«РусФинанс» перешла на юридически значимый электронный документооборот с помощью «СКБ Контур»
Компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот. Экономия достигнута в результате внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) на базе системы «Контур.Диадок» от компании «СКБ Контур». Помимо снижения расходов, «РусФинанс» ускорила обмен документами с контрагентами. Раньше цикл документооборота занимал у компании порядка месяца. Переход на ЭДО сократил этот период до одних суток, сообщили CNews в «СКБ Контур».
«РусФинанс» кредитует 51 дилерский центр Mazda. Через компанию ежегодно проходит более 115 тыс. документов. Каждый автомобиль Mazda производитель сопровождает счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату, причем все документы в трех экземплярах. В месяц отгружается порядка 3 тыс. машин, таким образом за этот период между компаниями курсирует около 9,6 тыс. документов. Далее «РусФинанс» направляет документы дилерам.
Работа с бумажными документами была долгой и трудоемкой. Производитель направлял электронные копии документов в «РусФинанс». Специалисты компании проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель отправлял бумажные оригиналы почтой. В компании документы подписывали и возвращали экземпляры поставщика почтой. Причем при пересылке документы могли потерять или испортить. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.
«Наши ежегодные затраты на печать и отправку документов составляли более 6 миллионов рублей. Один документ с учетом расходов на бумагу и распечатку обходится примерно в 60 рублей, — пояснил Эрик Руиз, руководитель проекта внедрения ЭДО компании «РусФинанс». — Переход на электронный документооборот позволил нам сэкономить средства и снять проблему закрытия документов. Результат перехода на ЭДО, безусловно, стоит вложенных ресурсов».
Для внедрения системы электронного документооборота «Контур.Диадок» проектная команда, в которую вошли специалисты вендора и «РусФинанса», проанализировала действующие схемы. Они выявили ненужные этапы, которые тормозят прохождение документов, чтобы исключить их при переходе на ЭДО. Затем команда тестировала каждый шаг документооборота.
«В период тестирования мы настроили сверку: сопоставление документов в системе ЭДО и в 1С. Специалисты “РусФинанса” установили для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора, — рассказал Константин Козлов, руководитель системы «Контур.Диадок» вендора «СКБ Контур». — Наши специалисты за две недели адаптировали интеграционный модуль “Диадока” под эти требования. Если раньше проверка данных полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически — быстро и точно».
По итогам проекта «РусФинанс» реализовала поставленные задачи: ускорила документооборот, снизила затраты на него, уменьшила количество ошибок, исключила потерю документов. Кроме того, упростился процесс представления документов в налоговые органы, благодаря тому что находить их в электронном стало проще.
«РусФинанс» входит в группу компаний, во главе которой находится «РусФинансБанк». Опыт перехода на ЭДО «РусФинанса» способствовал решению задачи головной компании — перевести в электронный вид коммерческие документы, отметили в «СКБ Контур».