SharePoint против SharePoint'а: риски при внедрении
По последним исследованиям, уровень принятия Microsoft SharePoint 2010 в корпоративной среде достигает на сегодняшний день 60-70%. Однако, во-первых, одна платформа не может обеспечить все функции СЭД, а во-вторых – не везде данное решение грамотно настроено и качественно интегрировано с другими системами. О проблемах, с которыми сталкивается разработчик СЭД, интегрированной с SharePoint, а также о рисках при ее внедрении, рассказала Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.
Вторая ситуация, когда SharePoint в организации нет. Заказчик еще не осознает всех возможностей системы, требуется настройка самого портала, и, как правило, инфраструктура не готова. Пользователи еще не работали с порталом, поэтому требуется время на привыкание к его интерфейсу.
В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации:
- картотеки проектов, документов и поручений;
- журналы работы с документами и поручениями; автоматизация вопросов согласования и утверждения документов;
- гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих-процессов (workflow);
- возможность организовать юридически значимый электронный документооборот;
- контроль исполнительской дисциплины;
- отчёты по проектам, документам и исполнителям;
- работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами;
- необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.;
- автоматизированное рабочее место пользователя.
Более подробную информацию о системе смотрите на сайте
Но некоторые считают, что лучше начинать с чистого листа, с теми заказчиками, у кого SharePoint еще не было. В этом случае специалисты ЭОС сами все настраивают и таким образом мы заранее избегаем проблем с платформой.
Встречаются, однако, и проблемы. В случае, когда у клиента SharePoint уже есть, это, как правило, означает, что у заказчика уже есть портал, которым он пользуется, и в 90% случаев он некорректно настроен, что влечет дополнительные трудозатраты со стороны консультантов в части подготовки платформы к внедрению СЭД.
CNews: Рынок растет очень быстро, каждый день появляется 20 тыс. новых пользователей SharePoint. Поэтому очевидно предположить, что ситуация, когда сама платформа уже есть в организации, будет все более типичной. Для чего обычно используют SharePoint до внедрения СЭД?
Елена Иванова: Если исходить из опыта внедрения ЭОС, то большинство заказчиков используют SharePoint для организации хранения контента, автоматизации работы службы ИТ (ServiceDesk, HelpDesk и т.п.), ведения и отображения справочника сотрудников (телефонный справочник, дни рождения, фотографии сотрудников и т.п.), ведения базы знаний, ведение новостей компании. Бывают и более специфические применения, например, хранение ссылок на записи системы видеонаблюдения за объектами в строительных компаниях.
CNews: Сила SharePoint в том, что его можно использовать для различных задач и документооборот – лишь одна из них. С какими еще функциональными задачами, реализованными на платформе SharePoint, приходится интегрироваться? Да и нужна ли эта интеграция? Бывает ли так, что приложения просто работают рядом, на одной платформе, но информационного обмена между ними нет?
Елена Иванова: К сожалению, редко случается видеть что либо реализованное на SharePoint. Обычно это портал (информационное поле + файловое хранилище), иногда еще заявки, иногда Project. Интеграция с такими вещами подразумевается априори, хотя само понятие "интеграция" клиенты воспринимают по-разному. Чтобы разные приложения работали рядом и никто не захотел бы их интегрировать – такого не бывает. Бытует мнение, что на SharePoint можно все и без проблем, и поэтому интегрировать просят все и сразу. На данный момент в проектах чаще всего используется синхронизация БД по контрагентам со справочником "Организации СЭД.
CNews: Есть ли типовой план внедрения EOS for SharePoint или каждый проект уникален? Сколько времени занимает внедрение?
Елена Иванова: Если отталкиваться от практики, то все зависит от доработок, требуемых заказчиком и от задач, требующих автоматизации. Типовое решение внедряется в среднем за месяц (с обучением). Если есть сложные маршруты согласования или требуются доработки, то срок увеличивается. По срокам каждый проект уникален. От 2-3 недель для "быстрого" старта до года.
CNews: Что является основным риском при внедрении? Почему проект может провалиться и бывали ли подобные ситуации?
Елена Иванова: По мнению консультантов, основной риск – это когда клиент вначале говорит одно, потом – другое, и приходится многократно перенастраивать систему, в результате чего интегратор не укладывается в сроки. И тогда начинаются разборки. Чаще всего удается все уладить, но человеческий фактор в данном случае очень важен.
Другая причина проблем при внедрении - недостаточная мощность аппаратной части, саботаж со стороны пользователей. Но в таком случае помогает "железная воля" руководства заказчика. Бывает, что некому сопровождать СЭД (в таком случае ЭОС предлагает заказчику авторский надзор). Но эти проблемы обычно решаемы.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2855
