Документооборот глазами потребителя: взгляды расходятся
Несмотря на то, что системы автоматизации документооборота сегодня получили широкое распространение, они зачастую недостаточно эффективны вследствие неполного использования функционала внедряемых решений. Это происходит из-за неправильного понимания места задачи автоматизации документооборота. В то же время СЭД является важным элементом системы управления компанией, и от выбора оптимального решения зависит эффективность управленческого процесса.
СЭД в рамках процессного управления
В отличие от директивного управления, при котором управленческий процесс воспринимается как набор отдельных директив и контроль атомарных актов исполнения, в процессном управлении основным объектом контроля является процесс – повторяемая последовательность действий, направленная на достижение конкретных результатов и, главное, имеющая измеряемый критерий результативности, так называемые метрики процесса. В сущности, директива – это специфический, упрощенный процесс, который имеет единственную метрику – факт своевременного исполнения. Процессное управление в самой своей сути предусматривает извлечение информации, которая позволяет выявлять недостатки имеющихся процессов и обеспечивать их непрерывное улучшение.
Основными объектами обработки на этапах бизнес-процессов являются различные документы. Реальная поддержка бизнес-процессов, а тем более достоверное получение их метрик практически невозможны без автоматизированной системы. Процессное управление как основная методология предприятия эффективно только в том случае, когда автоматизировано существенное количество бизнес-процессов компании. Система автоматизации документооборота является неотъемлемой частью внедрения в компании системы процессного управления. Она позволяет реализовать следующие задачи: ведение электронной библиотеки регламентов (шаблонов) бизнес-процессов; автоматизация основных процедур в рамках бизнес-процессов, сбор метрик процессов, а также формирования отчетности по ним.
СЭД в рамках проектного управления
Проектное управление является неким промежуточным механизмом, объединяющим элементы как процессного, так и директивного управления. Проект представляет собой совокупность этапов обработки, то есть процесс, в то время как отдельные задачи проекта могут быть как директивами (разработка уникального документа), так и процессами (его согласования по стандартному списку согласующих лиц).
Это только начало
Статья "Документооборот глазами потребителя: взгляды расходятся" открывает цикл материалов, посвященных развитию российского рынка СЭД. В следующих статьях будет проведен анализ функций системы автоматизации документооборота (нужно сказать, что до сих пор в индустрии не выработано единого механизма сравнения и анализа функций систем данного класса, в то время как необходимость подобного анализа уже давно назрела). Также будут освещены основные методики организации корпоративного документооборота, классы задач, решаемых системами автоматизации, типы подобных ИС, методы реализации функциональных подсистем.
Способ анализа и модель системы документооборота, которые будут представлены в серии публикаций, базируются на опыте разработки конкретной системы, а именно – комплексной платформы автоматизации управления документами и бизнес-процессами DocsVision, и опыте реализации более чем 500 проектов на ее базе.
С точки зрения проектного управления система автоматизации документооборота должна обеспечить упрощение доступа ко всей необходимой информации и контроля реализации проекта. При этом она должна решать следующие задачи: хранение проектной документации и обеспечение доступа исполнителей к необходимым данным при реализации проекта; автоматизация отслеживания состояния проектных заданий и типовых бизнес-процессов в рамках отдельных этапов проекта. Кроме того, система автоматизации документооборота должна интегрироваться с системой управления проектами (СУП), обеспечивая единую точку доступа ко всей информации о проекте.
Специфические требования можно предъявить к системе автоматизации документооборота с точки зрения поддержки конструкторско-технологического цикла. В этом случае актуальными становятся такие задачи, как: создание архива конструкторско-технологической документации, включая интеграцию с системами CAD/CAM; ведение нормативно-справочной информации; управление процессами подготовки изделия, включая разграничение прав доступа к данным на различных этапах формирования документации; поддержка процедур управления версиями документов, построение иерархических структур архива документации; формирование пакета бумажных документов "под изделие" и пр.
Другие задачи автоматизации документооборота
На практике в деятельности каждого предприятия имеется и директивная, и процессная и проектная состовляющие. Какая из них является главной – зависит и от отрасли, и от масштаба, и от культуры управления предприятием. Чаще всего компания сохраняет директивное управление как базовый подход и реализует процессное управление в нескольких важных или объемных по количеству документов бизнес-процессах. Вот несколько примеров. Отдел кадров – ведение кадрового делопроизводства, поддержка процессов приема на работу, увольнений и пр. Юридический отдел – архив нормативных документов, ведение реестра договоров, доверенностей, участие в процессах согласования юридически значимых документов. Отдел продаж – актуализация прайс-листа, ведение реестра переписки, ускорение договорного процесса и пр. Отдел маркетинга – рассылка новостей, ведение библиотеки шаблонов маркетинговых материалов, автоматизация обновлений веб-сайта.
Из рассмотренных контекстов можно сделать следующие выводы. Во-первых, решения, которые предприятия относят к области автоматизации документооборота, весьма разнообразны, но чаще всего могут быть разделены по базовой для компании управленческой методологии – директивному, процессному или проектному управлению. Во-вторых, на любом предприятии только одна из методологий, например директивная, является основной, но наряду с ней есть задачи и процессного, и проектного управления. И в-третьих, выбирая для себя систему, стоит выделить базовую методологию управления и одновременно области применения других методологий в важных для предприятия областях и оценивать функциональность системы комплексно – на ближайшую и долгосрочную перспективу.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2046
