Как эффективно управлять временем и задачами в СЭД
Для любого пользователя системы электронного документооборота вопрос грамотного распределения рабочего времени и порядка выполнения поручений сейчас является одним из наиболее актуальных. Стандартные инструменты тайм-менеджмента не подходят для реализации этих задач именно в рамках СЭД. Какие спецфункции и методы придумали разработчики? Рассмотрим, что предлагает новая версия СЭД CompanyMedia от компании "Интертраст".
Рассмотрим самый интересный вариант реакции - Defer (отложить), т.к. при всех остальных системе контролировать уже нечего и некого. Если исполнитель никак не отреагировал на полученную задачу, всего лишь прочитал ее, то в текущих реализациях СЭД в контексте методологии GTD это по умолчанию означает "Defer (отложить)", причем практически до срока исполнения. Согласно GTD, это неправильно, или как минимум такой режим работы допустим только для отдельных очень аккуратных исполнителей. По отношению к остальным это означает, что человек просто не занимается этой задачей, вообще о ней не думает и ничего делать по ней не планирует.
СЭД CompanyMedia: что умеет новая версия
Подсистема управления задачами в СЭД CompanyMedia должна помогать заинтересованному и квалифицированному исполнителю самому решать поставленные задачи качественно и в срок, а руководителю - контролировать нерадивых или неопытных исполнителей, в итоге добиваясь решения поставленных задач даже от них — так было сформулировано задание для разработчиков.
По словам Владимира Панова, главного архитектора "Интертраста", здесь есть очевидная проблема. "Большинство задач, управляемых в СЭД, решаются не в самой СЭД, а вне ее, в СЭД отслеживается лишь отчетность, а не сами решения, - говорит он. - Поэтому сейчас ни система, ни руководитель через систему не видят, что делает исполнитель до самого наступления срока задачи. Ну и сам исполнитель может просто забыть о задаче вплоть до уведомления о просрочке. Но ведь система не знает, действительно ли он забыл, или все-таки делает все, что надо, и вовремя, поэтому просто так посылать постоянные уведомления - это неправильно ".
"Использование методологии GTD для решения этой проблемы - в том, чтобы по любой поставленной задаче всегда было известно "каково следующее действие, и кто его будет делать". Причем для того, чтобы это действие определить (запланировать), обычно нужно всего несколько секунд, - объясняет проблему г-н Панов. - Но беда в том, что этого почти никто не делает, вот и получается, что нерешенные проблемы и несделанные дела копятся, а постоянные авралы становятся нормой. А это уже легко может контролировать сама система".
Далее рассмотрим явное действие пользователя по персональному планированию задачи новой версии СЭД CompanyMedia. Проблема в том, что просто сказать себе "об этом я подумаю завтра" сработает только для элементарных задач, которые лучше делать сразу (D1=Do). А задачи, требующие значительного времени, обычно разбиваются на подзадачи, и именно их уже можно планировать по времени как элементарные. Если же для сложной задачи не определена хотя бы первая подзадача (следующее элементарное действие), то это означает, что никакого планирования еще просто не было, а это ведет к оттягиванию каждого очередного шага и в итоге к срыву срока.
Таким образом, по каждой задаче, не решаемой "в один присест", исполнитель обязательно должен определить и указать в системе следующее действие (подзадачу). Когда очередная подзадача решена, основных альтернативы две: завершить основную задачу, или запланировать новую подзадачу. Ситуация, в которой выданная исполнителю задача еще не выполнена, но при этом не имеет невыполненных подзадач, означает, что исполнитель этой задачей скорее всего не занимается и, вероятно, сорвет сроки. И это предмет для напоминаний - самому исполнителю и/или руководителю.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3118
