СЭД: Уфа подводит итоги внедрения
Муниципальное управление по своей внутренней организации и взаимодействию с населением сегодня выходит на новый уровень – электронный. Причина объективна - рост информационных потоков, связанный с многочисленными обращениями граждан и организаций, сотнями тысяч документов различного назначения. Чтобы повысить эффективность своей работы, администрация Уфы в 2007 году сделала выбор в пользу СЭД и управления взаимодействием Directum. Сегодня уже можно сделать определенные выводы по результатам внедрения этого решения.
Второй этап реализации проекта состоял в обучении кадров. Поскольку компания МИТЦ, реализовывавшая проект, является центром сертифицированного обучения Directum, сотрудники подразделений администрации города и районов Уфы смогли воспользоваться этим и пройти обучение и аттестацию фактически без отрыва от основной работы. Служащим, успешно прошедшим аттестацию, были выданы сертификаты пользователей системы.
С самого начала запуска система Directum позволила сотрудникам вести делопроизводство и работу с обращениями граждан, единый электронный архив документов, согласовывать, подготавливать и рассылать документы и решать другие задачи.
Структура единой системы электронного документооборота в администрации Уфы, 2010
Увеличить
Источник: Directum, 2010
С момента промышленной эксплуатации в системе зарегистрировано уже более 200 активных пользователей - от руководителей, принимающих на рассмотрение документы в электронном виде, до рядовых служащих, которые получают в электронные распоряжения и резолюции по документам. Единая система включает также 10 самостоятельных удаленных мест регистрации.
Результаты проекта
СЭД установлена на рабочих местах руководителей подразделений администрации города и районов Уфы, в приемных, секретариатах и канцеляриях. Система обеспечивает автоматический прием документа, поступившего по любому из каналов (факс, электронная почта, заявления граждан), его первичную регистрацию в любом подразделении и последующий централизованный контроль его движения с возможностью формирования сводок об исполнении документа
Теперь сведения о документе, такие как краткое содержание, дата создания, регистрационный номер, подпись, резолюция, тематика, помещаются в базу данных, а затем просто извлекаются оттуда по запросу пользователя. Ведется учет всех внутренних и распорядительных документов, а также договоров (соглашений) и служебной корреспонденции; поддерживается работа с взаимосвязанными документами. Электронные образы всей документации вне зависимости от ее формата хранятся в едином электронном архиве, а доступ к документации контролируется в соответствии с правами доступа пользователей. Также предусмотрены механизмы списания документов в дело с опорой на принятую в администрации номенклатуру дел, механизмы передачи документов в архив и подготовки их к уничтожению.
Благодаря этому сокращается время доставки корреспонденции к исполнителям, предотвращается дублирование работы сотрудников по вводу информации, а также снижаются материальные и трудовые затраты на доставку и повторную регистрацию документов.
Система обеспечивает движение документов внутри администрации городского округа Уфы и между исполнительными органами различного уровня города и республики по строго заданным маршрутам, что позволяет четко координировать работу органов и повышает ее оперативность. Полноценность процесса согласования документов в электронном виде обеспечивается использованием ЭЦП.
Построение отраслевых решений на базе Directum
Примером того, что на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием можно легко строить специфические отраслевые решения, служит построенная на базе Directum, автоматизированная информационная система "Учет и распределение жилья". Обычно в муниципалитетах в число слабых звеньев входят подразделения, решающие вопросы социальной сферы (управление градостроительства, земельные комитеты и др.). Именно они вынуждены обрабатывать большое число заявок в сжатые сроки: постановку в очередь на получение жилья, на землеотводы, строительство новых объектов, заключение договоров и т. д. Автоматизация именно этих структур дает ощутимый эффект.
АИС "Учет и распределение жилья" предназначена для автоматизации работы сотрудников органов управления жилищной политикой муниципального образования. Эта система ведет учет сведений о жилом фонде, а также учет граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий.
Выбор системы Directum для построения АИС, по словам Марата Рахимкулова, был продиктован наличием готового инструментария разработки IS-Builder, мощной и современной базой данных Microsoft SQL Server. То есть в систему заложено большое число разработанных и проверенных функций, процедур и сервисов, что значительно упрощает работу операторов и сотрудников подразделений администрации города и районов Уфы.
Результатом разработки и использования АИС "Учет и распределение жилья" стало обеспечение прозрачности бизнес-процессов не только для руководства и муниципальных служащих, но и для граждан. Исполнительская дисциплина заметно повысилась за счет повышения качества и доступности данных, автоматизации деятельности специалистов. Ну, и самое главное, сами граждане получают качественные услуги в предельно сжатые сроки.
Дальнейшие перспективы
В итоге, как отмечает заместитель главы администрации городского округа Уфы Алексей Ощепков, с внедрением системы Directum исключились потери информации, сократилось время на поиск документов и формирование отчетов, повысился контроль исполнения поручений. У руководителей появился полезный инструмент анализа поступающих обращений от граждан, а также контроля работы своих подчиненных.
Совершенствование системы продолжается, и в перспективе электронный документооборот охватит и тех сотрудников администрации города и районов, которые пока продолжают использовать традиционные бумажные технологии работы с документацией. План развития системы документооборота предусматривает перевод серверов на кластер для повышения производительности и надежности системы.
Кроме того, предполагается расширение интеграции как с существующими информационными системами (ЖКХ и УМС), так и новыми, но уже на платформе Directum.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2325
