Аутсорсинг документооборота: какой есть и какой будет

Президент Xerox Global Services по Северной Америке Джон Келли (John Kelly) в рамках вступительного слова к ИТ-директорам и специалистам на Print&Imaging Summit заявил, что управление печатью документов является довольно простым способом снижения затрат на контроль (соответствие качества) выпускаемой продукции и повышения производительности. По крайней мере, по его словам, компании могут выполнить простые шаги к изменению своей инфраструктуры за счет снижения расходов на печать документов и обслуживание оборудования посредством аутсорсинга. Он приводит в пример, что в сегодняшних офисах в среднем одним принтером пользуются два сотрудника, тогда как после оптимизации им смогут пользоваться до 20 человек. На более глубоком уровне компаниям также следует пересмотреть свое отношение к выполнению работ и использовать техники эффективного управления рабочим процессом за счет автоматизации прохождения электронных, а не печатных документов. "Вы должны использовать технологии для движения документов, а не людей", - резюмирует Келли.

Участники российского рынка СЭД по-своему интерпретируют понятие аутсорсинга документооборота и связанные с его развитием перспективы. В целом риторика их высказываний сводится к тому, что в России появляются подобные сервисы, и они связаны не только с выпуском документов (о котором говорит представитель Xerox), но с другими процессами, входящими в цикл управления контентом, экономя средства организаций. Однако, как отмечает большинство опрошенных компаний, пока аутсорсинг документооборота для отечественного бизнеса только готовится к увеличению спроса в будущем. По мнению Алексея Афанасьева, директора по качеству компании "Интертраст", если еще в прошлом году можно было однозначно утверждать, что СЭД и прочие ECM-решения практически не присутствовали на рынке СМБ вследствие высоких затрат на создание такой системы, ее дальнейшую эксплуатацию и лицензирование, в которые входит серверная площадка, на которой строится сервер СУБД и сервер приложений, то в последнее время уже появились корпоративные информационные системы, предлагаемые именно в рамках аутсорсинга – их предлагают Google, Microsoft, IBM. "Несмотря на то, что к системам управления корпоративным контентом этих провайдеров подключены в настоящее время порядка 300 организаций-пользователей, тем не менее, можно говорить о недостаточности функциональности таких систем для использования их в качестве полноценных решений в области автоматизации документооборота. Однако учитывая направление развития, эта ситуация может быть полностью исправлена в течение ближайшего полугодия появлением новых, более удобных и современных, инструментов внутреннего взаимодействия пользователей", - замечает эксперт.

"Аутсорсинг документооборота пока является одной из наименее распространенных форм аутсорсинга в России. Документооборот очень тесно интегрирован в бизнес-процессы любой компании, поэтому передача его на аутсорсинг возможна только по некоторым направлениям", - говорит Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, замечая, что 1,5 года назад подобные услуги на рынке являлись "экзотикой". Она выделяет три основных направления, по которым возможно использование подобных практик – это перевод документов в электронный формат, или создание электронного образа документа; это аутсорсинг архивов бумажных и электронных документов; а также услуги по массовому обслуживанию клиентов компании, например распечатка, упаковка в конверты и рассылка счетов абонентам оператора. По ее словам, все эти услуги уже в достаточной мере технологизированы и нет никаких препятствий для их широкого применения.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink полагает, что наиболее распространенным в России сценарием аутсорсинга документооборота является передача работ по массовому вводу документов в специализированные компании, в то время как остальные эксперты считают развитыми и услуги сторонних компаний в области печати и сканирования документов. "Кроме хранения, можно отдать на аутсорсинг и оценку ценности документов, определение сроков хранения, выборку всех необходимых документов в случае, скажем, проверки контролирующих органов, составление списка документов с истекшим сроком хранения и уничтожение документов, в том числе в присутствии заказчика", - считает Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик компании Directum .

В Cognitive Technologies, Directum, "Ланит" и ABBYY в числе возможных для России сценариев аутсорсинга назвали и SaaS-решения в области электронного документооборота, когда у провайдера услуги на удаленных серверах размещается, настраивается и обслуживается программное обеспечение для ECM, а компания за абонентскую плату использует готовую инфраструктуру как сервис. Тем не менее, в нашей стране, как полагает менеджер по развитию вертикальных продуктов ABBYY Россия Андрей Лубенец, таких компаний очень немного. "В России на сегодняшний день услуги аутсорсинга документооборота распространены не очень широко, в основном, это базовые сервисы электронной почты и хранения архивов", - замечает и Антон Мякишев, начальник отдела непрерывности бизнеса и хостинга, IBM в России и странах. Причины невысокой популярности передачи управления документооборотом сторонним компаниями кроются, согласно Михаилу Потапенко, руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies, как в связи с отсутствием доверия к аутсорсеру из-за получения доступа к конфиденциальной информации, так и неуверенности в предоставлении решения на аутсорсинге в режиме 24*7*365.

"Аутсорсинг хранения электронных документов пока получил меньшее распространение, видимо, в силу опасений, что аутсорсер не сможет обеспечить на должном уровне информационную безопасность корпоративного контента, переведенного в "сверхтекучую" цифровую форму. Однако в перспективе (пусть и не самой близкой) перепоручение всех технических операций с корпоративной информацией сторонним профессионалам, представляется неизбежным, подобно тому, как сегодня все технические операции с деньгами и другими ценностями выполняют банки", - объясняет Александр Родионов, директор департамента систем управления документами "Ланит". Подобной точки зрения придерживается и Алексей Афанасьев, считая, что единственными временным недостатком аутсорсинга процессов корпоративного документооборота для малых и средних предприятий является тот факт, что практически все документы организации, представляющие для нее высокий уровень ценности, непрерывно находятся под угрозой дискредитации. Однако, по его словам, современные решения в области информационной безопасности уже сейчас могут обеспечивать мощную и полноценную защиту, исключая случаи утраты и создания условий для неправомерного доступа к ним. Эксперт выразил надежду, что в течение 1-2 лет будет развиваться аутсорсинг корпоративных информационных систем для малых и средних предприятий. "Учитывая, что доступ к таким системам будет производиться через глобальную сеть интернет, это позволит одновременно значительно снизить операционные затраты на создание и эксплуатацию системы для аутсорсеров, фактически продвигая всю отрасль систем электронного документооборота в России на новый, более совершенный уровень", - добавил он.

Александр Бейдер описывает сценарий, который в ближайшее время будет наиболее востребованным в аутсорсинга документооборота. По его прогнозам, крупные географически распределенные компании в целях повышения эффективности своей деятельности будут создавать централизованные бухгалтерии и службы управления персоналом. В такие корпоративные центры будет передана обработка информации, которая ранее обрабатывалась децентрализовано. "Совершенно очевидно, что такие центры будут выступать как аутсорсеры для других бизнес-единиц компании. И также совершенно очевидно, что такие центры не смогут работать, если они не будут обеспечены актуальными первичными документами. Таким образом, возникает задача удаленного ввода документов, и фактически, с нашей точки зрения, это и есть и аутсорсинг документооборота, и классический транзакционный документооборот", - объясняет господин Бейдер.