Как хранить электронные документы? Советы эксперта
Электронный документооборот в России становится все более распространенным. E-документы уже активно использует бизнес, на электронную форму работы переходят суды. И это только начало. В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, возможно, миллиарды e-документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время. А это неизбежно вызовет массу проблем.
Виталий Шилов: Хранилище долговременных документов и ЦОД почти не пересекаются между собой
На вопросы CNews ответил Виталий Шилов, руководитель систем электронного документооборота компании "Крок".
CNews: В чем, на ваш взгляд, сложность организации хранилища электронных документов?
Виталий Шилов: Сложности в организации хранилища данных документов можно разделить на две части: технические и управленческие. Если первая на сегодняшний день довольно легко может быть решена и фактически зависит только от готовности заказчика инвестировать требуемое количество денежных ресурсов в создание эффективной программно-аппаратной инфраструктуры и опыта подрядчика, который эту задача решает. То вторая - а именно, готовность людей работать с электронными документами и централизовать разрозненные данные в единых комплекс, обеспечивающих сквозной поиск и единообразное управление документами, - является, на мой взгляд, самой сложной.
CNews: Какие проблемы встают перед создателями такого хранилища? Как их обычно решают?
Виталий Шилов: Следуя описанному выше разделению, примерами проблем технического уровня являются отсутствие каналов связи требуемой пропускной способности до потребителей документов, нехватка существующих аппаратных ресурсов для централизации информации, обеспечение удобных и эффективных механизмов поиска документов в хранилищах.
Решения этих задач известны и поэтому я не буду их подробно описывать. Отмечу лишь, что производители ИТ-оборудования и ПО начинают все более активно работать именно на рынке долговременного хранения информации, что приводит к появлению интересных систем, таких как EMC Centera – CAS (Content Address Storage) устройство, предназначенное именно для архивного хранения неизменяемых данных. Оно способно автоматически мигрировать данные на более современные носители информации по мере их появления и подключения к системе.
Для повышения лояльности потенциальных пользователей системы стандартных подходов нет, и здесь приходится выбираться алгоритм действий для каждого конкретного случая. Вот почему наши проекты зачастую не ограничиваются внедрением хранилища электронных документов, мы разрабатываем и проводим тренинги повышения квалификации пользователей, семинары, на которых рассказываем, зачем создается система, какие преимущества она дает, организовываем индивидуальную работу с отдельными ключевыми пользователями.
CNews: Насколько важно, на ваш взгляд, сохранить контекст документа. Какие системы ДО это позволяют сделать?
Виталий Шилов: Хранение контекста является важной задачей, так как он дает дополнительную информацию о документе и облегчает принятие решений на ее основании. Но если говорить про контекст документа в привязке в системам ДО, то это просто набор атрибутивных данных, хранящихся, чаще всего, в системе управления базами данных. Поэтому технически хранить эту информацию в дополнение к собственно самому файлу документа особого труда не составляет. Главной задачей здесь является не столько сохранение самого контекста, сколько обеспечение его целостности.
CNews: Насколько хранилище долговременных документов отличается от обычного ЦОДа?
Виталий Шилов: ужно путать хранилище долговременных документов и ЦОД. Это совершенно два разных понятия, которые между собой почти не пересекаются. ЦОД - это комплекс программно-аппаратных средств. Он, как правило, состоит из вычислительной системы, системы хранения данных, сетевой инфраструктуры и инженерных систем. Хранилище долговременных документов в качестве инфраструктуры может использовать ресурсы ЦОД, но помимо этого оно включает в себя прикладную систему или системы, которые обеспечивают логику работы, а также окружения в составе набора регламентов, инструкций, правил по работе с ней и с документами, которые в ней хранятся; рабочих станций пользователей, на которых установлены приложения для взаимодействия непосредственно с файлами документов; PKI-инфраструктуры, обеспечивающей функционирования подсистемы ЭЦП.
CNews: Согласны ли вы, что хранить ЭЦП вместе с документами излишне? И достоверность документа достаточно обеспечивать встроенными средствами системы хранения?
Виталий Шилов: тот вопрос сейчас сложно ответить, так как основная цель использования и, следовательно, хранения ЭЦП – это возможность в случае необходимости представить данный документ в суде или других органах, где могут потребоваться доказательства его значимости. С учетом текущего состояния законодательства в этой области, а также отсутствия значимого количества судебной практики по данным вопросам, потребуется время, чтобы выработать правильное решение, которое позволит защитить интересы пользователя. Если обратиться к западной практике, то существуют специальные сертификации программно-аппаратных комплексов, гарантирующие, что данный продукт способен обеспечить достоверность документа. В России аналогов таких сертификации пока не существует, поэтому компании должны принимать решение, довериться или нет такой системе, самостоятельно.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a1785
