Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

«Центр гигиены и эпидемиологии» в Алтайском крае выбрал «eDocLib: Актив Бизнес» для организации взаимодействия сотрудников

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе Внедрения
, Текст: Татьяна Короткова

В «Центре гигиены и эпидемиологии» в Алтайском крае (ФБУЗ ЦГЭ) стартовал проект по созданию единой системы автоматизации. Внедряемая система будет решать задачи по управлению корпоративным документооборотом и коллективным взаимодействием персонала. В качестве инструмента для реализации поставленных задач выбран программный продукт «eDocLib: Актив Бизнес», разработанный компанией «КС-Консалтинг», партнером компании «Электронные Офисные Системы» в сибирском регионе. В настоящее время эксперты «КС-Консалтинга» совместно со специалистами заказчика завершили информационное обследование, результатом которого стала согласованная концепция проекта, сообщили CNews в ЭОС.

Прикладная конфигурация «eDocLib: Актив Бизнес» создана на базе ECM-платформы eDocLib, разработанной ЭОС. Этот продукт ориентирован на сегмент предприятий среднего и малого бизнеса. Наряду с управлением организационно-распорядительными документами и деловой перепиской, «eDocLib: Актив Бизнес» позволяет автоматизировать бизнес-процессы подготовки, согласования и исполнения договоров, документального сопровождения внутренней деятельности (служебные записки, хозяйственные заявки и пр.) и ряд других. Кроме этого, продукт обладает и другими функциями ECM-систем: он дает возможность управлять заданиями и поручениями, взаимоотношениями с клиентами, упорядочить хранение любых данных и обеспечить взаимодействие персонала в единой информационной среде.

«Центр гигиены и эпидемиологии» в Алтайском крае входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В структуре ФБУЗ ЦГЭ — 46 подразделений, включая пятнадцать территориально-распределенных филиалов. Общая штатная численность персонала превышает 1000 человек. Текущая схема документооборота ЦГЭ предусматривает централизованную журнальную регистрацию входящих и исходящих документов. При этом в некоторых подразделениях также ведутся отдельные журналы для фиксирования входящей корреспонденции и исходящих писем, подписанных руководством этого подразделения. Внутренние документы имеют различные маршруты прохождения и места регистрации — так, договорная документация регистрируется в отделе юридического обеспечения, приказы — у секретаря и т.д. Контроль исполнения документов ведется сотрудниками организационно-методического отдела посредством контрольных карточек, куда вручную заносятся сведения об исполнении поручений и документов. Текущий контроль в подразделениях возложен на их руководителей.

Обследование схемы движения документов, бизнес-процессов и взаимодействия сотрудников в ЦГЭ началось в середине февраля. По итогам обследования выявлен ряд задач, которые должна решить внедряемая система: обеспечение хранения и автоматизированной обработки документов, поручений, проектов документов и иной информации, находящихся в структурированных файлохранилищах на серверах учреждения; создание системы оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений; обеспечение инструментария для реализации внедренной системы менеджмента качества и мониторинга актуальности действующих ОРД, процедур, формуляров с возможностью формирования отчетов для осуществления текущего мониторинга; модернизация взаимодействия подразделений, служб и филиалов (транспортные, хозяйственные и прочие заявки для обеспечения деятельности учреждения); обеспечение возможности интеграции внедряемой системы с иными информационными системами заказчика.

По информации ЭОС, концепция проекта, разработанная по итогам обследования, предусматривает автоматизацию делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности ЦГЭ, а также создание единого информационного пространства для коллективного взаимодействия персонала при работе с документами и поручениями в рамках существующих производственных процессов деловой активности. Система должна охватывать все документы, включая переписку с корреспондентами, внутренние документы, ОРД, за исключением документов оперативного и бухгалтерского учета, обрабатываемых имеющимися учетными информационными системами («1С:Предприятие» и т.д.).

Как ожидается, результатами внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» должны стать: внедрение единого унифицированного порядка индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях; повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля исполнения; оптимизация и сокращение временных и материальных затрат на выполнение производственных задач учреждения; создание условий для поэтапного отказа от создания и обработки бумажных копий документов и перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному; повышение доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами, снижение трудозатрат на рутинные операции; создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства (своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений).

На первом этапе проекта заказчиком приобретено 60 рабочих мест на систему «eDocLib: Актив Бизнес», а также 60 лицензий на приложение «ДокАгент». Данное приложение является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг» и представляет собой дополнение к системе eDocLib. Оно предназначено для мониторинга и оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее просмотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.).

Кроме этого, для решения задач по интеграции с Microsoft Outlook приобретено 20 лицензий на «Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с Microsoft Outlook». Он также разработан компанией «КС-Консалтинг» с целью обеспечения пользователям удобного управления информацией и заданиями. По словам разработчиков, данный модуль расширяет функционал системы eDocLib: он дает возможность автоматической регистрации и связывания переписки по электронной почте с документами «eDocLib: Актив Бизнес», позволяет синхронизировать контакты Outlook с единой базой контактов системы eDocLib, а также обеспечивает синхронизацию поручений, задач и своевременное получение пользователями напоминаний, даже если в настоящий момент система «eDocLib: Актив Бизнес» недоступна. Модуль будет особенно полезен мобильным сотрудникам, так как они могут в любой момент видеть на экране своего ноутбука, планшета или смартфона актуальные контакты, запланированные задачи и другую необходимую информацию, считают в компании.

Реализация проекта разбита на три этапа. На первоначальном этапе пользователями системы станут ключевые должностные лица, отвечающие за документальные процессы. На второй стадии проекта система должна охватить все основные делопроизводственные и управленческие процессы в ЦГЭ, включая оперативное взаимодействие с представителями филиалов. Третий этап (перспективный) предполагает полномасштабное вовлечение в работу ранее неохваченных должностных лиц всех подразделений и филиалов ЦГЭ, а также автоматизацию обработки и хранения архивных документов. Также заказчик рассматривает возможность интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с иными АИС, используемыми в учреждении.