В Documino разработан модуль ЮЗЭДО
В Documino СЭДО был разработан модуль юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО), который позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами с контрагентами.
Чтобы цифровой документ приняли в налоговой службе или суде, он должен обладать правовой силой, которую по Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» документ получает после подписание его простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной подписью, но в случае с ПЭП или УНЭП необходимо подтверждение правомерности такой подписи, предоставив внутренний нормативный акт или соглашение об обмене между контрагентами.
Документы, отправляемые через сервисы ЭДО, также получают правовую значимость, но при их передаче по электронной почте юридическая значимость теряется, а отправка таким способом счетов-фактур, УПД и УКД считается нарушением Налогового кодекса РФ, поскольку содержат информацию об НДС, из-за чего их необходимо передавать по защищенным каналам связи. Для этого в систему Documino был внедрен модуль ЮЗЭДО, который можно включать и отключать по необходимости.
Интегрированный в СЭДО ЮЗЭДО обеспечивает управление процессами формирования, согласования и подписания электронных юридически значимых документов для обмена с внешними контрагентами и системами.
С помощью ЮЗЭДО в компаниях упрощаются такие внутренние и внешние процессы как ведение бухгалтерской первичной документации; обмен с контрагентами и госорганами первичными документами, согласование и подписание входящих и исходящих актов, УПД, накладных, счетов-фактур и т.д., а также внутренних документов.
Благодаря интеграциям с различными системами Documino ЮЗЭДО – это готовое решение для единой корпоративной бизнес-системы. Преимущества для организации, которые дают интеграции:
Интеграция с «Диадок». Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами, госорганами и внутри организации: входящими и исходящими неформализованными: договорами, актами о выполнении работ и оказании услуг, накладными ТОРГ-12 и т.д., входящими и исходящими формализованными, порядок обмена которыми регулируется Минфином и ФНС: счетами-фактурами, универсальными передаточными документами, товарными накладными и т.д. (такие электронные документы — юридически значимые оригиналы, поэтому их можно представлять в госорганы и суды); подписание входящих и исходящих документов с использованием КЭП и МЧД. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами; получение печатных форм для формализованных документов; выгрузка архива с полным перечнем документооборота по документу; прозрачность документооборота. В системе отображается статус каждого документа, а действия сохраняются в отдельном протоколе. Файлы не теряются, а стороны вовремя визируют договоры и акты; возможность одностороннего и двустороннего аннулирования документов.
Интеграция с SAP MDM. Единство и целостность основных данных в рамках всего информационного ландшафта компании; автоматизированное обновление информации между системами; консолидация данных, отслеживание изменений в них; сокращение количества дублирующихся записей.
Интеграция с учетной системой SAP ERP. Создание, отправка и получение электронных документов, отслеживание их статуса; связывание электронных документов с внутренними заказами SAP ERP; автоматизированное получение данных из учетной системы SAP ERP.
Юридически значимый электронный документооборот в Documino превосходит бумажный по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью нашей системы ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что увеличивает скорость их создания, получения, обработки и архивирования. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск, управление и обмен и минимизирует риск их утери и порчи.
Таким образом, ЮЗЭДО не только оптимизирует внутренние процессы, но и открывает новые горизонты для развития бизнеса, что делает его незаменимым инструментом для организаций, которые идут в ногу со временем.