Metro запустила проект по цифровизации документооборота

Компания Metro запустила проект по цифровизации документооборота, позволяющий оптимизировать процесс поставки товаров. Теперь весь пакет документов для В2В-клиентов доступен в один клик.

Направление B2B-продаж (HoReCa, независимая розница, офисы) – ключевое в портфеле клиентов Metro, поэтому приоритетными в рамках развития сотрудничества являются задачи по запуску решений, способствующих оптимизации бизнес-процессов.

При совершении покупки B2B-клиентам необходимы сертификаты, декларации и свидетельства о государственной регистрации товара, которые содержат информацию о его происхождении, рецептуре, подтверждают, что товар прошел экспертизу, безопасен для употребления и его качество соответствует техническим регламентам и ГОСТам. Ранее эти документы предоставлялись в печатном виде – процесс занимал до двух недель. Соответственно, было важно закладывать ресурсы на их поиск и сканирование, на подтверждение актуальности сертификатов и обслуживание серверов для хранения информации. При этом такая работа делалась дважды: на складе, при отправке товара, и затем еще раз в торговых центрах.

Команде Metro удалось найти решение — сейчас более 94 тыс. клиентов оптимизировали процесс получения документации. Сертификаты и декларации имеют актуальный статус, а в случае их отзыва, информация обновляется автоматически. На данный момент зафиксировано более 33 тыс. документов, которые постоянно обновляются. Полный пакет документов клиент получает по ЭДО: с помощью QR-кода и по электронной ссылке, ведущей на сайт Росаккредитации, где пользователи могут посмотреть оригинальный документ.

За счет цифровизации удалось очистить более 300 ТБ памяти серверов и сэкономить человеческий ресурс на работу с документооборотом, перераспределив задачи.

Проект также решает задачу по ответственному использованию ресурсов в рамках стратегии устойчивого развития Metro – с октября 2023 г. удалось сохранить более 1,3 тонн бумаги.

«Благодаря цифровизации процесса сотрудникам ТЦ и складов больше не нужно сканировать и принимать все эти документы. Вместо 55 сотрудников ТЦ ранее сейчас эту задачу выполняют всего 2 сотрудника в МОЦО (многофункциональный центр), которые централизованно проверяют базу сертификатов и деклараций. Кроме того, мы уже работаем над тем, чтобы наши клиенты могли посмотреть сертификаты к товару прямо в мобильном приложении и на сайте Metro, что станет первым подобным решением на российском рынке», – сказала Марина Кривцова, руководитель отдела поддержки бизнес-приложений торговых центров Metro.