Существуют ли эффективные СЭД для банков?
Крупные финансовые структуры с территориально распределенными офисами активно инвестируют в автоматизацию своих бизнес-процессов, поскольку пришли к пониманию ценности ИТ. Какое место в общей инфраструктуре может занимать электронный документооборот и насколько высока эффективность таких решений? Опыт "Сургутнефтегазбанка" показывает, что финансовая компания должна давать четкие ответы на эти вопросы на каждом этапе своего развития.
Специалисты также отметили улучшения в области контроля исполнения поручений внутри головного офиса и филиалов, сокращение бумажного документооборота за счет рассылки входящих писем, служебных записок и нормативных документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов.
Выполнение задач на 01.06.2012 за весь период эксплуатации СЭД
Для просмотра полной версии нажмите на таблицу
Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012
Кроме того, повысился уровень информационной безопасности за счет разграничения и настройки прав доступа к объектам системы, использования электронной подписи для защиты документов.Выполнение заданий на 01.06.2012 за весь период эксплуатации СЭД
Для просмотра полной версии нажмите на таблицу
Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012
Приобретение "конкурентных" лицензий позволило банку объективно оценить необходимое количество лицензий для организации работы в системе всех подразделений.Проверенными дорогами
Подобная масштабная автоматизация документооборота в организации рано или поздно потребовала бы расширения числа подконтрольных СЭД бизнес-процессов. С момента промышленной эксплуатации СЭД дальнейшим развитием и расширением функций системы занимаются ИТ-службы банка. Пройдя соответствующее обучение, ИТ-специалисты банка активно расширяют функциональность системы по поступающим от подразделений банка заявкам. Так, в частности, было создано 15 типовых маршрутов прохождения корреспонденции (заявки на доступ к информационным ресурсам, документооборот по оформлению доверенностей и прочие), маршрут для организации контроля исполнения поручений председателя правления и универсальный типовой маршрут работы со служебными записками. Это стало необходимым, так как количество работников, использующих СЭД, существенно возросло за это время.Периодичность обновления версий:
В период с 2007 по 2009 в рамках технической поддержки была произведена миграция на новые версии системы: в конце 2007 года – на версию 4.4.1, в конце 2008-го – на версию 4.5, в начале 2009 года – на версию 4.5.1. Актуальная версия – 4.7.
Изменение числа созданных задач по годам
| Год | Число задач, шт. | Число задач в состоянии "Выполнена", шт. |
| 2007 | 97144 | 72527 |
| 2008 | 171932 | 146934 |
| 2009 | 187115 | 164510 |
| 2010 | 247887 | 217460 |
| 2011 | 311031 | 261351 |
| 6 месяцев 2012 | 164782 | 130204 |
Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012
Это стало возможным благодаря предоставленным вместе с системой инструментам разработки IS-Builder, что сняло необходимость тратить дополнительные средства на привлечение внешних специалистов.Изменение числа созданных заданий по годам
| Год | Число заданий, шт. | Число заданий в состоянии "Выполнено", шт. |
| 2007 | 371956 | 342448 |
| 2008 | 666691 | 633731 |
| 2009 | 715657 | 686174 |
| 2010 | 932433 | 891434 |
| 2011 | 1169257 | 1103768 |
| 6 месяцев 2012 | 593948 | 548042 |
Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012
Как рассказали CNews в "Сургутнефтегазбанке", прикладное решение "Журнал мониторинга исполнения поручений председателя правления" на базе Directum было создано за 5 рабочих дней. Еще 2 дня ушло на тестирование и подготовку документации. В данной разработке реализованы механизмы отправки задач исполнителям, сценарии для предоставления информации по справочнику в формате таблиц MS Excel, а также сценарий для открытия просроченных поручений и просмотра невыполненных заданий. В результате этого нововведения был налажен жесткий контроль над соблюдением сроков исполнения поручений топ-менеджмента банка. Другим важным для банка решением стала реализация отправки управленческой отчетности в электронном виде. Она интегрирована с 1С и запускается в виде сценария, сохраняющего отчеты в специальной папке, в которую есть доступ из СЭД. Отчеты можно сразу же подписывать для дальнейшей рассылки адресатам.Сухой остаток
По результатам внедрения СЭД Directum топ-менеджмент "Сургутнефтегазбанка" отметил повышение эффективности работы банка, что также выразилось в снижении материальных и временных затрат на разработку, рассмотрение и согласование документов по различным направлениям его деятельности. "Руководители высшего и среднего звена полностью работают с системой Directum: именно через нее ведется согласование локальных нормативных документов и договоров, писем и служебных записок от структурных подразделений; необходимые документы подписываются электронной подписью и отправляются в работу через систему. Наконец, через Directum руководители самостоятельно создают задачи подчиненным структурным подразделениям, устанавливают сроки и отслеживают их выполнение", – сообщил Андрей Король, председатель правления "Сургутнефтегазбанка". С формальной точки зрения был оптимизирован механизм контроля за исполнением заданий руководства банка, автоматизирована работа секретариата и общее делопроизводство, сведен к минимуму бумажный документооборот, а также исключены вероятности потери документов и дублирования информации. Достигнут высокий уровень унификации оформляемых в банке внутренних локальных документов. Установлен четкий порядок рассмотрения и согласования документов в соответствии с присвоенным приоритетом. Сократилось также время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов. Был значительно упрощен процесс передачи дел в период отпусков за счет использования механизма замещения.Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3075
