ЭДО расставляет ловушки для бизнеса
При использовании в работе компании традиционной СЭД очень трудно, почти невозможно учесть все варианты развития событий, а жесткий алгоритм будет существенно ограничивать гибкость действий сотрудников. Эта проблема сегодня стала на самом деле актуальной, поскольку большую часть бизнес-процессов нельзя назвать жестко формализованными. Как выбираться из ловушки?
Ориентация на использование концепции кейс-менеджмента в дальнейшем будет только усиливаться, в первую очередь, для автоматизации значимых для бизнеса задач, среди которых управление клиентскими досье, исковое делопроизводство, контрактная работа, управление качеством, обслуживание и ремонт оборудования, управление проектами по капитальному строительству, и пр.
Больше, чем папка с документами
Кейс содержит в себе не только документы, относящиеся к данному вопросу, но и информацию о людях, которые вовлечены в работу, а также о событиях, которые произошли или должны произойти. Кроме того, в кейс может быть встроена собственная бизнес-логика, то есть в зависимости от различных условий и событий могут запускаться бизнес-процессы или выполняться бизнес-правила.
Кейс-менеджмент позволяет сотрудникам фокусироваться на цели работы, а не на маршрутах документов
Например, если есть кейс для арбитражного дела, то событием может быть назначение очередного слушания, к которому должны быть подготовлены определенные документы. Система может запустить процесс их подготовки, автоматически направив поручения сотрудникам, которые отвечают за работу с этим кейсом, сразу после того, как будет установлена дата слушания.
Переосмыслить бизнес-процессы
После введения в обиход понятия кейса изменяется подход к проектированию бизнес-задач. Очевидно, что системы, предлагающие жестко детерминированные схемы бизнес-процессов, оказываются непригодными в тех сферах, где решения принимаются людьми на основе их опыта, знаний и конкретной ситуации. А это почти вся офисная работа, весь управленческий документооборот.
Суть проблемы в том, что ни один аналитик не сможет предсказать все мыслимые варианты развития событий по кейсу. Если прибегнуть к примеру с арбитражным делом, то при необходимости судья может назначить проведение экспертизы качества слоновой кости и запросить документы, например, из Гвинеи-Бисау. Едва ли эти риски можно заранее учесть и прописать соответствующий функционал в схеме бизнес-процесса. Скорее всего, ориентироваться придется по ходу дела.
Концепция кейс-менеджмента позволяет уйти от чрезмерной детализации и формализации бизнес-процессов, оставив больший простор для творческой инициативы сотрудников. И в то же время она позволяет запускать предопределенные бизнес-процессы там, где все четко формализовано.
Например, процесс разработки любого большого документа, будь то ТЗ на внедрение СЭД или бюджет Российской Федерации, всегда итерационный и требует вовлечения разных групп экспертов. Зато процесс утверждения того же документа вполне формализуем, все согласующие инстанции заранее известны.
Иногда кейс-менеджмент противопоставляют традиционному подходу управления бизнес-процессами, но напрасно. Эти концепции вполне могут сосуществовать и дополнять друг друга. Так, например, высокоуровневый бизнес-процесс может отслеживать основные фазы работы по кейсу, оставляя на усмотрение исполнителя выполнение конкретных действий на каждом этапе. Формализованные процессы могут применяться и на самом нижнем уровне для автоматизации различных процедур.
Кейс-менеджмент указывает дорогу BPM
Использование концепции кейс-менеджмента для автоматизации слабо структурированных бизнес-процессов имеет очень неплохие перспективы. Это позволяет осуществить запуск проекта в более сжатые сроки, устранив этап детального описания и моделирования бизнес-задач заказчика.
Обычно в начале проекта организация находится на недостаточно высоком уровне зрелости, чтобы осознанно подойти к анализу собственных бизнес-процессов, а внешние консультанты не могут быстро погрузиться в реалии конкретного клиента. В результате зачастую предлагаются схемы процессов, далекие от реальной жизни.
Кейс-менеджмент отчасти устраняет эту проблему, позволяя сотрудникам фокусироваться на цели работы, а не на маршрутах документов. Это подобно тому, как в новом районе или в парке сначала смотрят, где люди протопчут тропинки, а потом уже прокладывают асфальтовые дорожки. Набрав статистику по работе с кейсами в режиме свободного движения документов и заданий, можно выявить устойчивые маршруты и зафиксировать их в BPM-системе.
Но следует понимать и ограничения кейс-менеджмента. Лучше сразу ориентироваться на инструментарий BPM там, где требуется высокая производительность и четкое следование инструкциям.
Все ведущие вендоры ECM осознали это и предлагают решения для управления кейсами в составе своих платформ. Отечественные разработчики также начинают движение в этом направлении. С большой вероятностью можно сказать, что использование кейс-менеджмента в задачах управления документами приобретет массовый характер в течение ближайших трех лет.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2770
