Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

В «Башкирской электросетевой компании» внедрен «1С:Документооборот 8»

Интеграция Документооборот Внедрения
, Текст: Татьяна Короткова

Завершено внедрение системы «1С:Документооборот 8» в группе компаний «Башкирская электросетевая компания». На электросетевом предприятии республики Башкортостан система используется с начала 2014 г. В настоящее время в единой системе электронного документооборота работает 3 тыс. сотрудников из более чем 60 подразделений в составе четырех организаций группы. Новая система обеспечивает быструю и безошибочную обработку более 11 тыс. документов ежемесячно, сообщили CNews в фирме «1С».

«Башкирская электросетевая компания» — региональная электросетевая компания России, владеющая магистральными и распределительными электрическими сетями общей протяженностью более 88 тыс. км. Количество абонентов компании постоянно растет и уже превышает 900 тыс. юридических и физических лиц. В компании работает 7500 человек, в том числе 3 тыс. пользователей ПК. Ранее в системе электронного документооборота предприятия работало около 300 сотрудников, в основном — руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных этой системы. В некоторых подразделениях имела место «локальная» автоматизация документооборота с помощью других программ. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен данными между участниками рабочего процесса.

Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы оптимизировать взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на платформе «1С:Предприятие 8».

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 Корп». Партнером по внедрению стала группа компаний «Софт-портал».

В ходе проекта был создан классификатор документов, а также правила заполнения и обработки каждого вида электронных документов. Разработаны механизмы и маршруты согласования договоров и служебных записок, автоматически подстраивающиеся в зависимости от вида и содержания этих документов. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и статусами сотрудников. Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности создан механизм хранения и обработки отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов различных Советов и Комитетов холдинга, который позволяет давать сотрудникам доступ не ко всей информации протокола, а выборочно — только к тем пунктам, которые содержат задачи, поставленные этим сотрудникам, рассказали в «1С».

Единая технологическая платформа решения «1С:Документооборот 8» и ERP-систем на базе «1С:Предприятия 8», использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Так, из ERP-систем «1С» в «1С:Документооборот» передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из «1С:Документооборота 8» в ERP-системы «1С» возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам для дальнейшей обработки и контроля.

Документооборот предприятия теперь ведется по единым корпоративным стандартам в единой системе. Унифицированы процедуры формирования, обработки и согласования документов. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности совершить не регламентные действия. Систематизированы виды договоров и дополнительных соглашений. Внедрена единая система нумерации договоров холдинга с учетом сложной филиальной структуры. Теперь любой договор вместе с отсканированным оригиналом можно найти в базе за считанные секунды.

Благодаря интеграции СЭД с ERP-системой информация о закупках, по которым нужно заключить договоры, передается в систему электронного документооборота автоматически в виде проекта договора. В результате ускорилось оформление и закрытие сделок с поставщиками, появилась возможность более оперативно заключать договоры и проводить срочные закупки.

Для всех сотрудников установлены единые нормы времени выполнения тех или иных операций с документами. Руководство в онлайн-режиме получает статистику выполнения задач по сотрудникам. При этом всегда можно отследить сроки и объемы выполненных работ. Это помогло усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и обеспечило своевременное выполнение поручений руководства, указали в «1С».

Организовано безопасное хранение и обработка конфиденциальных пунктов поручений и выписок из протоколов совещаний Комитетов и Совета директоров группы компаний. Настроено строгое разграничение прав доступа сотрудников к работе с этими данными. Это помогло обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных для исполнителей отдельных пунктов поручений.

В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3 тыс. рабочих мест в одной информационной базе.

В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы. В частности, на основании данных о ходе выполнения процессов в «1С:Документооборот 8 Корп» будет создана система оценки исполнительской дисциплины и эффективности использования рабочего времени специалистов. Ожидается, что это поможет компании более точно и объективно рассчитывать KPI сотрудников, а также использовать данные об эффективности выполнения тех или иных процессов для принятия управленческих решений.

Член правления — директор по организационному развитию и информационным технологиям «Башкирской электросетевой компании» Юрий Горбачев отметил: «Внедрение системы “1С:Документооборот 8” позволило автоматизировать бизнес-процессы стандартного документооборота по единым правилам, повысить исполнительскую дисциплину и снизить эксплуатационные издержки. Помимо этого, внедрение данной системы заложило фундамент дальнейшей автоматизации документооборота в других бизнес-процессах группы компаний».