«Московская Пивоваренная Компания» автоматизирует документооборот на EOS for SharePoint
Компания «Юниксофт», партнер ЭОС в Московской области, сообщила о завершении пилотного проекта по внедрению ECM-решения EOS for SharePoint в «Московской Пивоваренной Компании» (г. Мытищи). В декабре система EOS for SharePoint версии 3.5 была развернута на сервере и пользовательских рабочих местах, также были заведены основные группы документов, запрограммированы базовые бизнес-процессы, связанные с документооборотом, проведено обучение пользователей, рассказали CNews в ЭОС.
В качестве интегрированной системы управления на предприятии используется ERP-система MS Navision. Кроме этого, в МПК реализован корпоративный портал на MS SharePoint 2010. Вместе с тем, имеющиеся системы не позволяли в полном объеме обеспечить такие составляющие эффективного менеджмента, как рациональная организация движения документов, обеспечение должного уровня исполнительской дисциплины и сокращение неэффективных временных затрат в документно-ориентированных бизнес-процессах. Эти задачи должна была решить специализированная СЭД/ECM-система.
В качестве системы управления документами была выбрана EOS for SharePoint, а на внедрение пилотного пакета был отведен срок до конца года (при общем сроке реализации проекта 1,5 месяца).
Заказчик выделил несколько основных задач, которые определили основные контуры проекта, а именно: внедрение электронного документооборота на этапе согласования проектов документов (договоров, заявок и др); оптимизация технологий и процессов работы с документами, процессов движения документов; контроль сроков исполнения и временных затрат на движение документов в компании; после освоения EOS for SharePoint — ее интеграция с ERP-системой.
Специалисты «Юниксофт» провели обследование схемы движения документов в компании и изучили действующие правила. На первоначальном (пилотном) этапе было решено внедрить 20 лицензий категории «Участник» и 10 — «Читатель» (рабочее место с ограниченными возможностями). Также были настроены картотеки, созданы справочники, группы документов и написаны автоматические процессы под них.
После того как процессы были протестированы, «Юниксофт» провела обучение пилотной группы пользователей, в которую входили как документо-производственный персонал, так и руководители и сотрудники финансовых служб. На этапе обучения параллельно шла корректировка настроек системы: пользователи озвучивали пожелания по изменению функционала и маршрутов, и на основании этих замечаний вносились изменения.
По информации ЭОС, пилотный проект — это только первый этап внедрения EOS for SharePoint в «Московской Пивоваренной Компании», главной задачей которого было знакомство с системой. Дальнейшие планы по развитию проекта — расширить число групп документов, запрограммировать новые маршруты и в итоге охватить системой максимум управленческой документации, выполнить интеграцию с MS Navision. Для реализации этих задач потребуется увеличить общее число рабочих мест EOS for SharePoint и предоставить доступ в СЭД всем сотрудникам, участвующим в работе с документами.
После знакомства с системой заказчик высказал пожелание в будущем перевести существующий корпоративный портал на решение ЭОС, а затем создать на нем базы знаний и хранилища документов. Кроме этого, заказчик планирует в рамках корпоративного портала реализовать взаимосвязь с контрагентами и документооборот с ними.