СЭД для банка: все оказалось достаточно просто
Системы электронного документооборота сегодня стали одним из важных элементов ИТ-инфраструктуры большинства банков. Не исключение в этом ряду и "Региональный банк развития". Руководство банка закономерно пришло к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот и выбрало в качестве решения систему Directum. Мощный функционал и широкие возможности адаптации системы к бизнес-процессам банка обеспечили высокую эффективность от автоматизации и наметили пути планомерного развития решения в банке.
Для решения поставленных задач были приобретены лицензии Базовых модулей DIRECTUM и модуля "Канцелярия". В первую очередь, к работе в системе подключилась рабочая группа проекта, в состав которой вошли сотрудники Управления делами, Управления международных операций, Управления расчетно-кассовых операций и Управления информационных технологий. Совместно с консультантами DIRECTUM специалисты банка определили функции и роли участников бизнес-процессов, а также список тех документов, работа с которыми будет вестись в системе: письма, организационно- распорядительные, нормативные и договорные документы, повестки и протоколы совещаний, командировочные удостоверения, отчеты и сметы.
Постепенно к работе в DIRECTUM подключилась и основная часть сотрудников и руководителей Управлений. В начале октября система была установлена у председателя Правления Банка, благодаря чему утверждение наиболее важных документов (к примеру, повестки Правления) стало осуществляться в электронном виде с использованием ЭЦП первого руководителя.
Приказ о переводе DIRECTUM в промышленную эксплуатацию был подписан в начале 2006 года. К этому моменту были решены все задачи первого этапа внедрения. Наиболее активными пользователями DIRECTUM стали сотрудники Управления делами, осуществляющие сканирование и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции с помощью системы, а также инициирующие согласование и рассылку на ознакомление приказов и повесток заседаний.
Второй этап проекта стартовал в 2007 году, когда руководству банка стало понятно, что с открытием филиала в Москве усложнилась оргструктура и бизнес-процессы банка, и, следовательно, появились новые задачи по автоматизации, в том числе, требующие совместной работы территориально удаленных пользователей. На тот момент в головном офисе в Уфе работало уже около 300 сотрудников, и еще около 200 человек были сотрудниками филиалов.
За время эксплуатации в Банке система DIRECTUM зарекомендовала себя как удобное и надежное решение для автоматизации документооборота и бизнес-процессов. Поэтому вторая стадия внедрения электронного документооборота заключалась в развитии уже имеющихся решений на базе DIRECTUM. На данном этапе было принято решение приобрести дополнительно 50 лицензий Базовых модулей, а также лицензии модулей "Канцелярия" и "Управление совещаниями". Взаимодействие пользователей удаленных филиалов было решено организовать с помощью веб-доступа. Также, в связи с все возрастающим объемом документов, была приобретена лицензия Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services.
Помимо этого, ИТ-служба банка приобрела клиентскую лицензию разработчика IS-Builder, чтобы иметь возможность дорабатывать систему своими силами. Несколько лет работы в DIRECTUM позволили ИТ-специалистам накопить достаточный опыт для самостоятельного развития решений на базе системы. Как отмечает Сергей Меньшиков, на этом этапе представители заказчика практически не ощутили трудоемкости процесса внедрения: "Все оказалось достаточно просто. Мы просто купили и установили систему на рабочие места".
В августе 2008 года количество одновременно работающих в DIRECTUM сотрудников увеличилось до 150. К этому моменту руководство банка приняло решение о переходе на более мощный вариант поставки системы, поддерживающий высокую масштабируемость и расширенную функциональность. Поэтому в октябре 2008 года был произведен переход на вариант поставки DIRECTUM Enterprise. Это позволило создать условия для дальнейшего развития системы в банке и увеличения количества одновременно работающих сотрудников.
В течение 2009-2010 года система постепенно развивалась силами ИТ-специалистов заказчика: увеличивалось количество одновременно работающих пользователей, докупались дополнительные компоненты – расширения DIRECTUM для SharePoint, обеспечивающие взаимодействие данных системы DIRECTUM и портала на базе Microsoft SharePoint, – а также под нужды банка дорабатывался модуль "Управление совещаниями".
Система сегодня
На текущий момент в "Региональном банке развития" в системе DIRECTUM одновременно работают 200 пользователей. В электронный вид переведено большинство документов, связанных с совместной работой: организационно-распорядительные документы, нормативные регламенты, журналы и инструкции, входящая и исходящая корреспонденция. С помощью модуля "Управление совещаниями" осуществляется подготовка к заседаниям Правления и другим совещаниям сотрудников банка. "Одним из самых ощутимых результатов внедрения стало то, что удалось разгрузить от излишней бумажной работы многих сотрудников", – замечает Сергей Меньшиков. – "Сейчас мы по-прежнему ищем новые сферы, где с помощью DIRECTUM будет возможно избавиться от рутинных операций по работе с документами".
В ближайшем будущем планируется расширение использования DIRECTUM и вовлечение в электронный документооборот новых филиалов. Руководство банка планирует реализовать механизм репликации, который позволит более эффективно организовать территориально распределенную работу пользователей системы. "Мы все больше ощущаем необходимость в постановке задач, в которые будут вовлечены все филиалы. Реализация работы по таким задачам с помощью DIRECTUM позволит всем подразделениям банка чувствовать вовлеченность в общий процесс и взаимодействовать более продуктивно", – подводит итог Сергей Меньшиков.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2581
