СЭД+СМЭВ: электронный Башкортостан
В последнее время государственные учреждения успешно конкурируют с коммерческими предприятиями по наведению порядка в сфере информатизации, рассматривая вопросы эффективности своей деятельности как актуальные и требующие решения. Сотни тысяч документов и 2200 пользователей – проект такого масштаба по автоматизации документооборота получил старт в Республике Башкортостан в прошлом году. Партнером стала компания "Логика бизнеса 2.0" (входит в ГК "АйТи"), которая успешно завершила пилотную стадию всего за три месяца.
Главный же бенефициар новой системы – граждане республики. Интеграция СЭД с системой оказания государственных услуг привела, например, к включению в новую систему около 300 лечебных учреждений министерства здравоохранения РБ. Это позволило организовать электронный документооборот между республиканским Минздравом и ЛПУ и решить тем самым актуальную для медиков задачу обработки большого числа обращений граждан. Электронная система документооборота поможет гражданам быстрее получать справки, консультации и ответы на свои вопросы.
Весь "джентльменский" набор: функциональность и архитектурное решение
Функциональные возможности системы "Логика ECM. Госуправление" типичны для достаточно широкого класса систем, которые представлены сегодня на рынке, и позволяют работать с документами по всем регламентам, традиционным для органов госвласти. В системе присутствует весь "джентльменский набор" функций.
Функциональное возможности "Логика ECM. Госуправление"
- Учет и регистрация документов
- Создание резолюций и поручений
- Создание шаблонов карточек
- Контроль исполнения распоряжений, приказов
- Формирование маршрутов движения документов
- Формирование отчетов и связок документов
- Штрих-кодирование и потоковое сканирование документов
- Протоколирование и уведомления
- Использование средств криптографической защиты информации
- Поиск документов по различным критериям
В целях дальнейшей масштабируемости архитектура системы построена по модульному принципу с выделенным ядром системы, серверами приложений и баз данных, пользовательскими интерфейсами и модулями расширений ядра. Модули для расширения решают и задачи в рамках автоматизации конкретных бизнес-процессов (например, формирование отчетов), и поддерживают сервисные функции самой системы (например, модуль управления отложенными заданиями). При этом модули для расширения способны компоноваться как единое приложение, задействуя "внутренний" программный интерфейс ядра, а также выделяться в отдельное J2EE-приложение при "публичном" интерфейсе с размещением на отдельном сервере, что позволит в будущем оптимизировать серверную инфраструктуру и распределять нагрузку. Модули интерфейсов реализованы посредством портлетов. Единственное ограничение в применении − наличие специализированной портальной среды.
В межведомственной сети есть ряд организаций, которые принципиально не могут перейти на новые решения, потому что им надо обеспечивать совместимость с системами федерального уровня. На этапе проектирования учитывалась необходимость передачи документов не только внутри системы, но и в рамках текущей эксплуатируемой ИС. Для этого была разработана архитектура на основе почтового сервиса, который обеспечил двухсторонний обмен документами с использованием почтовых служб.
Применение метода централизованной обработки позволило получить устойчивую, легко расширяемую конфигурацию для передачи электронных документов в рамках всей республики с обеспечением полного контроля исполнения. Механизм обмена, основанный на протоколе МЭДО, позволяет осуществлять взаимодействие с федеральными органами власти в электронном виде. Кроме того, поддержка формата передачи данных в соответствии с ГОСТ–Р-53898-2010 обеспечила реализацию обмена юридически значимыми документами.
На базе распространенных промышленных стандартов передачи данных удалось создать гибкую и надежную схему, охватывающую вертикальное взаимодействие с федеральными органами государственной власти, горизонтальное взаимодействие между региональными органами исполнительной власти, межведомственное взаимодействие с муниципальными органами самоуправления.
Узкое горлышко: итоги первой стадии проекта
Успешные проекты − не значит "проекты без проблем". Это проекты, где сумели решить все проблемы. Как и на любом другом проекте, при внедрении системы межведомственного документооборота в Башкортостане команда столкнулась с рядом трудных ситуаций. "Во-первых, "узким" местом проекта являлся человеческий фактор –сопротивление изменениям и слабая мотивация государственных служащих на внедрение новшеств в информационных системах и, в частности, систем электронного документооборота, - комментирует Ильдар Ямалов. Эта проблема характерна и для коммерческих предприятий. Для решения вопроса использовались как административный ресурс, так и мотивация конечных пользователей за счет повышения комфортности и удобства работы. Конечно, в целом необходимо формировать новые компетенции, повышать культуру работы со сложными информационными системами и решать проблему постепенно". По словам Ямалова, вторая группа проблем – это отсутствие регламентов взаимодействия, несоблюдение основными производителями СЭД установленных ГОСТОм форматов межведомственного взаимодействия. "При этом вендоры готовы к сотрудничеству и могут раскрыть форматы обмена данными, но на практике выявляется слабая задокументированность и несоответствие ГОСТу, а это в свою очередь сильно удлиняет срок обеспечения межведомственного взаимодействия", - комментирует он.
Однако эффективный проектный подход совместной команды Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан и "Логики бизнеса 2.0" позволил выполнить внедрение СЭД в пилотной зоне в кратчайшие сроки и запланировать второй этап.
Первые результаты проекта по внедрению новой СЭД комментирует Ильдар Ямалов: "Реализацией нашего проекта мы показали эффективность построения на базе СПО масштабируемой, территориально распределенной системы электронного документооборота, рассчитанной на несколько тысяч пользователей, - комментирует Ильдар Ямалов первые результаты проекта. Система "Логика ECM. Госуправление", разработанная на компонентах свободного ПО, устойчива и не уступает в качестве сервисов и обеспечения необходимого функционала проприетарным системам.Достижением проекта также считаю кратчайший срок массового внедрения СЭД, что стало возможно за счет применения дистанционного обучения, продуманного предпроектного обследования, грамотного формирования проектной команды. Новая система имеет широкий горизонт использования и обеспечивает нашу готовность к вызовам времени, если потребуется быстрая интеграция с другими системами или доработка в связи с изменением нормативно-правовой базы". По оценке Ямалова, самым очевидным результатом являются два достижения. "Во-первых,) удалось в 2 раза минимизировать совокупную стоимость владения ПО за счет использования СПО-лицензий, и, во-вторыз, появилась возможность масштабировать решение для поддержки документооборота в конечной точке для более чем 4000 организаций", - подтверждает он.
Что дальше?
Заказчик не собирается останавливаться на достигнутом. На основе полученного при внедрении опыта единой системы документооборота будет развиваться аналитическое решение для оценки социально-экономического развития субъекта федерации и выработки тактических и стратегических решений для руководства республики за счет применения интеллектуальных методов обработки данных. В планах развития проекта – тиражирование СЭД на подведомственные учреждения и увеличение количества пользователей до нескольких тысяч. По оценке специалистов, использование СПО позволит существенно снизить стоимость владения системой.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3266
