"Гипрогазцентр": предприятие избавляется от бумажной работы
В современных условиях крупной компании трудно обойтись без автоматизации документооборота – руководство лишено оперативных данных, а время сотрудников непродуктивно расходуется на бумажную работу. Компания "Гипрогазцентр" совместно с НПО "Компьютер" успешно реализовала проект построения единого информационного пространства, ставшего реальной основой системы управления предприятием.
Внедрение системы Directum началось с исследования проектной деятельности и процессов организации, контролируемых в рамках системы менеджмента качества (СМК).
В ходе опытной эксплуатации была автоматизирована работа с входящими и исходящими документами и приказами по основной деятельности, были проведены модификации, учитывающие правила работы в соответствии с СМК. После совместного тестирования модификаций с работниками "Гипрогазцентр" начался переход с используемой ранее программы по ведению записей СМК на систему Directum, в которой были активно задействованы все ее модули: управление электронными документами, управление деловыми процессами и канцелярия.
Группа компаний НПО "Компьютер" специализируется на разработке и внедрении программного обеспечения для автоматизации управления предприятиями и организациями.
Компания Directum была создана на базе соответствующих подразделений НПО "Компьютер" с целью активизации работы по продвижению, разработке и внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.
Работа канцелярии по регистрации документов была полностью переведена в систему Directum, что позволило упорядочить эту работу и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Сотрудники "Гипрогазцентр" получили оперативный доступ к документам за счет того, что все поступающие на предприятие документы сканируются и отправляются в работу в электронном виде. С вводом системы Directum исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений. Передача документов между исполнителями происходит автоматически, а даты и время передачи отражаются в утвержденных стандартами предприятия отчетах СМК.
Специалисты отдельных подразделений быстро оценили возможности системы Directum. Отдел кадров начал принимать заявки на оформление пропусков только в этой системе. Помимо работы по основным процессам некоторые специалисты проявили инициативу и автоматизировали рассылку и согласование своих документов. Так, например, работники отдела охраны природы начали проводить согласование чертежей в системе Directum.
Как утверждает Евгений Апполинарьевич Спиридович, заместитель генерального директора по науке, "внедрение системы Directum позволило организовать надежный и оперативный доступ к необходимым документам, например, ко всем инструкциям и стандартам отдела экспертизы качества, для использования сотрудниками предприятия в ходе выполнения работ".
На этом этапе было принято решение о необходимости интеграции трех независимых систем: КАС "Бизнес Люкс", Directum, ИСАПР. Данная интеграция позволила получать полную информацию о состоянии договора на проведение проектно-изыскательских работ на всех стадиях от поступления технического задания от заказчика до полного исполнения: Directum – сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов их согласования, ИСАПР – расчет сметной стоимости договоров, КАС "Бизнес Люкс" - выполнение и оплата договоров, информация об их состоянии в любой момент времени, формирование актов сверок. Порядок интеграции систем был описан в техпроекте модификаций.
На втором этапе была внедрена система "Управление персоналом" (КАС) "Бизнес Люкс". Существо проблем, выявленных в ходе предпроектных исследований, сводилось к дублированию данных по персоналу в программах отдела кадров, ФЭС и бухгалтерии, что увеличивало время на обработку информации и приводило к несогласованности данных. Для формирования различной отчетности, получения выборок по структуре кадров в различных разрезах (по образовательному уровню, по возрасту и т.п.), по динамике роста заработной платы, по анализу составляющих видов начислений необходимо было брать данные из разных отделов, а затем обрабатывать сводные цифры вручную.
После внедрения подсистемы "Управление персоналом" все данные по персоналу вводятся в ней и синхронизируются с информацией в других подсистемах КАС "Бизнес Люкс" и в Directum.
Результаты
Результатом создания единого информационного пространства в "Гипрогазцентр", объединившего три программных продукта: КАС "Бизнес Люкс", Directum и ИСАПР, стал налаженный автоматизированный процесс функционирования договорной системы на предприятии. Вся информация по договорам ежедневно обновляется во всех программных продуктах при помощи специально настроенных автоматических расчетов, что позволяет специалистам ФЭС и руководству предприятия оперативно работать со всей договорной системой предприятия.
Этапы функционирования договорной системы
1. Ввод договоров ФЭС в корпоративную систему Directum;
2. Согласование этапов договоров всеми заинтересованными службами предприятия в корпоративной системе Directum;
3. Формирование смет по этапам работ сметно-договорной группой в ИСАПР;
4. Ведение ФЭС оперативного учета выполнения, сдачи и оплаты работ в разрезе субподрядных и генеральных договоров в КАС "Бизнес Люкс";
5. Проведение всех бухгалтерских операций в КАС "Бизнес Люкс";
6. Автоматическое формирование всех стандартных форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в КАС "Бизнес Люкс".
В результате внедрения подсистемы "Управление персоналом" была создана единая база данных по персоналу, разделены функции по вводу данных и налажен автоматический расчет зарплаты по всем работникам предприятия. Автоматизировано формирование бухгалтерских проводок и передача их в подсистему "Бухгалтерский учет", получение отчетов по персоналу в различных разрезах без дополнительной нагрузки на другие отделы (бухгалтерия, ФЭС). С помощью системы Directum налажен процесс подписания кадровых приказов и доведение их до бухгалтерии и ФЭС.
Внедрение подсистемы "Управление персоналом" в "Гипрогазцентр" также позволило осуществлять поиск и подбор персонала в первую очередь из штата предприятия для более эффективного использования собственных кадровых резервов, что очень важно для постоянно развивающегося предприятия, каким является "Гипрогазцентр".
КАС "Бизнес Люкс", Directum и ИСАПР стали реальной основой системы управления "Гипрогазцентр", удовлетворяющей всем требованиям системы менеджмента качества предприятия. Информация, которая формируется более чем на 250 рабочих местах, позволяет принимать взвешенные и обоснованные решения руководителям различных уровней: от генерального директора до начальников отделов.
Дальнейшее развитие
Информационная система "Гипрогазцентр" продолжает активно развиваться. В 2008 году в связи с ростом предприятия и развитием инфраструктуры, возникла необходимость развить решение на базе Directum под новые требования бизнеса: расширить охват автоматизации, развить функционал, автоматизировать новые и оптимизировать существующие процессы взаимодействия. Для этого был инициирован проект модернизации системы предприятия, целями которого стали оптимизация работы канцелярии и автоматизация некоторых важнейших процессов системы менеджмента качества (СМК). Проект стартовал осенью 2008 года и был завершен осенью 2009. В рамках модернизации было проведено обновление системы до версии Directum 4.5.1. Был полностью пересмотрен процесс работы в системе с входящими документами, значительно оптимизирована работа делопроизводителей. Появилась возможность автоматического снятия документов с контроля с оповещением делопроизводителей, разработана система уведомлений, позволяющая специалистам отдела управления качеством упростить контроль над соблюдением сроков работ по важным и срочным документам.
Благодаря внедрению функционала Directum Storage Services сотрудники "Гипрогазцентр" получили возможность размещать объемные данные в дополнительных хранилищах, что позволило обеспечить быстрый и удобный доступ к ним и снизило нагрузку на основной сервер.
Переход на новую версию системы позволил функционально пересмотреть старые и охватить новые процессы, играющие особую роль в основной деятельности института и управлении качеством его работ. Так, например, в систему полностью перешло управление всеми процессами, связанными с передачей технических проектов внешним подрядчикам – выбор исполнителя, согласование задания на проектирование для подрядчика и приемка результатов его работ.
Также был автоматизирован исключительно важный для СМК процесс, определяющий деловую и профессиональную репутацию института – анализ внешней претензии.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2415
