Как перейти на юридически значимый электронный документооборот
Времена, когда компании просто мечтали избавиться от бумажных документов, остались в прошлом. Сегодня большинство компаний успешно используют СЭД для организации внутреннего документооборота. Однако взаимодействие с внешним миром, как правило, по-прежнему происходит на бумаге. Как перейти на юридически значимый документооборот, обсудили участники организованной CNews Conferences конференции «Рынок СЭД: на пути к ЮЗЭДО».
Валентин Солодилин: ЮЗ ЭДО в самом начале порождает у заказчика страх
О том, какие сложности возникают при внедрении ЮЗ ЭДО, и каким он должен быть рассказал CNews Валентин Солодилин, бизнес-архитектор «Логика Бизнеса».
CNews: Какие проблемы чаще всего возникают при внедрении ЮЗЭДО в крупных компаниях?
Валентин Солодилин: В современном бизнесе скорость развития напрямую коррелирует с масштабами компании. К сожалению, эта корреляция имеет обратный характер: чем крупнее бизнес, тем медленнее он развивается, в том числе с точки зрения ИТ. И часто это не зависит ни от бюджетов на проекты, ни от количества участников-тяговой силы на проекте.
Проблемы можно разделить на две составляющие, условно организационного и технического характеров. И если технические — сложность построенной инфраструктуры, большое количество различных унаследованных программных платформ, технологий и информационных систем, — лечатся через перевод на современные способы автоматизации и построение эффективных сред взаимодействия, то организационные устранить гораздо сложнее.
Крупные компании (особенно с госучастием) часто необоснованно бюрократизированы. Процессы крупных бизнес-структур, как правило, сложны, неоднородны и построены с учетом многогранных взаимодействий не только с внешним миром, но и внутри себя. Поэтому недостаточно внедрять ЮЗЭДО только в рамках взаимодействия компании с внешними контрагентами или госслужбами, необходимо проанализировать все процессы обработки в соответствии с регламентами ведения делопроизводств внутри корпорации. А если, например, холдинг состоит из множества компаний, которые исторически развивались обособленно друг от друга, то говорить о каких-то единых стандартах и регламентах ведения учета и хозяйственных операций не приходится. И при внедрении ЮЗ ЭДО в таких компаниях неизбежно начинается глобальный и трудоемкий во всех смыслах период стандартизации и реинжиниринга бизнес-процессов, усовершенствования внутренних регламентных работ. При внедрении ЮЗ ЭДО в таких обстоятельствах нужно иметь обширную и сильную методологическую подкованность, чтобы обеспечивать всяческую поддержку этого довольно быстро ускоряющегося движения к цифре.
Более того, необходимо снисходительно относится к желанию внутренних специалистов оставить все как есть. Быть готовыми отражать нападки и критику на ЮЗ ЭДО, а в дальнейшем, после этапа отрицания, обеспечить всей необходимой и полной информацией относительно теории электронного обмена, электронной подписи, законодательства в сфере ЮЗ ЭДО и личной ответственности специалистов. Необходимо понимать, что ЮЗ ЭДО в самом начале порождает страх у специалистов, т.к. в электронном мире нет осязаемой на бумаге ответственности.
CNews: Как меняются требования к таким решениям?
Валентин Солодилин: Все крупные компании при внедрении ЮЗ ЭДО пытаются пойти простым путем, запуская проекты исключительно в рамках финансового делопроизводства и только для обмена с внешними контрагентами. Но быстро понимают свою ошибку. ЮЗ ЭДО неизбежно ведет к пересмотру внутреннего документооборота и всей архитектуры предприятия. Вот почему внедрение небольших конвекторов, например, модулей к учетной системе для обмена финансовой первичкой с внешними контрагентами, обязательно приводит к построению комплексного решения ЮЗ ЭДО для различных видов документов, различных делопроизводств.
К сожалению, крупные компании до сих пор вместо того, чтобы сразу проектировать комплексное решение, тратят деньги на закрытие конкретных задач, не задумываясь о впустую потраченном времени и средствах. По нашему опыту, отдачу от комплексного ЮЗ ЭДО видно сразу и не нужно бояться полноценного внедрения.
Многие крупные холдинги задумываются о построении собственной отраслевой услуги Оператора ЭДО, что позволит оставлять деньги внутри отрасли и более эффективно взаимодействовать с партнерами по отраслевым правилам. При этом встают вопросы снижения издержек на осуществлении юридически значимого ЭДО. Понятно же, что в крупных компаниях работает много специалистов, а значит и участников ЭДО, кому необходима электронная подпись (ЭП), тоже много. А ЭП стоит денег. Поэтому появляются требования для дополнительной автоматизации рутинной деятельности, например, различных проверок стоимостных и количественных данных, комплектации и классификации документов, запуска по маршруту обработки. Это помогает уменьшить количество участников ЮЗ ЭДО и повысить эффективность автоматизации.
CNews: Каким должен быть по-настоящему умный документооборот?
Валентин Солодилин: Автоматизация показывает свою наибольшую эффективность, когда становится сквозной в рамках всего бизнес-процесса от начала до конца. Для этого ЮЗ ЭДО должен объединять все прикладные системы: отправлять документы по маршрутам обработки, инициировать в той или иной системе соответствующие сценарии, передавая туда данные.
Гибкие настройки ЮЗ ЭДО должны позволять автоматически получать и распознавать цифровые документы, проверять корректность электронной подписи, сравнивать с определенным набором данных. В соответствии с выявленными атрибутами, должны назначаться ответственные сотрудники за бизнес-процесс, происходить информирование всех заинтересованных в нем лиц. Должны создаваться цепочки действий под определенный тип документа на лету в соответствии со специально обучаемыми алгоритмами искусственного интеллекта (ИИ), который следит за всеми этапами, освобождая пользователя от рутинной работы.
Современный ЭДО позволяет собирать данные для аналитики – создавать базу для управления знаниями, ускорять работу, перераспределять нагрузку на персонал, а также использовать интеллектуальных помощников-маршрутизаторов.
Более того необходима переработка самого контента для восприятия пользователями, участниками ЭДО, в мультимедиа, да и вообще геймификация — основная перспективная задача взаимодействия систем ЭДО с пользователями.
Должна стать привычной работа с интерфейсом систем через современные каналы: общение с чат-ботами и голосовыми помощниками не на языке команд, а с помощью обычной речи. Все сложные операции анализа контента и выполнения задач должна взять на себя машина.
Например, концепция Smart ЭДО от «Логики Бизнеса», уже сегодня использует механизмы предобработки электронных документов: от дополнительной верификации до подписания и формирования бухгалтерской проводки в учетных системах.
Автоматически происходит классификация и сверка информации из новых электронных документов с теми данными, что есть в прикладных системах. Например, по количеству позиций, НДС, наличию договора, и, в зависимости от всех проверок и условий, документ движется по маршруту. Это избавляет от ручного труда и ошибок. Документ от контрагента самостоятельно может попадать в контур Smart ЭДО, проходить все нужные операции, привлекая сотрудников только на этапах контроля принятия решений.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a12681
