Николай Перфильев: Внедряя ECM, мы ориентировались на привычки сотрудников
Бизнесом легко управлять только до тех пор, пока он невелик. А потом, на каком-то этапе его расширения, неизбежно начинается лавинообразный рост бизнес-процессов, документов и связей между ними. Нарушается координация действий сотрудников и отделов, теряется управление — и здесь большинство предпринимателей отступает, не видя возможности дальнейшего развития. Как не увязнуть в рутине документооборота и сохранить управляемость при росте компании? Об этом журналисту CNews рассказал ИТ-специалист компании "Хайтед" Николай Перфильев.
CNews: Вы хотите сказать, что сотрудники "Хайтед" теперь даже с внешней корреспонденцией работают не в почтовой программе, а в ECM-системе? Но разве общение с клиентами не должно происходить через почтовый клиент?
Николай Перфильев: С точки зрения пользователя, безразлично, где и когда вызывается та или иная вспомогательная система (например, почтовый клиент), если верно реализован интерфейс, связующий все такие системы в единый инструмент. Пусть технически отправляется email, пусть даже выполняется целый ряд вызовов и обработок, но для пользователя это остается простым действием в рамках образа единой среды.
Приведу пример. Есть карточка договора, и его надо согласовать с контрагентом, то есть отправить ему по электронной почте — да, этот формат неизбежен. Пользователь ECM нажимает на кнопку — и сразу автоматически создается и отправляется контактному лицу контрагента письмо о согласовании. А после получения ответа ECM забирает почту из ящика, анализирует и помещает ответ в карточку, не забыв уведомить ответственного за договор.
CNews: А как быть со входящей почтой?
Николай Перфильев: ECM хорошо "общается" с почтой — и в фоновом режиме, и в режиме диалога. Например, она позволяет настроить сценарий отбора почты по теме или по получателю и связать вложение с тем или иным элементом системы. Пользователи в едином интерфейсе отправляют, получают и размещают всю корреспонденцию, а руководитель всегда может получить аналитические данные о том, что делали его сотрудники.
CNews: Насколько важна роль внешней корреспонденции в бизнес-процессах?
Николай Перфильев: Очевидно, что основные процессы начинаются с обращения потенциального клиента, которое в определенном количестве случаев представляет собой регистрируемый входящий документ. На его основе создаются коммерческое предложение и сопровождающее его ответное письмо. Они регистрируются в ECM как исходящие документы.
В случае положительного решения потенциального клиента начинается процесс контрактования. Он включает в себя подготовку договора, его согласование и последующее подписание каждой из сторон. Это требует отправки договора и отслеживания его возврата. Для этих задач мы используем ECM-модули "Канцелярия" и "Управление контрактованием".
CNews: Как работает модуль "Управление контрактованием"?
Николай Перфильев: Этот модуль автоматизирует много рутинной работы. В частности, он позволяет создавать договоры по типовым шаблонам из библиотеки, согласовывать нетиповой шаблон (предложенный клиентом), включать его в библиотеку шаблонов и далее создавать договоры на его основе. С помощью модуля формируются и отслеживаются связи между документами (например, элемент из реестра договоров связывается с элементом из реестра проектов или с клиентским обращением в CRM). Обеспечивается согласование и визирование договоров типовыми маршрутами, формируются протоколы согласований. Договор можно аннулировать или пролонгировать, к нему можно создать дополнительные соглашения и спецификации. Разумеется, в системе отслеживается подписание договора на бумажном носителе. Я привел лишь некоторые примеры функциональности ECM.
CNews: Какие возможности ECM-система дает финансовому отделу компании?
Николай Перфильев: Например, на основании реестра счетов формируется платежный календарь, что позволяет казначею и финансовой службе взвешенно принимать управленческие решения и подтверждать платежи по заявкам. ECM отображает реальную картину движения денежных средств, необходимого для текущей деятельности компании. Расходы можно детализировать по объектам затрат и по проектам. Формируются план-графики расходов. Система обеспечивает обязательное участие руководителя в согласовании счетов подразделения; показывает отдел, на который ложатся расходы, даже если счет заводится другим департаментом; инициатору счета предоставляется оперативная информация об его текущем статусе. И, разумеется, обеспечивается конфиденциальность: инициатор видит только свои счета; начальник видит счета, инициированные подчиненными; руководитель службы видит счета, относящиеся к этой службе, и так далее.
CNews: Расскажите о том, как проходило внедрение.
Николай Перфильев: Мы использовали адаптированную к нашим задачам модификацию методики MSF (Microsoft Solutions Framework). Она позволяет тщательно сбалансировать процессы разработки и внедрения. На каждом из этапов проекта применяется циклический итерационный процесс, позволяющий в комплексе определить бизнес-требования, разработать сценарии их реализации и апробировать их на прототипе. При этом на каждом этапе происходит наращивание внедрения.
Ядром нашей ECM стала система управления взаимодействием Directum, охватывающая все коммуникации подразделений "Хайтед". Она тесно связана с модулями "Управление заявками на оплату", "Управление реестром проектов", "Управление контрактованием" и "Управление командировками". Кроме того, мы интегрировали Directum с системами финансового и управленческого учета на базе "1С: Предприятие" и с корпоративным порталом Microsoft SharePoint.
CNews: Но объединяющей основой этого комплекса программного обеспечения является именно Directum?
Николай Перфильев: Да, конечно. Подчеркну, что Directum — это не просто ECM-система, а удобная платформа для консолидации информационных потоков. На основе этой платформы различные решения интегрируются у нас в единый комплекс автоматизации.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2777
