Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

Интеграция СЭД: разбираем узкие места

Бизнес Интеграция Документооборот Бизнес-приложения Законодательство

Бизнес требует прозрачного обмена документами и данными между ECM различных поставщиков, а также использования этой информации в сквозных бизнес-процессах. Аналогичная ситуация складывается и в госсекторе, где движущим фактором развития выступают электронные госуслуги — внедрение во всех ОГВ одной-единственной СЭД невозможно в силу многих причин, поэтому есть потребность в согласованной работе систем множества поставщиков.

Времена, когда корпоративные системы работали изолированно друг от друга, прошли. Сегодня взаимодействие, обмен данными между системами являются обязательным требованием. В частности, Gartner считает создание интегрированной экосистемы одной из десяти стратегических задач для ИТ на 2013 год. На рынке происходит сдвиг в сторону более интегрированных экосистем и уход от слабосвязанных гетерогенных сред. Это вызвано желанием пользователей снизить расходы, упростить работу и достичь большей безопасности, как было объявлено на ежегодной конференции Gartner Symposium/ITxpo в конце 2012 г. В контексте СЭД/ECM можно выделить несколько типовых задач, при решении которых это прозрачное взаимодействие между различными системами особенно актуально.

Межкорпоративный юридически значимый документооборот

Бизнес требует, чтобы обмен документами происходил в электронной форме. Прежний подход, когда документ создается в одной СЭД, распечатывается, отправляется в адресату, где сканируется и поступает в другую СЭД, представляется сегодня до крайности нелепым.

"В самом минимальном варианте, обмен юридически значимыми электронными документами между организациями может происходить по электронной почте, причем даже без применения ЭП, теоретически для обеспечения юридической значимости достаточно соответствующих регламентов и соглашений", - считает Сергей Полтев, руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС.

Для внедрения ЭП в самом простом варианте компания ЭОС рекомендует EDSIGN – надстройку к MS Word, которая не только позволяет встраивать электронную подпись в документы, но и делает этот процесс максимально наглядным, с отображением в тексте документа графического факсимиле.


Следует признать, что невозможно свести все задачи управления исключительно к обмену документами и поручениями

Если говорить об обмене документами между системами документооборота, то "Дело" позволяет обмениваться документами и соответствующими метаданными между организациями по электронной почте. Для обмена данными между разными системами документооборота, а также для более тесного взаимодействия СЭД (например, возможности контроля за прохождением документа в подведомственной организации) применяется Сервер электронного взаимодействия (СЭВ). Еще один возможный вариант – предоставление удаленного доступа контрагентам к СЭД с помощью веб-интерфейса.

Компания "ДоксВижн" выбрала путь сотрудничества со специализированными операторами. "Эту задачу (межкорпоративный документооборот) обеспечивают EDI-провайдеры, например "Диадок", "Такском" "Тезис" и другие. Дело вендоров СЭД — обеспечить интеграцию с ними. Мы этим занимаемся. Уже есть модуль интеграции с "Диадок". Начали с него, поскольку это самый мощный по клиентской базе EDI-провайдер", – поясняет Сергей Курьянов, директор по развитию компании DocsVision.

Directum пошел еще дальше и создал компанию Synerdocs, которая выступает на рынке в качестве уполномоченного оператора ЭДО, конкурируя с такими игроками, как "Такском" и "Диадок". "Для обмена документами с нашими контрагентами, прежде всего, с партнерами, мы используем недавно разработанный сервис межкорпоративного электронного документооборота юридически значимыми документами Synerdocs. Юридическая значимость обеспечивается использованием электронной подписи, так соблюдаются все требования действующего законодательства применительно к межкорпоративному электронному документообороту. Активная реальная обкатка работы сервиса разработчиком гарантирует высокое качество продукта, поэтому мы смело предлагаем его использование и нашим клиентам", - говорит Василий Бабинцев, руководитель отдела маркетинга Directum.

Поддержка сквозных бизнес-процессов в организациях

Следует признать, что невозможно свести все задачи управления исключительно к обмену документами и поручениями. Для принятия решений сотрудникам организаций также необходима информация из различных учетных систем. Более того, реальные действия — платежи, подключение и отключение услуг, открытие счетов и пр. также совершаются не в системах документооборота, но пользователям нужен доступ к документам, хранящимся в СЭД. Интеграция СЭД с ERP на техническом уровне — вопрос сегодня уже банальный. Однако эта практика еще отнюдь не стала повсеместной. Очевидно, что есть вызовы на уровне методологии самой постановки бизнес-задачи, на которые должны ответить интеграторы и разработчики.

Василий Бабинцев считает, что неважно, какая из корпоративных систем занимает центральное место в бизнес-процессах предприятий, ECM или ERP. Это вопрос риторический, и ответ на него в большей степени зависит от бизнес-модели компании и даже от особенностей работы отдельных подразделений внутри ее. Для промышленного предприятия это может быть ERP, для сферы услуг — ECM или даже CRM. Важно, чтобы каждое предприятие старалось максимально полно использовать функционал используемых решений и как можно глубже интегрировать информационные системы в текущую бизнес-среду, чтобы упростить работу конечным пользователям, особенно тем, которым приходится взаимодействовать с несколькими системами.

Сергей Курьянов придерживается аналогичной позиции по этому вопросу и приводит практический пример интеграции: "В разных процессах рулевыми могут и должны быть разные люди. Это касается не только инициации процесса, но и справочников. Всегда какая-то система должна быть ведущей. В архитектуре DocsVision имеются шлюзы к бизнес-приложениям (например к "1С:Предприятию"). В стандартной функциональности шлюза есть не только чтение/запись данных в смежной системе, но и мониторинг ее объектов. Например, после появления в "1С" нового счета можно автоматически начать процесс его согласования, а затем вернуть в "1С" статус "счет утвержден" и дату его оплаты, запланированную в ходе согласования".

Сергей Полтев обращает внимание на важность подготовительной работы консультантов, прежде чем решать технические вопросы стыковки систем. "Один из важных моментов при интеграции – правильно определить, какая из систем в каких случаях является "первоисточником" данных, а также правила, по которым будет проходить синхронизация записей между различными системами", - говорит он.