Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

«Открытие»: как внедрить СЭД своими силами

Документооборот

Даже в крупной компании со сложным набором процессов переход на систему электронного документооборота можно осуществить с помощью относительно недорогого и самостоятельно настраиваемого решения. Внедрение СЭД Directum в брокерском доме «Открытие» – пример такого проекта.

Брокерский дом «Открытие» – один из лидеров рынка брокерских услуг России. Компания ведет работу с 1995 г. Сегодня она предоставляет брокерские и депозитарные услуги как российским, так и зарубежным инвесторам. Многолетний опыт торговли ценными бумагами и брокерского обслуживания позволил компании достичь высоких позиций по объему торгов на рынке акций и производных финансовых инструментов.

Прагматичный выбор

Деятельность компании как профессионального участника рынка ценных бумаг постоянно связана с большими объемами входящей, исходящей и внутренней документации. По мере роста объемов бизнеса брокерского дома «Открытие» поиск документов, их актуализация, а также осуществление контроля при работе над ними становились все более затруднительными и требовали значительных затрат времени. Проблемы с управлением потоками документации поставили под угрозу успешное развитие компании, и руководство приняло решение об автоматизации документооборота.

Брокерский дом «Открытие» при выборе платформы для СЭД выдвигал такие требования, как удобство работы с документами, наличие инструмента для самостоятельной адаптации системы, а также приемлемое соотношение цены, качества и сроков внедрения. Специалисты компании рассматривали ряд популярных зарубежных и отечественных разработок

Задачам компании полностью отвечала платформа IS-Builder, на основе которой построена система Directum. Среди прочих параметров были учтены простота интерфейса, схожесть с привычными для сотрудников программами пакета Microsoft Office. Система позволяет конструировать карточки документов в зависимости от бизнес-потребностей, обладает необходимой простотой настройки типовых маршрутов согласования и мастерами действий. Также присутствовала удобная настройка автозаполняемых шаблонов документов, возможность индивидуальной настройки рабочих папок пользователей, гибкая политика настройки прав доступа (вплоть до доступа к конкретным полям карточек).

Было учтено удобство интеграции системы с приложениями Office (надстройки в панели инструментов), наличие web-клиента, обеспечивающего базовый функционал. Изучая опыт других компаний, специалисты брокерского дома пришли к выводу, что система позволяет быстро идентифицировать документы (штрихкод) и поддерживает потоковый ввод. «Выбор в пользу платформы определило наличие широкого круга успешных проектов на ее основе. Подробные методические документы, разработанные вендором, позволяли внедрить систему собственными силами, без привлечения консультантов. Мы убедились, что Directum – наиболее гибкая, интуитивно понятная пользователю и адаптирующаяся под работу большого количества сотрудников система. Соотношение «цена/эффективность» у нее оказалось наилучшим для нас. Зачем платить больше, если система позволяет решить наши задачи?», – подчеркнул Илья Мезян, ведущий специалист отдела поддержки пользователей прикладного ПО брокерского дома «Открытие».

Ход внедрения

Обладая штатом высококвалифицированных ИТ-специалистов, брокерский дом уверенно приступил к самостоятельному внедрению системы электронного документооборота, без привлечения консалтинговой компании. При активной поддержке экспертов вендора, предоставивших подробные инструкции и оперативно дававших необходимые консультации, внедрение удалось провести в сжатые сроки и без существенных трудностей. «Работу, выполненную вендором с целью описания своей системы и подготовки методических рекомендаций для клиентов, мы рассматривали как большое преимущество перед конкурирующими решениями. А ключевым залогом успеха проекта стала слаженная работа команды. Благодаря содействию руководства компании все организационные вопросы решались оперативно. Таким образом, мы отлично знали не просто что и как делать, но и каким образом сделать это хорошо, то есть внедрить систему с максимальной пользой для компании», – рассказал Илья Мезян.

Команда брокерского дома «Открытие» под наблюдением специалистов Directum во время проектных работ настроила 20 типовых маршрутов, которые учитывают специфику бизнес-процессов компании. Для работы с организационно-распорядительной документацией и создания электронного архива документов использовался функционал модулей «Управление деловыми процессами» и «Управление электронными документами».

Автоматизация работы канцелярии осуществлена с помощью бизнес-решения «Классическое делопроизводство». Организована работа с входящими и внутренними документами, налажен контроль исполнения поручений руководства по ним. Система также позволяет вести работу с исходящей документацией и номенклатурой дел, выполнять поиск электронных документов и готовить необходимую отчетность по документообороту организации.

Для повышения скорости занесения информации в систему и ее оперативной обработки была установлена служба ввода документов Directum Capture and Transformation Services (DCTS). Решение позволяет сблизить бумажное делопроизводство и электронный документооборот в компании.

Добиться быстрой идентификации документов с помощью штрихкода в компании позволило решение Directum RapID. С его помощью облегчается поиск документа по его бумажной копии, тем самым исключается двойная работа.

Настоящее и будущее

В режиме промышленной эксплуатации СЭД в брокерском доме «Открытие» работает с начала 2012 г. Если вначале в системе работало не более 20-ти человек, то в 2013 г. в системе регистрируется до 100 одновременных подключений. Основными пользователями выступают топ-менеджеры и сотрудники, ответственные за процессы согласования документов. «При резком увеличении нагрузки мы не почувствовали потери производительности. Система значительно облегчила управление корпоративной документацией, позволила сделать работу пользователей легче и быстрее. Поиск документа занимает считанные секунды, получение необходимого отчета возможно буквально в два клика, с согласованием договоров может справиться даже новый сотрудник. Мы продолжаем работать над совершенствованием функционала и рассчитываем, что пройдем успешный долгий путь с этой системой», – заявил Илья Мезян.

СЭД интегрирована с системами Active Directory, «1С: Зарплата и управление персоналом 8.2», «1С: Бухгалтерия предприятия 8.2», а также с системой отслеживания ошибок JIRA, предназначенной для организации общения с пользователями и для управления проектами.

Сейчас технические специалисты Брокерского дома «Открытие» завершают интеграцию СЭД Directum с системой управления операционными рисками. Кроме того, ведутся работы по интеграции с внутренней специализированной учетной системой. Поддержка системы осуществляется собственными силами.

В компании налажен эффективный процесс обучения пользователей системы электронного документооборота. Первую группу в процессе тестирования системы обучили специалисты Directum. Далее ключевые пользователи стали передавать знания своим коллегам. Для новых сотрудников, работающих в системе, проводятся учебные курсы «Базовые возможности системы» и «Особенности использования системы в Брокерском доме». В процессе обучения участвуют опытные пользователи, при необходимости к нему подключается администратор-разработчик.

СЭД позволила оперативно и безболезненно для сотрудников наладить электронный документооборот в Брокерском доме «Открытие»: упорядочить массивы всех видов документации, наладить механизмы поиска документации, контроля выполнения поручений и резолюций. Благодаря автоматизации документооборота руководство компании может быстрее принимать решения.

Андрей Арсентьев