Как сделать госуслуги доступнее? Вклад "Саперион"
Основным приоритетом в информатизации органов власти является развитие электронных госуслуг, а соответственно, обеспечение надежного и безопасного электронного документооборота. На вооружение исполнителей таких госпроектов взяты ECM-платформы, в частности — продукт «Саперион» корпорации «Элар».
Как быть с бумагой?
Большинство запросов граждан связано с обращением к архивам — касается ли это начисления пенсий, наследования имущества и регистрации прав, установления степени родства и семейного положения. И надо трезво понимать, что в подавляющем большинстве это все бумажные документы, поэтому техническая возможность обмена документами в электронном виде — это только лишь половина дела. Нужно также позаботиться о самих документах: если речь идет о сколько-нибудь отдаленном прошлом, мы вынуждены обращаться к бумаге, это неизбежно, и здесь никакая СМЭВ не поможет.
Выход один — переводить бумажные архивы в цифровой вид, извлекая из текста значимую информацию. Это повысит уровень доступности востребованных электронных документов и обеспечит полный контроль над жизненным циклом как каждого отдельного документа и его версий, так и групп логически взаимосвязанных (например, в рамках исполнения поручения) документов, что как раз и позволит достичь заданной оперативности работы органов власти при выполнении государственных функций.
Если речь идет о сколько-нибудь отдаленном прошлом, обращение к бумаге неизбежно
Глаза страшатся, а руки делают
Но для профессионалов масштабность задачи отнюдь не является поводом, чтобы за нее не браться. Любую сложную задачу можно решать поэтапно, начиная с пилотного проекта.
Примером успешного подхода к массовой оцифровке актовых записей стал проект в ЗАГС Калининградской области, где были использованы технологии и опыт корпорации «Элар».
Одним из базовых мероприятий ФЦП «Информационное общество» является создание единой системы учета записей актов гражданского состояния «Электронный ЗАГС», чтобы обеспечить реализацию услуг по регистрации актов гражданского состояния и выдаче повторных свидетельств в электронном виде и предоставление сведений в электронном виде в подразделения ФСБ, ФМС, ПРФ, ФНС, военные комиссариаты, избирательные комиссии, органы социальной защиты населения, Росстат и другие заинтересованные органы государственной власти.
Ежегодно органами ЗАГС регистрируется более 6 млн актов гражданского состояния (АГС) и совершается более 11 млн иных юридически значимых действий. А если говорить о фондах пятидесятилетней давности (по статистике, самые востребованные), то эти цифры и вовсе велики.
В связи с тем, что обработка актовых записей подпадает под действие федерального закона №149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», для организации электронного архива было решено использовать ЕСМ-систему «Саперион», имеющую соответствующий сертификат. Кроме этого, в ходе выполнения проекта необходимо было предпринять меры против возможной утечки данных: одного только наличия сертификата недостаточно, необходимо было организовать весь процесс так, чтобы минимизировать риски нарушения безопасности информации.
Наибольший риск в ИТ-проектах всегда связан с человеческим фактором, поэтому индексирование проводилось с использованием собственной запатентованной технологии «Элар», исключающей возможность получения оператором индексирования даже минимального объема закрытой информации. По данной технологии полученные в результате сканирования образы «нарезаются» на однотипные элементарные фрагменты, которые затем в произвольном порядке распределяются по операторам ввода. Таким образом, оператор работает только со своим ограниченным набором данных (например, именами) и не может видеть ни одного более крупного фрагмента записи.
К слову сказать, логистика проекта такого уровня оказалось нетривиальной задачей – архив ЗАГС рассредоточен по отделам, а ставить дорогую технику в каждый отдел было бы экономически неоправданно. Было необходимо сначала организовать доставку архивных фондов в единый центр сканирования и потом вернуть обратно. Естественно, каждый шаг этого процесса нуждался в тщательном документировании.
Отделы ЗАГС самостоятельно осуществляли отбор требуемых актовых книг и подготавливали их к транспортировке. Затем упакованные книги с приложением реестра доставлялись в центр сканирования и принимались сотрудниками «Элар» на основании актов приема-передачи. При этом в обязательном порядке осуществлялся входной контроль массива доставленных документов с составлением акта о выявлении дефектов внешнего вида документов, наличия листов, имеющих физические дефекты, или документов, не подлежащих обработке, и др. Затем книги расшивались и сканировались на поточных сканерах. После этого расшитые тома восстанавливались в первоначальное состояние с переплетом в новую жесткую обложку и возвращались в отделы ЗАГС с составлением соответствующих актов.
Таким образом, всего за три месяца в электронный вид были переведены все востребованные архивные фонды ЗАГС Калининградской области за 1946—2003 гг.— это 8 750 актовых книг, содержащих около 2 млн актовых записей.
Ввиду богатой истории Калининградской области, ее участия в ключевых событиях ХХ века, исторической и культурной значимости архивных фондов, проект получил международную поддержку в рамках программы приграничного сотрудничества Литва — Польша — Россия на 2007 — 2013 гг. (грант Европейского союза ILPR.02.02.00-96-008/10-00).
Время экспериментов прошло
В первых проектах по электронному правительству рисковали все — и заказчики, и подрядчики. Опыта не было ни у кого. Многое приходилось отрабатывать экспериментальным путем. Сегодня уже можно сказать, что время экспериментов прошло – системный интегратор должен приходить к госзаказчику с типовым проектом и апробированными техническими решениями, с пониманием общей архитектуры системы в целом.
Таким типовым решением можно считать, например, единую систему хранения и управления электронными документами и базами данных региона (ЕХДД), разработанную специалистами корпорации «Элар» Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами правительства или администрации субъекта РФ и представляет собой совокупность программно-технических средств, обеспечивающих создание, учет, хранение электронных документов и баз данных, а также эффективное использование хранящейся информации во внутренних административных процессах и межведомственном взаимодействии.
Техническая архитектура решения строится на базе ECM-платформы «Саперион», которая обеспечивает жизненный цикл содержащейся в ней неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов и организует доступ к документам и данным для предоставления государственных услуг и исполнения функций.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3395
