ECM-система в госсекторе: опыт Астраханской области
Российский госсектор – один из основных потребителей ИТ, связанных с повышением эффективности работы. Пример Астраханской области, правительство и муниципальные образования которой внедрили ECM-систему от Directum, показывает, как можно достичь положительных результатов в части взаимодействия чиновников разных уровней между собой.
Второй этап
После того как первый этап был завершен и в системе был организован безбумажный документооборот между ведомствами Астраханской области, начался второй этап информатизации органов власти этого субъекта, связанный с внедрением СЭД Directum в муниципиальных образованиях региона. Так, в 2012 году администрации Камызякского района, Наримановского района и его поселений, ЗАТО Знаменск, Енотаевского района, Володаровского район, Приволжского района, Красноярского района и Красноярского сельского совета получили возможность работы с безбумажными технологиями.
Внедрение СЭД Directum в этих муниципалитетах происходило с 2011 года посредством приобретения продукта у авторизированного партнера Directum ГК "Пилот". АМО "Камызякский район" приобрела его со скидкой в рамках маркетинговой акции "Сплошные плюс", сэкономив существенные деньги из своего бюджета на ИТ. На сегодняшний день в Камызякской администрации настроена СЭД (помимо базовых модулей установлены бизнес-решения “Управление договорами” и “Классическое делопроизводство”), закончено обучение сотрудников и администратора системы, пройдена аттестация рядовых служащих администрации, руководителя аппарата и начальников отделов. Подходит к завершению второй этап по развитию системы, в рамках которого внедрены дополнительные модули и возможности системы (Веб-доступ, Бизнес-решение "Обращение граждан и организаций", Интернет-приемная). Проведено обновление системы до 4.9 и проводятся тестирование служб взаимодействия DICS между системами АМО "Камызякский район" и администрацией губернатора.
Количество отправленных документов, 2010-2012
Увеличить
Источник: Администрация губернатора Астраханской области, 2013
В МО "Наримановский район" лицензии на СЭД были закуплены для администрации района и глав 13 администраций, входящих в муниципальное образование для дальнейшей автоматизации сельсоветов, а за счет сервера веб-доступа организовано взаимодействие с ними. Особенностью этого проекта является применение компонента DICS – Directum Intersystem Cooperation Services, специализированных сервисов для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Это могут быть СЭД от Directum, установленные в разных организациях, относящиеся к разным версиям, по-разному разработанные и кастомизированные.
В системах могут использоваться разные справочники, разные типы карточек документов и разные типовые маршруты. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается защищенный электронный документооборот с применением ЭЦП. В случае с МО "Наримановский район" это системы самого МО по отношению к СЭД в администрации Астраханской области и исполнительных органов государственной власти.
В итоге уже к концу 2012 года силами ГК "Пилот" и сотрудников администрации МО "Наримановский район" решение перевели в промышленную эксплуатацию -1 октября 2012, спустя 3 месяца после старта проекта в СЭД было зарегистрировано около 80 сотрудников, включая удаленных пользователей – глав сельсоветов муниципальных образований района. Сам глава администрации – Нурлан Кандыков, подключен к СЭД через iPad и веб-браузер, что позволяет ему оперативно реагировать на срочные задачи. В ходе внедрения с помощью базовых модулей системы, а также бизнес-решений "Классическое делопроизводство" и "Управление договорами" была автоматизирована работа главы администрации и его заместителей, делопроизводителей, руководителей подразделений, договорные процессы и начато формирование архива электронных документов. Благодаря внедрению системы повысилась оперативность и надежность обмена информацией с территориально отдаленными подразделениями администрации. В 2013 г. к системе электронного документооборота по средствам веб-доступа будут подключены 16 учебных заведений района.
В рамках развития системы было внедрено бизнес-решение "Обращений граждан и организаций", кроме того постоянно наращивается количество используемых лицензий и подключенных подведомственных учреждений.
В настоящее время в МО "Наримановский район" автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, обращениями граждан. Проводится масштабирование системы и внедрение нового функционала.
В конце 2012 начале 2013 прошло внедрение СЭД в АМО "Енотаевский район". Были приобретены лицензии, проведено исследование документопотоков и адаптация системы под их особенности, проведено обучение и опытная эксплуатация. Документооборот с нового года организован в электронном виде. Сотрудники по достоинству оценили преимущества использования бизнес-решения "Классическое делопроизводство".
Настоящее время
По данным CNews, на начало 2013 года в СЭД Directum работают более 770 сотрудников из 30 органов исполнительной власти Астраханской области, 11 госучреждений и 13 муниципальных образований, что составляет более 50% от их общего количества всех специалистов. Таким образом общий уровень автоматизации позволил в 5 раз повысить исполняемость поручений за 4 года.
"Несмотря на ежегодное увеличение количества обрабатываемых документов в Администрации губернатора области мы наблюдаем снижение расходов бумаги с 6 т до 1,5 т", - замечает Павел Смолко, начальник управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области. По его словам, при подключении электронного документооборота также сократились расходы на традиционные почтовые отправления – сотрудники в регионе получают электронные документы, напрямую работая в СЭД.
На 2013 год администрация губернатора ставит для себя задачи по подключению к СЭД не менее 85% работников в исполнительных органах, предоставление заинтересованным территориальным органам федеральных органов государственной власти, сельским муниципальным образованиям, государственным учреждениям возможности подключения к СЭД, а также сокращение количества исходящих документов на бумажном носителе за счет подключения дополнительных пользователей СЭД, обеспечение обязательности отдельного рассмотрения по каждому факту несвоевременного исполнения входящей корреспонденции и интеграция районных систем электронного документооборота (по их готовности) с единой СЭД исполнительных органов.
Михаил Демидов / CNews
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3330
