Ростовская область: Мы принимаем документы только в электронном виде
В Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе СЭД "Дело". Всего в системе работает более 1700 пользователей, проект охватывает региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования, в настоящее время продолжается подключение к системе городских и сельских поселений. Данный регион одним из первых подключился к федеральной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). О развитии проекта и его результатах, практических аспектах работы системы "Дело" и других вопросах автоматизации органов власти CNews рассказал Герман Лопаткин, министр информационных технологий и связи Ростовской области.
CNews: Ростовская область стала одним из первых регионов, подключенных к федеральной системе МЭДО, что это вам дало?
Герман Лопаткин: Мы действительно стали первыми в Южном федеральном округе, подключившимися к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия в феврале 2012 года. Отмечу, что значительно сократилось время на получение и отправку электронных документов и, соответственно, на принятие решений и исполнение контрольных документов. При этом использование МЭДО не ограничивается только фактом отправки и получения электронного документа. Одновременно с электронным документом мы отправляем и получаем в автоматическом режиме сообщения – уведомления о событиях, происходящих в СЭД с документом. Так, например, без получения сообщения-уведомления от адресата о регистрации электронного документа в системе СЭД процесс отправки-приема документа не может считаться завершенным. Вместе с тем, мы уже готовы перейти на полноценный обмен документами по системе МЭДО без дублирования отправки бумажным носителем, и с рядом федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) мы уже обменялись соответствующими соглашениями о переходе на полностью безбумажный документооборот. Работа в этом направлении продолжается.
Схема организации межведомственного электронного документооборота в Ростовской области
CNews: С какими трудностями вы столкнулись при реализации проекта?
Герман Лопаткин: Трудности возникают при работе с документами постоянного и длительного хранения. К сожалению, мы пока не можем их полноценно включить в электронный документооборот. Поэтому данные документы приходится обрабатывать как в электронном виде, так и на бумажных носителях, что вызывает справедливые нарекания со стороны пользователей системы. Но таких документов сравнительно немного – не более 10 % от общего объема. Кроме того, еще одной проблемой является то, что при автоматической выгрузке документа из СЭД "Дело" в систему "Архивное Дело" (которая используется для архивного хранения документов) вместе с документами не передается электронная подпись. Это серьезно сдерживает развитие электронных архивов исполнительных органов власти и муниципальных образований. В идеале все документы постоянного и длительного хранения должны храниться в электронном виде в системе "Архивное Дело" и затем сдаваться в государственный архив также в электронном виде. Но пока это не работает.
CNews: Этот вопрос, наверное, нужно было задать в самом начале, но тем не менее – как вы оцениваете результаты проекта, как менялось отношение к нему рядовых пользователей?
Герман Лопаткин: С началом внедрения проекта в 2006 году пользователи оценивали его результаты крайне отрицательно. Следующие два-три года тоже не были легкими, потому что система вынуждала сотрудников совершать двойную работу, создавая документы, как на бумажных, так и электронных носителях. В это время учетом и регистрацией документов занималась канцелярия администрации Ростовской области, а вопросов передачи документов и их юридической значимости не возникало. Затем наступил момент, когда система стала использоваться не только для учета регистрационных карточек, но и для оперативной передачи документов. В первую очередь удобство обмена электронными документами оценили сотрудники муниципальных образований (надо отметить, что расстояние до административных центров муниципальных образований от Ростова-на-Дону составляет до 450 км), которые активно включились в процесс обмена электронными документами, что сразу очень сильно стало экономить время и ресурсы. А к 2009 году, после того как проект перерос в масштабное внедрение, пользователи почувствовали все удобство работы в системе, когда все документы передавались внутри СЭД "Дело" прозрачно и оперативно, а также можно было проследить весь путь документа, вплоть до последнего исполнителя.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3184
