Электронный документооборот "на пальцах": просто о важном
Логика, которой руководствуются люди в повседневной жизни, работает и в области управления документами. Так, рассмотрев определенные ситуации и проведя параллели, можно выявить неочевидные на первый взгляд проблемы и простые пути их решения.
Но этот метод работает только в определенной ситуации: если мы знаем, к кому можно обратиться, и этот сотрудник может и хочет нам помочь. Поэтому нужны какие-то другие, более надежные и не привязанные к определенным персонам способы повышения релевантности и полноты результатов поиска.
Самым известным способом является каталогизация документов, создание плоской или иерархической структуры папок. В современных ECM-системах папки виртуальные, и ссылка на документ может быть помещена в произвольное количество папок. Достаточно найти нужную папку, чтобы получить список всех документов, имеющих отношение к данному вопросу.
Есть и другие методы. Например, механизм связывания документов. Между парой документов создается логическая связь. Найдя один документ, мы легко можем получить список связанных с ним. Также документы могут быть связаны при помощи общего атрибута, например, названия проекта или организации.
Слабая сторона всех перечисленных решений заключается в том, что сотрудники должны сами вручную классифицировать документы, строить связи, заполнять атрибуты. Иначе все вышеперечисленные методы повышения релевантности и полноты поиска перестанут работать. Этот факт объясняет интерес к ПО, выполняющему автоматическую классификацию, атрибутизацию, связывание документов и построение таксономий.
Проблемы в наследство
У многих людей время от времени накапливаются вещи, которыми они не пользуются, но выбросить их в то же время жалко. Это могут быть книги или журналы, одежда, прочая домашняя утварь. Поэтому они искренне радуются, когда эти вещи удается кому-либо “пристроить”, считая при этом, что помогают людям, хотя, по сути, просто перекладывают на них бремя хранения ненужных вещей.
С документами может происходить то же самое. Сотрудник, покидающий организацию, оставляет в доброе пользование коллегам результаты своей интеллектуальной деятельности - документы в ECM-системе. С одной стороны, это правильно и даже законно - согласно гражданскому кодексу, если соглашением сторон не установлено иное, результаты интеллектуальной деятельности работника принадлежат его работодателю. Да и просто, сохраняя документы в ECM, человек надеется, что они смогут пригодиться его коллегам.
Проблема заключается в том, что вместе с действительно нужными после ухода сотрудника в системе остаются документы, содержащие устаревшую неактуальную информацию, выводы, мнения. Эти документы «мертвым грузом» лежат в системе, потребляют далеко не бесплатные сетевые ресурсы, заставляют «толстеть» резервные копии системы, замусоривают результаты поиска.
Недавно в твитах одного из участников конференции AIIM 2013 Грега Кларка промелькнула мысль, что 68% корпоративного контента не имеет ценности. Хочется надеяться, что это процент всей информации, в том числе хаотично разбросанной по локальным жестким дискам и прочим накопителям. В ECM-систему контент помещается выборочно, как правило, политиками хранения документов установлены критерии отбора информации, которая сохраняется в ECM. Поэтому априори доля «мусора» в ECM должна быть ниже. Но, тем не менее, такая проблема существует.
Решение этой задачи также легко продемонстрировать на пальцах. Например, для отслуживших вещей может сложиться примерно следующий workflow – «активное использование – темная комната – балкон – гараж – мусорный контейнер». Иногда вещь оказывается в мусорном бачке раньше, даже не побывав в гараже или на балконе.
Подобная стратегия отлично работает с документами. При отсутствии обращений в течение определенного времени документ переносится в более медленное хранилище, где его размещение обходится дешевле. В то же время он все еще доступен для поиска. Если документ кому-то потребовался и с ним возобновилась активная работа, он «возвращается в строй» - переносится в основное хранилище. Если же к документу и во время нахождения в «отстойнике» не обращается никто – это уже кандидат на удаление. Как и в примере выше, можно предусмотреть несколько «инстанций», которые пройдет документ перед тем, как будет навсегда удален из системы.
Есть в системе и документы-призраки. Если в компании ECM-система работает несколько лет, то в ней появляются документы, у которых в таблице прав доступа указаны только уволившиеся и выбывшие сотрудники. Разумеется, у администраторов системы, у руководителей есть права доступа, но у рядовых пользователей доступа к этим «крупицам знаний» - нет. Как правило, эти документы создавались в процессе решения небольших персональных задач.
Можно и форсировать этот процесс «старения», периодически устраивая «генеральные уборки». Ну и, в корпоративной культуре должно быть правило «убираться за собой». Если это не форс-мажор, то увольняющийся сотрудник должен произвести оценку своего интеллектуального наследства, удалить устаревшие, неактуальные и прочие не имеющие ценности документы, на оставшиеся раздать права тем, кому результаты его интеллектуальных трудов будут интересны, решить с руководителем судьбу спорных документов.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3385
