Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

ОССП автоматизировали документооборот в системе Docsvision

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот Маркет

Сотрудники российского оператора платных автодорог «Объединенные системы сбора платы» (ОССП) используют систему электронного документооборота Docsvision для удаленной работы. Решение о внедрении системы было принято еще в 2018 г. для переноса корпоративных данных из файлового хранилища в единое цифровое пространство и автоматизации основных процессов документооборота, и оно стало своевременным в текущей ситуации.

Предложение «Диджитал дизайна» использовать в качестве решения систему Docsvision оказалось лучшим в рамках подготовленных требований к кодификации документов и логике построения процесса в системе. До внедрения электронного документооборота большая часть работы с документацией осуществлялась в бумажном виде, а в компании с территориально распределенными объектами это может влиять на сроки согласования.

На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документов с возможностью отправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование. Сейчас около 2 тыс. сотрудников ОССП работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами.

Особенностью проекта можно считать сложный процесс кодификации документов, который сотрудникам компании было достаточно затруднительно осуществлять в условиях бумажного делопроизводства. В системе электронного документооборота была применена полная автоматизация присвоения кода документам, что ускорило процесс их регистрации и согласования.

Пользователи могут работать в русской и английской версии системы, а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах – это необходимо в условиях удаленной работы. Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы ОССП может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.

В результате внедрения электронного документооборота в ОССП удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат, – ускорить процесс работы с документацией. А в условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы автоматизация позволила быстро и эффективно организовать работу сотрудников. В дальнейшем планируется развитие системы путем автоматизации новых бизнес-процессов и интеграции с «1С».

Игорь Граков, руководитель проектов со стороны «Диджитал дизайна», сказал: «Для нас наиболее интересной задачей было создание специальной утилиты для импорта исторических данных по документам в СЭД. Ранее из-за отсутствия системы заказчик использовал сложную систему кодификации файлов (в названии каждого документа зашифрованы восемь атрибутов). Сейчас мы автоматизировали этот процесс при помощи утилиты, которая по этому коду создает соответствующую карточку, заполняет большинство атрибутов и прикладывает файлы».

Александр Дмитриев, начальника ИТ-отдела ОССП, отметил: «Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы не только сократили количество бумажных носителей, но и получили возможность отслеживать этапы согласования документов, что привело к ускорению многих бизнес-процессов внутри компании. У сотрудников нашей компании появился простой для понимания и прозрачный инструмент работы, ставший особенно незаменимым в условиях дистанционного формата взаимодействия».