В администрации Коврова завершен пилотный проект по автоматизации документооборота на ECM-платформе eDocLib

Филиал компании «ЭОС Софт» во Владимирской области сообщил о завершении пилотного проекта внедрения системы электронного документооборота в администрации города Коврова. В качестве платформы для реализации проекта была выбрана ECM-система eDocLib, разработанная ЭОС.

Результатом внедрения системы стало создание единой информационно-документационной базы, охватывающей все подразделения администрации города, и организация взаимодействия между ними. В систему получили доступ и территориально обособленные структуры.

Цели, которые были обозначены заказчиком в качестве ключевых параметров успешности проекта, были следующими: повышение исполнительской дисциплины; сокращение сроков исполнения документов; экономия рабочего времени сотрудников; сокращение неэффективных финансовых затрат; улучшение имиджа муниципалитета.

Администрация приобрела в общей сложности 200 пользовательских лицензий на рабочие места eDocLib, а также опции «Администратор», «Конфигуратор», «Редактор форм».

Специалисты удаленного подразделения ЭОС в Коврове осуществили весь комплекс работ по внедрению системы: произвели настройку eDocLib на организационную структуру администрации, запрограммировали основные группы документов и документоориентированные рабочие процессы, провели обучение пользователей. На стадии опытной эксплуатации пользователи имели возможность получать индивидуальные консультации и ответы на вопросы, возникающие в процессе освоения функционала.

В рамках проекта решены следующие задачи: налажен учет входящих, исходящих документов и обращений граждан; организовано хранение документов в электронном виде с доступом к ним сотрудников администрации; автоматизирован контроль исполнения документов; создана удобная и прозрачная система выдачи поручений, позволяющая контролировать ход их исполнения на всех этапах; автоматизирован внутренний документооборот в крупных подразделениях администрации; реализован удобный механизм организации совместной работы с документами.