ХМАО-Югра выбрала СЭД: открытость как плюс
Излишне говорить, что автоматизация документационного обеспечения работы для органов власти очень важна – это ускоряет движение документов, многие из которых имеют жесткие сроки исполнения. При этом документооборот в Думе не является замкнутым. Именно эти предпосылки стали доводом в пользу перехода Думы ХМАО-Югры на электронный документооборот. Выбор госорганизации пал на СЭД Directum.
Благодаря внедрению СЭД Думе ХМАО – Югры удалось решить многие задачи, в числе которых, например, организация полного цикла работы с электронными документами. При этом появляется возможность разграничения прав доступа, поиска документов по их реквизитам, а также тексту документа и фиксирования в электронном виде всей истории работы. Также следует отметить контроль исполнения заданий и поручений, формирование статистики по текущим и просроченным задачам, а также отслеживание эффективности работы каждого конкретного подразделения Думы и его сотрудников. Внедрение системы позволило обеспечить возможность работы с обязательными бумажными экземплярами документа в соответствии с требованиями российских норм делопроизводства, включая ведение номенклатуры дел, регистрацию и контроль местонахождения документа, а также возможность соотнесения электронного документа с его бумажной копией по штрих-коду. Кроме того, через систему организуется эффективное взаимодействие с вышестоящими органами власти: создание общей базы контактных лиц, объединение всей истории телефонных переговоров, переписки и личных встреч, а также планирование совместных мероприятий.
Исполнение решений Думы в разрезе электронного документооборота, 2009
Увеличить
Источник: Directum, 2010
Процесс подготовки и проведения заседаний от согласования места, времени и повестки заседания до рассылки протокола и контроля исполнения решений сегодня также переведен в электронный вид. Механизм формирования стенограмм заседаний позволяет публиковать решения Думы на сайтах и организовывать рассылку пресс-релизов в СМИ, а регулярное отслеживание освещения деятельности Думы поддерживается средствами модуля "Мониторинг СМИ". Подробная статистика по публикациям позволяет фиксировать наиболее интересные прессе темы, определить список самых активных СМИ, а также положительный либо отрицательный настрой журналистских материалов. Помимо того, СЭД способствовала налаживанию работы с обращениями граждан и организаций в Думе. Регистрация как письменных, так и личных запросов устраняет возможные потери информации и делает процесс рассмотрения обращений более оперативным и прозрачным как для представителей Думы, так и для самих граждан. Необходимо упомянуть и о том, что благодаря внедренной системе информация о награжденных Думой гражданах приобрела более систематизированный вид. Вся база данных о более чем 5 тыс. награжденных включает информацию о каждом из них, количестве наград и достижений, номере и названии постановления о награждении.
На сегодняшний день в СЭД Думы зарегистрировано около 140 пользователей. Важно отметить, что наряду с планируемыми результатами переход на электронный документооборот и внедрение системы Directum позволили выявить и устранить "узкие места" в работе с документами: неэффективные маршруты согласования, дублированные операции, двойную и даже тройную регистрацию документов. Кроме того, была решена проблема копирования документов. Если учесть, что к заседанию Думы подготавливается до 500 многостраничных документов, до внедрения системы Directum сотрудникам приходилось делать примерно 50 бумажных копий комплектов этих документов, что составляло около полутора миллионов страниц на каждое заседание. Тиражирование документов, ко всему прочему, требовало и специального оборудования, занимающего большие площади. Новая современная идеология работы позволяет существенно сэкономить как финансовые ресурсы, так и силы сотрудников. По новому регламенту, депутатам, помощникам, представителям и другим заинтересованным лицам предоставляется электронная повестка заседания со всеми электронными документами в простом и удобном интерфейсе системы.
Развитие проекта
В 2010 году в рамках развития проекта Думой ХМАО-Югры планируется приобретение дополнительного пакета лицензий и подключение удаленных пользователей. В планах следующего года - развитие долговременного архива: приобретение функционала электронных хранилищ информации (Directum Storage Services) с подключением к уже используемому корпоративному хранилищу данных (HP StorageWorks MSA). Кроме того, будет расширено количество сотрудников, использующих ЭЦП. В планах ИТ-специалистов Думы развитие функционала и создание модуля планирования деятельности организации.
Не стоит забывать, что внедрение новых технологий в органах власти всегда вызывает много вопросов. Политики, как и госслужащие, бывают достаточно консервативны. Поэтому важно, что при реализации данного проекта мысль о необходимости нововведений понятна и развивается не только ИТ-специалистами, но и высшими чинами. В Думе ХМАО-Югры самое деятельное участие при внедрении системы принимают председатель Думы Василий Сондыков и руководитель аппарата Думы Виталий Бахирев. Они внимательно следят за внедрением Directum на всех стадиях проекта и в данный момент активно интересуются дальнейшими путями развития СЭД в Думе. Руководство Думы понимает, что эффективность использования системы напрямую зависит от ее постоянной модернизации.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2377
