«РН-Учет» с помощью «Логики бизнеса» оптимизировал обработку и хранение первичных документов

Компания «РН-Учет» совместно с ИТ-партнером «Логика бизнеса» оптимизировала бизнес-процессы обработки и хранения первичной финансовой документации и внедрила ECM-решение. «Коробочное» решение (базовый функционал ЕСМ-системы) входит в линейку решений «Логика ECM» и называется «Логика ECM. Финансовые документы», сообщили CNews в «Логике бизнеса».

«РН-Учет» — специализированная учетная организация страны с разветвленной сетью обособленных подразделений от Мурманска до Южно-Сахалинска, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также администрированию финансовых операций для НК «Роснефть» и более 300 ее дочерних обществ. В московском регионе расположено более 80 дочерних предприятий «Роснефти», находящихся на обслуживании «РН-Учет». В месяц они формируют около 700 тыс. финансовых документов, которые передаются в подразделения входного контроля. Таким образом, с учетом общего числа обслуживаемых дочерних предприятий компании, «РН-Учет» обрабатывает более 5 млн документов в месяц.

К детальной проработке инициативы по автоматизации процесса обработки и хранения поступающих первичных документов «РН-Учет» приступила в сентябре 2011 г. В соответствии с утвержденными стандартами был выбран ИТ-подрядчик, который сделал наименьшее по стоимости предложение реализовать поставленную задачу в требуемые сроки.

Информационная система сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов первичной финансовой документации создана на базе программного обеспечения для потокового ввода документов и данных Abbyy FlexiCapture и IBM FileNet и входит в линейку решений «Логика ECM», которую разрабатывает компания «Логика бизнеса».

«Мы правильно понимаем задачу и видим реальную цель — внедряя инновационные бизнес-решения, обеспечить уверенное технологическое превосходство компании НК “Роснефть” на рынке», — заявил Сергей Губушкин, начальник управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса компании «РН-Учет».

По информации «Логики бизнеса», внедрение ЕСМ-системы позволило «РН-Учет» провести организационные мероприятия по обеспечению эффективности учетной функции предприятий, находящихся на обслуживании в «дорогом» Московском регионе. В ходе первого этапа ИТ-проекта учет 30 предприятий была передан в самарский филиал, где стоимость рабочей силы существенно ниже. Таким образом, не расширяя штат, «РН-Учет» принципиально оптимизировала численность персонала и снизила стоимость услуг для заказчиков.

По отзыву «РН-Учет», одновременно радикально снизились и трудозатраты на заполнение документов. Теперь принятые документы сканируются и распознаются в точках входного контроля, автоматически выполняется целый ряд проверок на корректность заполнения информации. Если в документе допущены какие-либо технические ошибки, система предупредит об этом бухгалтера. Также в разы были снижены риски, связанные с потерями финансовых документов.

Уже сейчас после выполнения в ECM-системе операций сканирования и распознавания первичного документа в учетной системе «1С» создается проект проводки и ссылка на скан-образ документа в электронном архиве. Наличие данной опции избавляет работника бухгалтерии от рутинных операций, требующих больших трудозатрат при работе с бумажными документами, пояснили в «Логике бизнеса». Вместо нескольких дней пакет документов сейчас обрабатывается всего за 1 минуту.

Подготовка по запросу и предоставление копий документов в государственные и прочие контролирующие органы теперь происходит значительно быстрее. Из системы в xml-формате формируется электронная опись, к которой прикрепляются скан-образы документов. Электронные документы из системы в утвержденных ФНС xml-форматах можно прикрепить к описи сразу же. Подборка пакетов электронных документов для налоговых органов происходит практически мгновенно. В перспективе планируется, что после реализации проекта по интеграции системы со спецоператором станет возможной автоматическая передача документов для ФНС в электронном виде.

Отдельное внимание было уделено вопросам информационной безопасности, которая обеспечивается рядом административных и технических мероприятий, осуществляемых в соответствии с требованиями законодательства РФ, нормативных документов ФСТЭК, а также локальных нормативных документов НК «Роснефть» в этой области. Доступ пользователей к системе осуществляется с использованием персональных комплексов защиты информации. При этом встроенная подсистема журналирования событий обеспечивает полный контроль над хранением документов в электронном хранилище и операциями, производимыми над ними, отметили в компании.

«Успех подобных масштабных проектов во многом зависит от слаженности командного взаимодействия как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика, — заявил Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса». — Хочется отметить профессионализм специалистов “РН-Учет”, который обеспечил реализацию проекта в установленные сроки в требуемом объеме».

«В течение последних нескольких лет все больше организаций стали уделять внимание эффективности своих бизнес-процессов, — указал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам компании Abbyy Россия. — Один из способов сокращения затрат и оптимизации бизнеса — вынос непрофильных процессов в общий центр обслуживания (ОЦО) и внедрение системы потокового ввода. По нашим данным, подобные проекты по организации работы ОЦО и автоматизации в них ввода документов — один из трендов 2012-2013 гг. На наш взгляд, данный тренд сохранит свою актуальность в ближайшие несколько лет».

«Решения на базе технологий IBM FileNet по работе с первичной финансовой документацией оказались крайне востребованы на отечественном и мировом рынках. Они позволяют снять существенную нагрузку с сотрудников финансовых подразделений как на этапе ввода информации в учетные системы, так и при обеспечении дальнейшей работы с уже электронными версиями финансовых документов без необходимости обращения к их бумажным оригиналам, — подчеркнул Дмитрий Лактионов, руководитель направления по продажам ECM-решений, IBM в России и СНГ. — Это существенно повышает как скорость и точность управленческих решений, так и эффективность работы компаний в целом».

«В 2014 году мы планируем завершить интеграцию с типовыми отраслевыми учетными системами на базе 1С, — поделился планами по развитию проекта Сергей Губушкин. — Продолжаются работы по тиражированию решения в “РН-Учет” с целью максимальной централизации учетной функции обслуживаемых предприятий на базе крупных филиалов компании до 2018 года с организационным объемом по группам “фронт-офис”. Также прорабатываем возможные варианты внедрения электронного юридически значимого документооборота, позволяющего осуществлять обмен с нашими контрагентами первичной финансовой документацией в электронном виде».

Более подробную информацию о проекте в «РН-Учет» можно узнать из интервью начальника управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса компании Сергея Губушкина.