Как автоматизировать документооборот на расстоянии
Проекты по автоматизации документооборота сегодня активно ведутся в государственных органах по всей стране и на всех уровнях. Не является исключением и региональная власть. Так, в начале 2013 года в Администрации города Куйбышев (Новосибирская область) была внедрена система компании ЭОС - СЭД "Дело" Проектом занимался партнер ЭОС, компания "КС-Консалтинг". Ключевой особенностью стала работа по "удаленной схеме", что позволило заказчику получить большую экспертизу и сэкономить средства.
Отметим также, что серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами Администрации. Кроме того, ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными "КС-Консалтинг".
Плюсы и нюансы дистанционного внедрения
В "сухом остатке" к сложностям рассматриваемого дистанционного типа внедрения можно отнести только то, что сроки реализации проекта незначительно увеличились. А плюсов заказчик получил гораздо больше. Эксперты "КС-Консалтинг" говорят о том, что за счет работы по удаленной схеме удалось уменьшить стоимость проекта. В первую очередь, не нужны были командировочные расходы. "В небольших проектах именно командировочные расходы составляют ощутимую долю стоимости проекта, порой до 20%. Помимо этого, в дальнейшем заказчик самостоятельно, силами обученного технолога СЭД, проведет опытную эксплуатацию и откорректирует при необходимости настройки системы, и это также влияет на конечную стоимость проекта",- говорит генеральный директор "КС-Консалтинг" Андрей Балабанов.
Отмечая плюсы дистанционного внедрения, Андрей Балабанов говорит о том, что такой подход удобен для клиентов, не располагающих достаточным количеством свободного времени или не имеющих возможности отложить все свои дела и полностью погрузиться в процесс внедрения, а также для тех, кто испытывает проблемы с ИТ-бюджетом.
При этом генеральный директор "КС-Консалтинг" указывает на то, что дистанционное внедрение не панацея для всех. "Предложение заказчику проекта по подобной схеме – всегда индивидуальное решение, принимаемое после оценки всех "за" и "против". В первую очередь такой способ подходит для небольших организаций. Стоит понимать, что применение "удаленной схемы" возможно лишь в случае небольших масштабов внедрения, так как отследить все маршруты движений документов, определить взаимосвязи и делопроизводственные функции каждого из участников документооборота в масштабе большого предприятия посредством электронной почты и телефона предоставляется практически невозможным. Второй момент: заказчик должен понимать, что экономя на выезде исполнителя на обследование и запуск системы, он сознательно идет на то, что перекладывает эту работу на плечи своего персонала в лице технолога СЭД. Отсюда неминуемое увеличение сроков ввода системы в эксплуатацию, более медленное ее развитие и расширение. Если заказчик понимает, что СЭД ему нужна, денег на полный проект в бюджете не хватает, но есть возможность достраивать систему своими силами, пусть и медленно, то такой вариант внедрения может быть оправдан", - говорит Андрей Балабанов.
Итоги внедрения
По оценкам представителей интегратора и заказчика, в рамках проекта удалось решить все поставленные задачи. По результатам первого этапа проекта автоматизировано несколько рабочих мест для Управления делами Администрации и секретаря приемной.
На данный момент в Администрации Куйбышева благодаря системе "Дело" осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. СЭД "Дело" позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. Более того, она значительно облегчила поиск документов и позволяет списывать электронные карточки в номенклатурные дела. Кроме того, появилась возможность добавления в систему электронных документов, что важно для последующих этапов развития СЭД.
В перспективе, как только специалисты заказчика освоят на практике новый программный продукт, Администрация Куйбышева планирует дозакупку рабочих мест СЭД "Дело" для подключения к работе в системе всех начальников управлений. Таким образом будет создано единое рабочее пространство всех подразделений муниципалитета.
Николай Новиков
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3293
