Как выбрать СЭД для банка: 10 требований
Банк – это фабрика по производству информации: работа любой кредитной организации связана с огромным количеством документов, которые находятся в производстве или хранятся в архивах. Поэтому каждый банк, достигший определенного уровня, сталкивается с задачей оптимизации внутренних процессов за счет создания автоматизированных решений по управлению обработкой и хранением документов.
Управлять бумажным архивом
Построение эффективной системы управления архивом бумажных документов – задача, характерная прежде всего для розничных банков с распределенной сетью точек продаж.
Основная цель такой системы - оптимизация хранения документов и исключение рисков утери клиентских досье.
Менеджеры точек продаж продают банковские продукты и регистрируют сделки в автоматизированной банковской системе (АБС). Каждый документ при печати из АБС сопровождается уникальным штрих-кодом. Данные о проведенных сделках автоматически выгружаются в систему DocsVision с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения (ЦХ). Факт упаковки и отправки фиксируется в DocsVision. По прибытии в ЦХ пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки – в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. Каждый объект этой "матрешки" имеет свой уникальный идентификатор – штрих-код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.
Схема работы системы управления архивом бумажных документов
Источник: DocsVision, 2010
Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.
Внедрение данной технологии показало, что любой документ банка может быть получен в течение 30 минут с момента отправки запроса.
Анализ экономической эффективности доказал, что построение подобной системы на базе платформы DocsVision существенно дешевле, чем внедрение специализированных узконаправленных продуктов, предназначенных для управления хранения документами. Кроме того, решение получается гораздо более гибким и легко адаптируется под новые требования банка (например, групповое изъятие для продажи проблемных кредитов, выборочная верификация кредитов и депозитов и т.п.)
Согласовать кредитные заявки
Другой распространенной задачей в банках является задача согласования кредитных заявок.
Схема работы системы согласования кредитных заявок
Источник: DocsVision, 2010
Целью автоматизации является оптимизация бизнес-процесса первоначальной оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита. Решение обеспечивает обмен данными с другими системами и позволяет организовать более эффективный конвейер по выдаче кредитов.
Возможности решения:
- Категоризация документов, обеспечение комплектности документов по кредитной заявке
- Автоматический выбор маршрута согласования заявки
- Балансировка загрузки специалистов
- Хранение истории обработки заявки
- Интеграция с различными системами банка для ускорения заполнения кредитной заявки
- Контрольные отчеты
- Генерация печатных форм документов
Из представленных описаний видно, что в любом из специализированных банковских решений необходима интеграция системы документооборота с базовыми автоматизированными банковскими системами. Альтернативой такому подходу является реализация функциональности решений "внутри" АБС. Такая альтернатива кажется проще, чем установка еще одной специализированной системы, однако требует вмешательства в работу активно эксплуатирующихся систем, участия их разработчиков, внесения изменений. Все это чревато большими рисками и затратами, и, кроме того, не дает достаточной гибкости для модификации регламентов бизнес-процессов при необходимости.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2420
