«Лама» внедрила СЭД на платформе SharePoint с помощью Softline

Компания Softline автоматизировала работу с договорами в юридическом отделе группы компаний «Лама» (Томск). В результате пользователи получили систему создания, согласования и архивирования документации, а организация оптимизировала взаимодействие с контрагентами, сообщили CNews в Softline.

Группа компаний «Лама» — торгово-розничная организация Томска. В ее структуре около — 40 магазинов: универсамы, супермаркеты и гипермаркеты. Ежедневно сеть обслуживает более 60 тыс. покупателей; в штате работает около 3 тыс. сотрудников. Для упрощения согласования договоров, их учета, архивирования и обеспечения коллективного доступа было принято решение автоматизировать делопроизводство в юридическом департаменте и розничном отделе. По итогам конкурса партнером по проекту была выбрана компания Softline, которая располагает широким спектром решений для оптимизации бизнес-процессов.

В ходе проекта было подключено 300 рабочих мест в головном офисе компании к СЭД на платформе Microsoft SharePoint Server, функционал которой в полной мере отвечал поставленным задачам. Специалисты Softline разработали новые карточки и шаблоны документов, настроили бизнес-процессы согласно требованиям заказчика. Решение предусматривает автоматическое формирование полей договора в зависимости от его типа, что упрощает создание документов и минимизирует риск ошибок персонала, отметили в Softline. Помимо этого, внедрен модуль «Мобильное место iРad», позволяющий работать с системой с планшетов.

По отзыву представителей ГК «Лама», автоматизация деятельности юридического департамента и розничного отдела в целом позволила компании сократить время согласования договоров, более рационально использовать ресурсы, упорядочить документооборот и повысить уровень корпоративной мобильности.

«СЭД на платформе SharePoint Server позволила пользователям сформировать актуальный реестр договоров, облегчить процесс их создания, обеспечить архивацию в автоматическом режиме. Функционирование системы в инфраструктуре Microsoft снижает издержки на ее администрирование», — рассказал Дмитрий Шейкин, руководитель направления бизнес-приложений компании Softline.

«Данное решение дало возможность организации упростить взаимодействие с контрагентами и ускорить обработку документации. В результате удалось повысить эффективность деятельности персонала и оптимизировать материальные затраты», — прокомментировала итоги внедрения системы Кристина Шлегель, начальник отдела договорной работы группы компаний «Лама».