DIRECTUM показала свой "модельный ряд"
Чтобы оставаться на современном уровне и отвечать растущим требованиям клиентов, информационные системы должны регулярно обновляться. Поэтому DIRECTUM назвала свой Форум, который состоялся 16 ноября в Москве в рамках "Открытых бизнес-дней" компании, "Модельный ряд" - чтобы подчеркнуть динамичность развития всей линейки своих продуктов. На Форуме компания впервые показала новую версию системы, DIRECTUM 4.7, а также продемонстрировала решения своих технологических и бизнес-партнеров.
Обновленные портальные компоненты обеспечивают синхронизацию документов между порталом SharePoint и ECM-системой DIRECTUM, поиск по объектам системы, интегрированную аутентификацию. Поддерживаются различные версии SharePoint – 2003, 2007 и 2010.
Руководитель с iPad в руках
Мода среди руководителей на iPad заставляет разработчиков ускорить свои усилия по выпуску решений на этой платформе. Довольно часто технологическое партнерство оказывается более эффективным ответом на вызовы рынка.
Специалисты компаний Flexis и DIRECTUM выполнили проект по интеграции модуля iDecide Documents в систему DIRECTUM. Благодаря этому решению пользователи ECM-системы DIRECTUM могут получить доступ ко всем этапам электронного документооборота через мобильный планшет iPad и приложение iDecide.
С помощью нового дополнения топ-менеджеры предприятий смогут оперативно управлять процессами в DIRECTUM в режиме реального времени непосредственно со своего планшетного компьютера, где бы они ни находились. Эта разработка поможет увеличить эффективность деятельности руководителя и ускорить протекание деловых процессов внутри компаний.
DIRECTUM назвала свой Форум, который состоялся 16 ноября в Москве в рамках "Открытых бизнес-дней" компании, "Модельный ряд"
Тема вовлечения руководителей в работу с СЭД также обсуждалась и на круглом столе. Ведь если руководитель по старинке продолжает работать только с бумажными документами, в общем-то, нельзя говорить о полноценном электронном документообороте в организации. И никакое делегирование своих полномочий помощникам не заменяет его личного участия в бизнес-процессе.
Что касается обычных пользователей, то вопрос их вовлечения в работу с системой обычно решается в приказном порядке. Об этом говорили на круглом столе заказчики DIRECTUM.
"Все процессы, перечисленные в приказе, будут автоматизированы, и работа с этими процессами будет вестись строго в системе. Для простых пользователей это действует. А топ-менеджеры пока работают через помощников. Тем не менее система развивается и мы чувствуем поддержку со стороны своего руководства". При внедрении системы по своей методологии, компания DIRECTUM занимается не только технической стороной, но также дает рекомендации своим клиентам по тому, как перейти к работе с электронными документами, в том числе, как обеспечить нормативную базу электронного документооборота на уровне приказов и регламентов.
Новой версии – новый функционал
Несомненно, интерес руководителей к работе в СЭД возрастает, и это стимулирует разработчиков создавать для них специализированные интерфейсы. Отличительной чертой интерфейса руководителя называют повышенное удобство, исключение неиспользуемых функций и мобильность. Но то же самое нужно и обычным бизнес-пользователям и, скорее всего, технические и интерфейсные решения, созданные сначала для руководителей, постепенно войдут в базовый функционал новых СЭД и станут доступными обычным пользователям.
Новые функции в версии DIRECTUM 4.7 как раз и направлены на повышение удобства работы с системой для бизнес-пользователей. К этому в первую очередь можно отнести механизм так называемых "Мастеров действий".
Встречаются ситуации, по своей сути рутинные, но редкие в обычной работе пользователя, как, например, оформление заявления на отпуск. При этом для их выполнения может потребоваться выполнить в системе несколько действий: найти нужный шаблон, заполнить заявление, сохранить с нужными реквизитами и отправить на согласование по определенному маршруту. Мастер имеет вид "одного окна", в котором отражаются подсказки, и помогает пользователю быстро выполнить всю процедуру.
В отличие от ежедневной работы, например, по регистрации документов, не стоит надеяться, что пользователи в подобных ситуациях доведут свои навыки до автоматизма. Использование мастеров является очень эффективным решением, так как устраняет необходимость давать подробные разъяснения каждому сотруднику. Получается, что это своего рода "лучшие практики" по работе с системой, которые становятся доступными всем сотрудникам. Следует также сказать, что мастера действий могут настраиваться на различные задачи, программирование при этом не требуется.
Другая типичная ситуация в работе каждой компании связана с подготовкой однотипных документов, которые, однако, не могут быть сведены к фиксированным формам. В первую очередь это относится к договорам.
Конструктор документов, который появился в версии 4.7, позволяет эффективно решить эту задачу. Сначала в специальном редакторе создается шаблон документа, который содержит не только поля для ввода данных, но и определенную внутреннюю логику, например, если в договорах могут различаться условия поставки и оплаты. Такой шаблон создают, сами бизнес-пользователи, юристы или другие сотрудники, отвечающие за договоры.
А пользователю остается выбрать нужный шаблон и ответить на ряд вопросов в диалоговом режиме "Мастера действий": кто контрагент, сумма и срок договора, условия поставки и т. д. Система сама создаст текст и карточку договора. Если нужны какие-то особые условия, пользователь может внести правки в документ, после чего отправить его на согласование. При этом всем согласующим будет видно, был изменен текст или это шаблонный документ. Во втором случае текст можно не вычитывать и уделить внимание лишь основным параметрам договора, что ускоряет процедуры согласования.
СЭД сращивается с социальными медиа
Обсуждая работу с договорами, нельзя не сказать о том, что это процесс, выходящий за рамки одной организации и требующий взаимодействия с внешними участниками. Электронная почта остается пока самым привычным для многих, но уже недостаточно функциональным способом коллективного взаимодействия и обсуждения. В области персональных коммуникаций люди все большее предпочтение отдают социальным сетям. Корпоративный сектор пока только присматривается к этим технологиям, но еще не готов использовать их широко.
По словам Василия Бабинцева, "на самом деле, эта социализация, Enterprise 2.0, как еще говорят, является смежной задачей относительно классического документооборота, но так или иначе его касается. Нам в этом отношении ближе концепция управления взаимодействием сотрудников, мы используем Microsoft Communicator, который в новой редакции будет называться Microsoft Lync Server. Иногда то мы переносим в официальные документы весь журнал общения в коммуникаторе и утверждаем их. Это является основанием для принятия решений в уже рамках СЭД".
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2508
