Сергей Щербаков, ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области»: Мы создаем единое информационное пространство для всех органов власти Амурской области

«Переход на ЭДО позволил значительно сократить время на ознакомление правительства области с документами и улучшить контроль исполнения поручений»

CNews: Расскажите о старте проекта, как все начиналось?

Сергей Щербаков: Губернатор Амурской области поставил задачу перехода к обработке документов в электронном виде перед своим аппаратом и правительством области в 2009 году. Для ее реализации в 2010 году в результате конкурсной процедуры была выбрана СЭД «Дело», которая на тот момент уже применялась во многих регионах России. Поскольку это тиражное решение, «из коробки», нам был доступен весь функционал, необходимый для автоматизации процессов регионального органа исполнительной власти субъекта РФ. Немаловажным преимуществом тиражного исполнения было также то, что это позволяло достаточно быстро запустить систему в эксплуатацию.

В конце 2010 года партнером разработчика, компанией «Офис-Док», система была развернута на рабочих местах руководителей и специалистов аппарата губернатора и правительства области в пилотном режиме. «Локомотивом» для ознакомления с продуктом был определен отдел делопроизводства и документооборота.

CNews: Какую роль в развитии проекта на его начальном этапе сыграл ЦИТ Амурской области?

Сергей Щербаков: С появлением в 2010 году нашего учреждения ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» (далее — ЦИТ АО) и созданием в 2011 году на его базе Центра обработки данных правительства Амурской области (далее — ЦОД) систему мигрировали в ЦОД.

В рамках стратегии развития информационного общества (утверждена президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212) и концепции формирования в РФ электронного правительства (одобрена распоряжением правительства РФ 06.05.2008 № 632-р) руководством региона была поставлена задача развития и расширения системы ЭДО на все органы исполнительной власти области.

Для реализации этой задачи в 2012 году в ЦИТ АО был создан отдел сопровождения системы ЭДО правительства области. Система была масштабирована до 1,5 тыс. пользователей, для которых был организован частичный переход на ЭДО. Это позволило значительно сократить время на ознакомление членов правительства области с документами, а также повысить качество контроля исполнения поручений.

CNews: Какие модули решения были запущены прежде всего, для каких категорий пользователей?

Сергей Щербаков: Модуль «Дело-Web» содержал весь нужный функционал для автоматизации задач делопроизводителей, руководителей и сотрудников аппарата губернатора и правительства области, органов исполнительной власти и местного самоуправления (ОИВ, ОМСУ).

В подразделениях аппарата губернатора, правительства и ряда органов исполнительной власти к СЭД были подключены все сотрудники: от руководителей до исполнителей. В некоторых ведомствах были подключены все специалисты высшего звена вплоть до начальников отделов. Поскольку количество пользователей системы было ограничено количеством приобретенных лицензий, то в первую очередь к системе подключали только руководителей.

Для того, чтобы облегчить рутинные операции и сэкономить время сотрудников-делопроизводителей, сразу же стали использовать вспомогательные модули: поточное сканирование, печать и поиск по штрих-коду, сканирование с распознаванием изображений.

В 2014 году для взаимодействия с федеральными органами власти начали применять модуль сопряжения с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО) и модуль взаимодействия с автоматизированной системой обращений граждан. Это повлекло за собой постепенный переход от бумажного документооборота к электронному с применением квалифицированной электронной подписи (ЭП) — пока еще только в ограниченном объеме, для подписания исходящих писем в другие органы власти страны. При этом согласование в электронном виде уже повсеместно использовалось в органах власти Амурской области: субъект одним из первых в стране среди госорганов запустил электронные листы согласования, чтобы ускорить процессы подготовки документов.

«СЭД обеспечила работу с юридически значимым электронным документооборотом в рамках единой системы»

CNews: Как решение развивалось, прирастало пользовательскими местами в дальнейшем?

Сергей Щербаков: До 2019 года в СЭД «Дело» работали 1,5 тыс.пользователей без изменения состава участников.

Указанный год ознаменовался переходом на безлимитную лицензию. Количество пользователей СЭД расширилось за счет подключения подведомственных организаций органов исполнительной власти области и расширения использования системы в органах местного самоуправления.

Среди функциональных изменений системы, реализованных в 2019 году, стоит отметить переход на юридически значимый электронный документооборот, применение ЭП при подготовке исходящей корреспонденции участниками СЭД. А также начало полноценной работы в СЭД губернатора области. Подготовка и утверждение нормативно-правовых актов с этого момента ведется только через СЭД.

Также, начиная с 2019 года, все высшие должностные лица правительства области работают с СЭД через мобильное приложение с использованием ЭП. Это позволило более оперативно принимать управленческие решения, поскольку независимо от нахождения высших руководителей на рабочем месте, в командировке или на выезде, у них есть возможность рассматривать, согласовывать и утверждать документы.

CNews: Почему было принято решение о приобретении безлимитной лицензии СЭД «Дело», как это отразилось на росте числа пользователей?

Сергей Щербаков: Работа с юридически значимым электронным документооборотом в рамках единой системы, сокращение бумажного документооборота, оптимизация работы с документами и поручениями, отказ от сопровождения иных систем и подключение к СЭД правительства области, переход на работу с документами в электронном виде губернатора области — все это позволило рассмотреть вопрос о приобретении безлимитной лицензии с целью создания единой СЭД в регионе.

После приобретения безлимитной лицензии была утверждена дорожная карта по подключению к СЭД всех сотрудников ОМСУ, подведомственных организаций. Начался существенный прирост пользователей. За 2020 год он составил около 2 тыс., общее количество пользователей достигло 3,5 тыс.

CNews: Вы рассказали об использовании МЭДО с 2014 года. Сервис развивается? Есть ли еще примеры взаимодействия СЭД региона с другими государственными сервисами?

Сергей Щербаков: В 2014 году стартовал наш полноценный переход на МЭДО начиная с версии 2.2. В связи с развитием системы модуль был обновлен до версии 2.7.1. в 2021 году. Это позволило всем участникам СЭД осуществлять отправку документов через МЭДО, т.е. полноценно использовать этот канал смогли даже администрации сельских поселений и подведомственные учреждения. С функциональным развитием СЭД в регионе запущен документооборот с ограничительной пометкой «ДСП». За 2022 год через МЭДО было получено 20 тыс. и отправлено 10 тыс. документов.

Также отдельно стоит отметить модуль «Сетевой Справочный Телефонный Узел» (ССТУ) — для оперативной выгрузки информации о зарегистрированных в СЭД письмах граждан. Результатами внедрения модуля в рамках нашей системы стали полноценная выгрузка статуса рассмотрения всех обращений, зарегистрированных в ней, и стандартизация заполнения в ней информации об обращениях в соответствии с требованиями, предъявляемыми к информации.

Другие актуальные сервисы, которые уже внедрены, — это, например, модуль удаленной проверки ЭП без дополнительного ПО и подсистема управления процессами согласования..

CNews: Как происходит подключение подведомственных, муниципальных организаций? Какое количество пользователей подключено к СЭД в 2023 году?

Сергей Щербаков: На начало 2023 года в СЭД было около 4,5 тыс. пользователей, а сегодня уже около 5,5 тыс. Рост связан с подключением медицинских организаций. Сейчас увеличивается число пользователей образовательных организаций, к системе подключаются дошкольные образовательные учреждения региона.

В целях ограничения нагрузки на системных технологов СЭД регистрация в системе пользователей ведется постепенно. Полноценный ее охват требует организации управления на местах. Со стороны правительства области выполнены все необходимые мероприятия по организации электронного документооборота в регионе и представлены все необходимые условия для использования системы.

CNews: Какими решениями в рамках СЭД пользуется руководство области?

Сергей Щербаков: Руководством области используются мобильное решение СЭД на всех возможных устройствах — ПК, мобильные телефоны, планшеты, аналитические отчеты системы. Электронная подпись документов, наложение факсимиле на документы на основе нее.

CNews: Есть ли доработки в СЭД, которые сделаны специально для Амурской области?

Сергей Щербаков: Специалисты «ЭОС» всегда с готовностью принимают пожелания по изменению функционала от нас, анализируют их и самые значимые включают в свое тиражируемое решение.

Также специально для Амурской области иногда выполняются доработки, которые специфичны именно для наших пользователей. Например, компания-партнер разработчика «Офис-Док» разработала большое количество статистических и аналитических форм по требованиям различных подразделений аппарата губернатора области и правительства области. Также разработана служба наложения факсимиле на электронные документы и другие прикладные инструменты.

CNews: Кто на местах поддерживает работу СЭД, какая в этом процессе роль «ЭОС», партнеров разработчика, специалистов ГБУ «ЦИТ Амурской области»?

Сергей Щербаков: Обслуживание и обновление ПО СЭД, ведение справочников системы — задача наших специалистов. На местах работу поддерживают системные технологии участника СЭД, а в ОИВ, находящихся на централизованном обслуживании ИТ-инфраструктуры — так же специалисты ЦИТ АО.

Компания «ЭОС», ведет сбор статистики в части использования ПО и осуществляет модернизацию прикладного ПО под общие требования всех пользователей СЭД «Дело», в том числе нас, поставляет новые версии ПО. Роль разработчика, компании «Офис-Док», — оказание консультаций по сопровождению ПО системы, по работе с электронными документами, по дальнейшему развитию системы, проведение аналитики использования системы в регионе, помощь в диагностировании и устранении возникающих замечаний, а также разработка дополнительных функций СЭД.

CNews: Какие еще проекты в рамках развития СЭД Амурской области проходят сейчас?

Сергей Щербаков: На текущий момент в целях импортозамещения происходит замена системы управления базами данных (СУБД) СЭД на Postgres, изменения ведутся при поддержке «Офис-Док». В рамках перехода на новую СУБД будет изменен способ резервного хранения файлов РК, зарегистрированных в предыдущие годы, что должно значительно повысить надежность хранения данных в СЭД.

Также стоит отметить внедрение в регионе системы «Архивное дело». Это решение позволяет передавать на архивное хранение документы, которые больше не требуется размещать в СЭД. Также система используется для хранения удаленных из СЭД регистрационных карточек проектов документов.

CNews: К какой цели вы стремитесь, развивая СЭД Амурской области?

Сергей Щербаков: Развитие СЭД идет планомерно. Посредством организационных мероприятий правительства области при поддержке разработчика и партнера мы повышаем вовлеченность использования системы сотрудниками, соблюдение правил работы с электронными документами ее пользователями.

Наша основная цель с учетом достигнутого количества числа участников СЭД — предоставление удобного, понятного и надежного инструмента коммуникаций для всех ОИВ и ОМСУ, а также их подведомственных учреждений, в том числе медицинских и образовательных организаций. То есть создание единого информационного пространства, где можно быстро обмениваться информацией, отправлять запросы и получать на них ответы. Ведь это в свою очередь повышает эффективность работы государственных органов.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a20446