Как ЕСМ-система зависит от структуры компании?
Лицо современной российской экономики – это, прежде всего, крупный бизнес. Ни одна большая организация не обходится без программных средств управления информационными ресурсами. Здесь не существует готовых решений, история каждого проекта уникальна. Но специалисты выделяют общие черты, позволяющие отнести компанию к той или иной категории, и соответствующим образом планировать внедрение.
При такой степени централизации у решения может оказаться недостаточно возможностей для организации взаимодействия слабосвязанных систем . Происходит глобальная перестройка информационного взаимодействия. Разрозненные ECM-системы объединяются в одну глобальную систему. Для этих целей может быть выделен единый ЦОД. Зрелые централизованные структуры формируют спрос на "взрослые" решения. В пятерку самых востребованных инфраструктурных и прикладных решений входят репликация данных, работа через веб-доступ и терминал, управление качеством, договорами и закупками.
Механизм репликации данных
Если взаимодействие между узлами слабосвязанной структуры минимально, то синхронизация данных между серверами единой распределенной системы может вызвать настоящую головную боль. В этом случае следует использовать различные сервисы репликации, которые позволяют организовать автоматический обмен информацией между удаленными системами.
Другая сложность – это необходимость в линиях связи между серверами. В нефтегазовой отрасли, например, большое число дочерних производственных подразделений разбросано по "медвежьим углам". Несмотря на очевидный прогресс в области телекоммуникаций, не всегда есть возможность обеспечить скоростные каналы связи между департаментами. Так что сервис репликации должен предъявлять минимальные требования к скорости передачи данных и работать в сеансовом режиме.
Работа через веб-доступ и терминал
Можно выделить два основных сценария. Первый – когда требуется обеспечить работу удаленных сотрудников и партнеров компании. Второй – когда ECM-система развернута на физическом или даже виртуальном сервере в ЦОДе, и все пользователи работают в режиме удаленного доступа.
Также второй сценарий характерен для поставки программного обеспечения по модели SaaS: система развернута на сервере поставщика услуги, и пользователь платит за свою долю вычислительных мощностей системы (функционал, дисковое пространство, транзакции). В последнее время стабильно увеличивается количество пользователей, обращающихся к корпоративным информационным системам через мобильные устройства. Считается хорошим тоном, когда основной функционал ECM-системы доступен с планшетов, смартфонов и иных бизнес-гаджетов.
Как уже было сказано выше, очень часто в крупных холдингах выделяются структуры для обеспечения единообразия и установленного качества бизнес-процессов. Для эффективной работы такого подразделения необходимо решение, которое бы позволило планировать и проводить аудит, фиксировать и устранять несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, проводить анализ удовлетворенности потребителя и предоставлять руководству объективные данные для анализа функционирования системы. Актуальность такого решения многократно повышается, если организация стремится соответствовать признанным мировым стандартам.
Управление договорами
Договорная работа в холдинге характеризуется не только количеством заключаемых договоров, но и зачастую изощренной схемой их согласования. Более других этим как раз "грешат" жесткие централизованные структуры. Процедура согласования может быть зафиксирована в регламентирующих документах или, наоборот, в компании существует негласная, но от этого не менее скрупулезно соблюдаемая деловая практика.
Если прибавить к перечисленным сложностям необходимость проводить мониторинг состояния действующих контрактов, контролировать исполнение обязательств, своевременно пролонгировать контракты с заканчивающимся сроком действия, то неудивительно, почему значительная доля крупных заказчиков с помощью ECM-системы в первую очередь автоматизирует управление договорами. Большинство предлагаемых решений нацелено на автоматизацию всего жизненного цикла договора.
Управление закупками
В централизованных структурах снабжение структур холдинга также обычно отдано на откуп выделенному подразделению. Подразделение с одной стороны сталкивается с потоком заявок, которые надо учитывать, обрабатывать, включать в конкурсы, исполнять, а с другой – с валом предложений, которые надо сравнивать и выбирать лучшие. ECM-решение по управлению закупками позволит создать конкурентную среду для поставщиков, сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства, снизить коррупционные риски, сформировать "скамейку запасных" поставщиков на случай форс-мажора.
Организационное "устройство" холдинга, характер взаимодействия между его подразделениями, система управления накладывают требования к ECM-решениям. Кроме способности "переварить" объем документов, задач, структурированных данных, продукты также должны предоставлять возможность масштабирования, удаленной работы, способность к интеграции. Из прикладных задач наиболее часто приходится решать вопросы управления качеством, договорами и закупками. Отдельное внимание необходимо уделять юридической значимости электронных документов, но это уже тема для отдельной статьи или даже целого семинара, которые организуют специалисты компаний-вендоров, таких как Directum.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2803
