Кто главный по документообороту: бюрократия или бизнес?
В любом проекте важно правильно определить спонсора: найти в организации заказчика человека, который занимает достаточно высокий пост и понимает, какую пользу можно получить от внедрения новой технологии. Это применимо и к автоматизации документооборота. Индустрия СЭД сегодня пробует переориентироваться с традиционной автоматизации делопроизводства на более широкий спектр задач. Процесс объяснимый: деньги там, где центр прибыли. Обычный документооборот всегда считался центром затрат – а финансирование затратных проектов вызывает меньше энтузиазма у руководства.
Все это вполне типично для проектов по автоматизации документооборота, и данный опыт был бы полезен для решения более широкого круга бизнес-задач. К тому же, по мнению экспертов, в бизнес-сегменте следует ждать увеличения числа "тяжелых", комплексных программных продуктов.
"В ближайшее время стоит ожидать появления на рынке СЭД серьезных продуктов, основанных на технологиях ЕСМ и ориентированных на применение в бизнесе, – уверен Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса компании Terralink. – Широкий рынок применения подобных решений обеспечивается их открытостью и масштабируемостью, а также поддержкой интеграции с сетями крупнейших российских провайдеров услуг передачи документов".
Сначала нужны законы, потом – технологии
Важным стимулом развития СЭД является работа государства по стандартизации и обеспечению необходимой законодательной базы. Недавние изменения в законодательстве относительно правил использования электронной подписи, а также принятие постановления правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которое предоставляет базу для обмена юридически значимыми документами в электронном виде между хозяйствующими субъектами и утверждает форму счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, дает стимул для расширения области применения технологий ECM в бизнесе.
Это событие давно ожидалось всем бизнес-сообществом, особенно в секторе ритейла и дистрибуции, где происходит обмен документами по каждой отдельной поставке товара и бумажные счета-фактуры были обязательны. Теперь всю бизнес-транзакцию можно провести исключительно в электронном виде.
При том, что межкорпоративный обмен электронными документами становится возможным в принципе, вопросы извлечения и загрузки передаваемых документов в учетные системы не регулируются и не могут регулироваться в государственном масштабе. Понятно, что отсутствие интеграции сетей провайдеров услуг по передаче документов с финансово-хозяйственными учетными системами может стать "узким местом" и потребовать дополнительных затрат на организацию обмена юридически значимыми электронными документами. Чтобы избежать этого, нужна совместная работа поставщиков ECM, специализированных операторов связи и консультантов по ERP.
СЭД и ERP – лучше вместе
Наиболее заметно развитие СЭД в направлении поддержки систем управления ресурсами (ERP), в которых применение технологий управления контентом позволяет существенно повысить качество и достоверность учета, снизить стоимость корпоративных бизнес-процессов и сократить цикл выполнения хозяйственных операций. Это заметно, в первую очередь, по тому, что лидирующие игроки рынка ЕСМ приступили к выпуску готовых, встраиваемых в ERP и ориентированных на работу с документами решений.
Интеграция СЭД в ERP устранит "узкие места" в организации бизнес-процессов
Александр Ольхов рекомендует строить комплексную систему документооборота, которая позволит в первую очередь автоматизировать процессы ДО в ERP. "При этом не стоит забывать и про канцелярию, ведь канцелярия – это тоже часть бизнеса и она также не должна быть оторвана от него, – уточняет Александр. – Яркий пример: приказ о вводе в эксплуатацию – это документ ОРД, одновременно с этим это проектный документ по капитальному строительству и финансовый документ позволяющий стартовать процессы амортизации".
По мнению Ольхова, совместное использование ECM – ERP дает предприятиям явные преимущества: "Для нас это основной тип проектов, ведь не секрет, что документы, на основании которых осуществляются транзакции в учетных системах, являются "узким горлышком", из-за чего предприятие ведет фактический учет, а не плановый. Простой пример: система управления договорами оторвана от ERP и корректировка бюджета происходит только после факта подписания договора и передачи его в договорной отдел. Или еще пример: отчеты ТОиР подгоняются по факту в конце квартала к Гостехкомиссии, а не по результатам реально выполненных работ".
Фактически продукты ЕСМ должны помимо прочего осуществлять управление обработкой счетов поставщиков, управление архивацией бизнес-документов и др., и при этом обладать преднастроенными возможностями для интеграции с ERP.
"Крупные компании, использующие ERP, должны в полной мере получить все выгоды от обмена документами в электронном виде, – уверен Александр Бейдер. – Для этого создаются продукты, которые обеспечивают работу не только с электронными счетами-фактурами в соответствии с ПП-1137, но и с любыми типами документов в произвольном формате. Для реализации бизнес-логики эффективно применять веб-сервисы, что позволит использовать продукт не только для ERP-платформ других производителей (например Oracle EBS или "1С"), но и для различных корпоративных информационных систем".
Стоит отметить, что помимо интеграции СЭД в ERP, главный тренд ближайших месяцев – переход на полностью безбумажный документооборот. Это подтверждают изменения в законодательстве и появление на рынке предложений по юридически значимому обмену электронными документами, которые позволяют ускорить бизнес, а также снизить расходы и риски.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3069
