Что нужно топ-менеджерам от СЭД?
Существование электронного документооборота в организации зависит от того, будут ли работать с системой руководители. Топ-менеджер является ключевой фигурой во всех бизнес-процессах, и его непосредственное участие необходимо. Невозможно делегировать все полномочия помощникам и секретарям. Но любая система будет отвергнута руководителем, если она будет бездарно пожирать его время.
Тогда и подача информации должна быть организована иным образом, не как принято в делопроизводстве. Ведь чаще всего переписка по какому-то поводу длится продолжительное время. И едва ли кто готов принять серьезное решение на основании одного документа, нужно смотреть историю вопроса и получить информацию от своих подчиненных.
Поэтому СЭД для руководителя должна прежде всего обеспечивать удобный обзор информации в контексте рассматриваемой задачи, причем следует избегать избыточности, лишняя информация порой только мешает.
При том потоке документов, который проходит через любого руководителя высшего звена, совершенно наивно было бы полагать, что он их успевает прочитывать. Система должна предоставлять какие-то способы фильтрации информации, отмечать и высвечивать то, что реально важно. Конечно, не стоит уповать, что все будет делаться автоматически. Но выше уже говорилось, что на руководителя работает его команда, это их задача.
Возможно, для организации работы руководителя может оказаться эффективной концепция кейс-менеджмента, чтобы агрегировать информацию, людей, процессы и события в одном бизнес-объекте удобным для восприятия образом.
Веяния времени и мода на iPad затронули всех разработчиков СЭД, и все они предлагают сегодня мобильные решения для топ-менеджеров
Обычно очень много говорится о контрольных функциях, но это не работа руководителя. Он получает информацию по контролю исполнения в виде отчетов или уведомлений. Система должна предоставлять топ-менеджеру сводную картину исполнительской дисциплины и возможность в контексте этого анализа дать запрос, что-то показать подробнее или выполнить какое-то действие, например, вызвать сотрудника или назначить совещание.
Поскольку от бумажных документов не получится отказаться быстро, но вместе с тем доля электронных документов все возрастает, должны быть разработаны процедуры, которые минимизируют затраты времени руководителя на рутинные операции подписания документов. Для электронных документов используется ЭЦП, а бумажные оригиналы, если они нужны, можно, например, распечатывать и заверять подписью уполномоченного сотрудника.
Из технических средств следует использовать все, что ускоряет работу: графические планшеты для рукописного ввода, сенсорные экраны, речевые комментарии, видеоконференции.
Здесь мы рассмотрели только требования, относящиеся к участию руководителя в процессе работы с документами. Если ставить эту задачу в более широком смысле, то в нее обычно еще включают функции управления расписанием, контактами, совещаниями и пр. Все это полезно, но не имеет прямого отношения к работе руководителя с документами.
Смена поколений
Возможно, совсем скоро разговоры о том, должен ли руководитель сам работать в СЭД или не должен, отойдут в прошлое. Когда президент страны пользуется всеми техническими новинками, то и его окружению придется следовать этой практике. Конечно, поколение социальных сетей еще не добралось до руководящих позиций, но это неизбежно. Новые компьютерные технологии не просто помогают автоматизировать старые процессы, они позволяют создавать новые, потому что меняют сознание людей.
Волна "социализации" может изменить привычные схемы директивного управления. Давно не секрет, что многоуровневые иерархические структуры в силу своей природы порождают бесконечные согласования и обсуждения, что по сути часто является перекладыванием ответственности — тем, что мы называем бюрократической волокитой, которая существует и в органах власти, и в крупных корпорациях.
Социальные сети позволяют устанавливать горизонтальные связи, сокращают дистанцию власти, что способствует более быстрому и эффективному решению многих вопросов.
Как бы то ни было, развитие документориентированных систем поддержки принятия решений для руководителей будет идти параллельно с модернизацией процессов управления. И вопрос сегодня вовсе не в том, как заставить руководителя работать в СЭД, нагрузив его таким образом лишними функциями. И даже не в том, чтобы добиться тотальной мобильности, чтобы руководитель вовсе не знал отдыха и был доступен 24 часа в сутки в любом уголке земного шара.
Следует скорее задуматься о создании эффективных программно-аппаратных комплексов, позволяющих организовать взаимодействие руководителя со своей командой и со всем коллективом организации, чтобы избавить руководителей от рутинных операций и позволить им заниматься своим прямым делом — управлять.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2518
