Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

В Аппарате Правительства Ставропольского края внедрили СЭД «Дело»

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе Внедрения
, Текст: Михаил Иванов

Электронный документооборот в государственных ведомствах – это основа, на которой выстраивается как взаимодействие между господразделениями и регионами, так и предоставление услуг гражданам. Поэтому данный процесс находится под пристальным контролем Минсвязи и руководства страны: уже начался постепенный переход на модернизированную версию СМЭВ, что свидетельствует о серьезности позиции регулятора. Между тем, пока еще далеко не все регионы внедрили и используют СЭД, а, как известно, делать что-то в последний момент вовсе не продуктивно. В этой ситуации преимущество получают те регионы, где СЭД уже апробирована и настроена под собственные нужды. Ставропольский край – один из регионов, находящихся в авангарде использования всего потенциала электронного документооборота. О том, как реализовывался проект по внедрению СЭД «Дело» в Аппарате Правительства Ставропольского края рассказал Денис Курашов, заместитель директора ГКУ Ставропольского края «Краевой центр информтехнологий».

До внедрения СЭД «Дело» в Аппарате Правительства Ставропольского края для автоматизации деятельности делопроизводственных служб использовался программный комплекс «делопроизводство». Данная программа не в полной мере удовлетворяла задачам автоматизации документооборота на уровне региона. Помимо данной программы, для контроля исполнения нормативных правовых актов использовалась программа, разработанная специалистами Аппарата Правительства Ставропольского края. При этом приходилось вести двойную работу, регистрировать в одной программе, затем дублировать информацию в другой для осуществления контроля исполнения нормативных документов. В органах исполнительной власти кто-то также своими силами разрабатывал решения, кто-то вел документооборот на бумаге. Взаимодействие между органами исполнительной власти осуществлялось посредством электронной почты. В 2008 г. уже сложилось полное понимание того, что существующая система не соответствует растущим требованиям и руководством Аппарата Правительства Ставропольского края совместно с Комитетом Ставропольского края по информационным технологиям и связи (на сегодняшний день его функции переданы Министерству энергетики, промышленности и связи Ставропольского края) было принято решение о создании единого документационного пространства региона на общей программной платформе.

Как сообщает Денис Курашов, перед тем, как принять решение о внедрении системы «Дело», была проделана огромная работа: «Наши сотрудники принимали участие в семинарах, посвящённых автоматизации делопроизводства, изучали рынок программного обеспечения. Кроме того, для обмена опытом специалисты выезжали в ближайшие регионы, где использовались разные системы электронного документооборота, приглашали разработчиков, и даже устанавливали решения, чтобы сотрудники на реальных документах могли протестировать их функционал», – рассказывает Курашов.

Результатом проделанной работы, стало принятие решение о внедрении СЭД «Дело», так как система содержит весь необходимый нам функционал, интерфейс решения оказался достаточно удобным, а сама СЭД соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота. Также было учтено и наличие богатого опыта успешных внедрений.

Первый этап внедрения СЭД «Дело» завершился в июле 2011 г. В результате реализации первого этапа было введено в эксплуатацию 300 рабочих мест системы «Дело», система была установлена на рабочих местах сотрудников подразделений документационного обеспечения Аппарата Правительства и всех органов исполнительной власти края, на рабочих местах сотрудников секретариатов и сотрудников, выполняющих функции делопроизводителей в структурных подразделениях Аппарата Правительства. В органах исполнительной власти внедрялась система по нескольку рабочих мест для того, чтобы автоматизировать и привести к единообразию организацию ведения делопроизводства, а также для того что бы организовать обмен документами между ними. В Аппарате правительства, помимо участков регистрации, по одному рабочему месту было установлено в каждое подразделения для оперативной передачи документов, улучшения исполнительской дисциплины и качества контроля. Также было разработано 30 дополнительных форм отчетности.

В рамках второго этапа (октябрь – ноябрь 2011 г.) были приобретены дополнительные места для сканирования бумажных документов и перевода их в электронный вид (в итоге их стало 39), а также опция «Управление процессами» и серверная лицензия на подсистему «Дело-Web» для реализации функции контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, губернатора Ставропольского края, а также правовых актов губернатора Ставропольского края и Правительства Ставропольского края. Разработано более 60 дополнительных форм отчетности. В рамках реализации данного этапа также была осуществлена интеграция ведомственной базы данных Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края с центральной базой данных Правительства Ставропольского края. Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края начало использовать СЭД «Дело» для автоматизации делопроизводства еще с 2008 г. В их базе было 180 рабочих мест. Решение об интеграции было принято, так как все органы исполнительно власти объединены в единую базу.

Третий этап начался в декабре 2011 г. В рамках этого этапа были приобретены дополнительные рабочие места для Аппарат Правительства СК и органов исполнительной власти. В итоге в СЭД «Дело» стало работать 532 пользователя. Для общения с администрациями муниципальных образований Ставропольского края было закуплено 32 рабочих места, по одному на каждую администрацию. Для них были созданы и настроены отдельные базы данных. А для общения с Администрацией города Ставрополя приобретена система опции «Сервер электронного взаимодействия».

В 2012 г. происходило дальнейшее расширение системы. Было автоматизировано практически 100% рабочих мест Аппарата, рабочие места СЭД «Дело» установлены в каждом отделе в органах исполнительной власти. Помимо перечисленного выше, базы данных СЭД «Дело» развернуты во всех органах местного самоуправления края. В качестве пилотного проекта с тремя муниципалитетами запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия».

В данный момент специалистами ГК «Бизнес ИТ» осуществляется расширенная техническая поддержка системы «Дело».

Внедрение системы электронного делопроизводства и документооборота «Дело» в аппарате Правительства Ставропольского края, в органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований осуществлялось ставропольским партнером компании «Электронные Офисные Системы» группой компаний «Бизнес ИТ» в тесном сотрудничестве со специалистами «Краевого центра информтехнологий», являющегося оператором инфраструктуры электронного правительства Ставропольского края и региональной системы межведомственного электронного взаимодействия Ставропольского края.

Все этапы внедрения были спланированы, согласованы и подробно описаны в частном техническом задании на первом этапе. Были утверждены графики обследования, обучения и запуска. Это позволило заранее подготовить пользователей к переходу на новую систему. Самым сложным моментом внедрения стал отказ от перерегистрации документов в органах исполнительной власти.

В процессе внедрения пришлось осуществить перенос данных из ранее используемых систем – из программного комплекса «делопроизводство» и программы контроля исполнения нормативных правовых актов.

В рамках третьего этапа было организованно сопряжения системы «Дело» и автоматизированной системы «Обращения граждан» для обеспечения возможности информационного обмена с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ).

Обучение пользователей было решено проводить в несколько этапов. Первоначально было проведено групповое обучение пользователей, в рамках которого рассматривались основные понятия и определения, общие принципы и схемы работы, а также функциональные возможности системы. А затем обучение продолжилось в индивидуальном порядке на рабочих местах пользователей на реальных документах.

Еженедельно проводилась аппаратная учеба, на которой рассматривались вопросы и ошибки возникающие в процессе работы. Подобный подход позволил значительно упростить и ускорить процесс освоения новой системы. Помимо пользователей проводилось обучение технологов, системных администраторов и прикладных программистов СЭД «Дело».

В настоящее время в системе «Дело» работает порядка 1500 пользователей. Создано единое документационное пространство региона, позволяющее организовать оперативное межведомственное взаимодействие. Автоматизирована рассылка нормативных документов, которые отправляются в администрации муниципальных образований СК только в электронном виде.

В качестве пилотного проекта запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия» с Думой Ставропольского края и администрациями Ставрополя, Невинномысска и Шпаковского района. Также налажен обмен документами с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

В ближайшем будущем планируется доработать нормативно-распорядительные документы, регламентирующие обмен документами в электронном виде, организовать юридически значимый документооборот.

«Наш регион еще не подключен к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО). Решить данный вопрос мы также планируем в ближайшем будущем. Сейчас мы тестируем мобильное решение «Портфель руководителя», которое позволит руководителям региона иметь оперативный доступ к информации, что значительно повысит качество принимаемых решений. От итогов данного тестирования будет зависеть его приобретение», - рассказывает Денис Курашов.