Хранение e-документов: как угнаться за ИТ?
Активное использование и повсеместное внедрение электронных документов, а также получение ими статуса "юридически значимого" неизбежно приводит к необходимости их долгосрочного хранения. Для этого компании используют электронные архивы. Как правильно организовать такое хранилище, какие требования предъявляются к ним и к самим документам, и что необходимо учитывать, чтобы впоследствии не оказаться без доступа к информации?
Поэтому здесь очень важно и нужно обеспечить неизменность содержания документа и его реквизитов (метаданных). И также необходима уверенность в том, что это содержание не менялось. Только тогда электронный документ можно признать аутентичным. Такая задача не может быть решена только техническими средствами, Очевидно, необходимо разработать ряд стандартов и процедур и добиться того, чтобы они стали общепринятыми. Лишь в таком случае можно будет говорить о действительно широком использовании электронных документов — когда их подлинность можно будет гарантировать в течение длительного времени.
Особое внимание форматам файлов
В ходе текущей работы люди обычно не задумываются о том, в каком формате сохраняется документ. Например, для деловых документов обычно используются общепринятые форматы популярных офисных приложений. Но, планируя их архивное хранение в течение как минимум десяти лет, необходимо этот фактор учитывать. Будут ли поддерживаться эти форматы? Будет ли вообще существовать та фирма, которая их придумала? Даже если мы аккуратно сохраним эти файлы, как их потом прочитать?
В ходе текущей работы люди обычно не задумываются о том, в каком формате сохраняется документ
К сожалению, многие фирменные форматы являются закрытыми, и, если компания решит прекратить их поддержку, прочитать эти файлы можно будет только с помощью старых приложений, которые будут запускаться только на старых операционных системах, работающих только на старых компьютерах. Где все это найти лет через двадцать?
Решением может быть использование открытых документированных форматов, таких как ODF, TIFF, PDF/A и другие в зависимости от вида содержания. В этом случае, даже если разработчик прекратил поддержку приложения, можно написать новое приложение на новой платформе, которое позволит просматривать любые старые документы.
Нужно отметить, что это требование не обязательно означает перевод всех пользователей на работу с другими офисными пакетами. Достаточно будет обеспечить конвертацию файлов документов при помещении их в электронный архив и включить в состав решения средства просмотра архивных документов.
Есть еще группа рисков, которые связаны с невниманием к используемым форматам файлов. Во-первых, это проблема скрытой информации. Потенциально любой офисный документ может содержать в себе данные о предыдущих правках, комментарии, невидимый текст, сведения о компании и авторе. Все это для окончательной редакции является лишним и не должно попадать в электронный архив.
Во-вторых, автор может использовать в документе поля, значение которых может изменяться, что приводит к искажению всего документа. Простейший пример — поле с текущей датой. Представьте, мы распечатываем документ из архива, а он датирован сегодняшним числом. Также не следует забывать и о макросах, которые могут изменить документ.
В-третьих, документ может содержать гиперссылки на веб-страницы или на другие связанные объекты (рисунки, схемы, другие документы). Иногда это действительно необходимо для удобства пользования этим документом и для его понимания. Но при помещении такого документа в архив с этим надо что-то делать – сохранять вместе с документом копии веб-страниц, например.
Эти нюансы должны быть учтены при разработке правил приема документов в электронный архив. Говоря технически, документы должны быть преобразованы в некоторый утвержденный формат, который может являться более узким подмножеством, например, формата ODF, чтобы исключить вышеперечисленные риски.
Регламент электронного архива
Как уже говорилось выше, только техническими мерами реализовать юридически значимый электронный архив нельзя. Необходимо еще разработать регламент его работы, чтобы построить доверенную среду и организовать деловые процессы таким образом, что это будет служить достаточной гарантией аутентичности электронных документов, хранящихся в архиве.
Если документ помещен в систему с соблюдением всех положенных процедур, а в процессе его хранения все действия с ним были строго контролируемы, можно смело утверждать, что такой документ остается неизменным и является юридически значимым. На уровне политик и процедур работы с документами (электронными и бумажными) можно использовать как руководящий документ стандарт ISO 15489.
Электронный архив и СЭД
Электронный архив сам не создает информацию - она поступает в него извне. Сегодня все больше документов изначально создаются в электронном виде. Эти документы должны быть переданы в архив из различных организаций.
Если говорить о действительно массовой передаче на государственное хранение e-документов, то необходимо решать задачу взаимодействия организаций с государственным электронным архивом на уровне информационных систем, утверждать протоколы обмена и разрабатывать процедуры приема e-документов на хранение аналогично тому, как это делается с бумажными.
Если принять во внимание, что СЭД уже внедрены (или скоро будут внедрены) во всех органах власти и других организациях, являющихся источниками комплектования архива, то наиболее логичным и эффективным решением была бы тесная интеграция с ними электронного архива. Это могло бы в значительной мере упростить процедуры передачи дел, завершенных производством на архивное хранение.
Есть еще один положительный аспект такой интеграции. Работа электронного архива и СЭД в интегрированном режиме будет способствовать также и передаче знаний и методологии работы с документами, которыми владеют архивные работники. К сожалению, не все делопроизводители имеют специальное профессиональное образование и не все СЭД адекватно реализуют функции управления хранением документов так, как это предписано регулирующими требованиями. Поэтому работа СЭД в режиме интеграции с электронным архивом потребует более точной и строгой классификации документов и установления предписанных законом порядков хранения, что повысит качество работы с документами в целом. Например, в этом случае решение о последующем архивном хранении могло бы приниматься уже на стадии создания или поступления документа в организацию.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2542
