существует приложение (ECM), обеспечивающее автоматизацию процессов управления документами", - уверена Ирина Кубликова.
"В России доступ к ERP/ECM-контенту через портал обеспечен у относительно меньшего количества компаний. Это не значит, что у них нет интеграции, просто часто такая интеграция делается написание программных шлюзов, решающих конкретные задачи, и пока мало где реализовывается универсальными средствами - порталами или специальными средствами интеграции типа MS BizTalk сервера", - рассказывает Виктор Сенкевич.
Несколько иную точку зрения высказывает Вадим Ипатов. По его мнению, организация единой портальной точки входа для таких серьезных приложений, как ERP и ЕСМ, является ресурсоемкой задачей, требующей больших серверных мощностей. В результате часто низкая производительность и медленная реакция на запросы пользователей становятся причиной отказа от портального решения.
"Более перспективным и востребованным становится подход работы пользователей через свой привычный интерфейс в сервис-ориентированной архитектуре. Также жизнеспособной является организация работы с документами массового пользователя (в том числе пользователя ERP) "по сигналам" от информационных систем. При таком подходе пользователь попадает в документарную среду (интерфейс ECM) по мере поступления документов и документированных задач, имеющих к нему отношение. Подобные сигналы могут исходить как от ECM, так от ERP и других КИС. Одним из вариантов интеграции может быть автоматизация бизнес-процессов с применением BPM/workflow, задействующая ERP и ECM", - объясняет господин Ипатов.
Об этом же говорит и Александр Бейдер, отмечая, что создание портала (а не просто вебсайта) это затратный проект, для которого должна быть очень серьезная бизнес-мотивировка, потому что он не дает такого прямого эффекта, как организация сквозных бизнес-процессов или прямой доступ к первичным документам.
Объясняя целесообразность использования ECM и ERP от одного и того же вендора, игроки рынка СЭД в России приводят как положительные, так и отрицательные доводы. "Как правило, ERP выполняет учетную роль на предприятии, СЭД – контроля исполнительской дисциплины, хранения информации в электронном виде, оборота договоров и иных документов. Данные функции реализуются различными системами и практически не пересекаются. Системы могут внедряться в разные периоды времени и затрагивать разные департаменты, филиалы компании. Российские заказчики выбирают, как правило, решения от разных вендоров, предпочитая единой платформе такие критерии, как стоимость, качество реализации требуемой функциональности, возможность системы решать текущие бизнес-задачи. Необходимость дополнительных расходов на интеграцию разных систем исключает данную задачу из перечня приоритетов предприятий", - говорит Александр Аксельрод.
По версии Виктора Сенкевича плюсы от использования моновендорных продуктов очевидны, если ERP и ECM будут изначально интегрированы между собой и пользователи смогут обойтись похожими средствами адаптации и настройки. Тем не менее, замечает эксперт, вендор ERP может купить ECM "на стороне" и не успеть обеспечить должной интеграции между продуктами. Минусами моновендорных продуктов будет их неравнозначность по ценности. Господин Сенкевич полагает, что в случае ERP и ECM это очень актуально, поскольку лидеры на рынке ERP не являются лидерами на рынке ECM.
"Опыт показывает, что ERP и ECM - это очень разные классы систем, и, как правило, поставка такого комплекса от одного вендора не реалистична. Мы сейчас видим очень тесную интеграцию между продуктами SAP AG и Open Text, но это не означает, что столь же тесная интеграция невозможна между продуктами SAP AG и EMC Documentum. В конце концов, решение принимает не вендор, а заказчик. Именно заказчик должен решить, какие продукты для автоматизации управления контентом он хочет применять, и это решение зависит от очень многих факторов. Разнообразие и возможность выбора - это признаки зрелого рынка", - замечает Александр Бейдер.
По мнению Вадима Ипатова, сегодня все большее число заказчиков отдают приоритет точному соответствию возможностей информационной системы бизнес-задачам, и в ряде компаний одновременно используются даже ERP-системы различных производителей для решения разных задач. "Преимущества использования решений от одного вендора потенциально можно было бы поискать в упрощении логистики, снижении стоимости владения (за счет использования общих компонентов и экономии на лицензиях и поддержке), лучшей совместимости приложений, однако на практике оказывается, что стоимость пропорциональна прикладной функциональности, интегрируемость определяется свойством конкретного решения, а не принадлежностью производителю (особенно в контексте наблюдаемых слияний и поглощений)", - констатирует специалист. По его словам, все другие аргументы в пользу единого вендора могут находиться в зоне "погрешностей в расчетах" и легко компенсируются более высокой компетенцией, профессионализмом, опытом и специализацией другого вендора в конкретной области.