Terralink xDE вместе с командой российского подразделения Tarkett переводит в ЭДО 90% операций продаж

Terralink сообщила об окончании первой фазы проекта по единовременному переходу трех российских предприятий Tarkett на полностью автоматизированный электронный документооборот с общим объемом в 150 тыс. документов в год. Результатом проекта стал перевод на ЭДО 90% операций продажи товара внешним покупателям и 100% операций продажи и закупки товаров между предприятиями Tarkett. Объем документов по отгрузкам после перехода на УПД сократился в два раза, а работа с документами ведется в интерфейсе учетной системы. Проект был реализован за 9 месяцев при участии команды Terralink.

Tarkett – производитель напольных покрытий для жилых и общественных помещений. В России компания представляет продукцию в категории напольные покрытия: линолеум и Art Vinyl, ковры и ковровые покрытия, паркет и ламинат, спортивные покрытия. Группа Tarkett ведет продажи более чем в 100 странах мира, продавая ежедневно 1,3 млн квадратных метров напольных покрытий. В России Tarkett представлена двумя производственными площадками и шестью сервисными центрами.

В 2019 г. Tarkett частично автоматизировала процессы обмена электронными документами для одного предприятия в России на базе собственной внутренней информационной системы, учетной системы и личных кабинетов (ЛК) операторов. Это обеспечило перевод 75% покупателей на ЭДО или более 80% документооборота по исходящим ТОРГ-12 и Счетам-фактурам. Основными недостатками такого решения являлись: частичная интеграция и работа в трех системах (УС, ЛК оператора, собственная система) с необходимостью поддержки разных вариантов доступа для сотрудников, отсутствие синхронизации процессов обработки документов из-за частичной интеграции систем (исправление документа через удаление), длительное подключение роуминга до двух недель и задержки с добавлением к ЭДО новых контрагентов. Эти ограничения не позволяли тиражировать такой подход на другие процессы и предприятия в России.

В 2020 г. командой Tarkett были поставлены амбициозные цели по достижению максимальной автоматизации процессов обмена электронными документами и их обработке в интерфейсе учетной системы, а также единовременному переходу на ЭДО трех российских предприятий Tarkett. В результате конкурсной процедуры наиболее привлекательным оказалось предложение компании Terralink по консалтингу и внедрению интеграционной платформы Terralink xDE, которая обеспечивает единый интерфейс для работы со всеми типами электронных документов и прямое подключение к нескольким операторам ЭДО.

Проект на базе Terralink xDE при участии команды Terralink стартовал в феврале 2021 г. Первая демонстрация решения состоялась 21 сентября 2021 г. и в ноябре система была запущена.

«Проект был выполнен за 9 месяцев, что является результатом профессионального проектного подхода команды Terralink и Tarkett. Мы прошли несколько важных этапов по анализу бизнес-процессов, концептуальному и техническому дизайну, тестированию, заключению договоров с операторами ЭДО, обучению пользователей. Отдельно отмечу, что первый этап по подготовке и исследованию процессов, который длился 5 месяцев – 90% успеха любого ЭДО проекта», – сказала Надежда Демина, директор по проектам в логистике компании «Таркетт Рус».

Ключевыми результатами реализации первой фазы проекта стали: 90% операций продажи товара внешним покупателям и 100% операций продажи и закупки товаров между предприятиями Tarkett были переведена на ЭДО; в 2 раза сократился объем документов по отгрузкам после перехода на УПД; 2 часа занимает прямое подключение новых контрагентов к ЭДО.

Сотрудники Tarkett работают с электронными документами в интерфейсе учетной системы посредством двух транзакций модуля Terralink xDE для SAP. Максимальный охват контрагентов обеспечивается прямым подключением к сервисам трех операторов ЭДО с помощью интеграционного модуля Terralink xDE. Единый архив электронных документов организован в соответствии со всеми требованиями российского законодательства и дополнен возможностью доступа к документам из любой проводки учетной системы.

В планах компании – дальнейшее развитие проекта ЭДО на базе платформы Terralink xDE. Вторая фаза проекта ЭДО включает процессы по непрямым закупкам, ответственному хранению, претензиям, перемещению и списанию с увеличением объема электронного документооборота до 350 тыс. документов в год. Дополнительно Tarkett видит для себя несколько перспективных направлений для развития ЭДО: интеграция с EDI для покупателей, автоматизация закупочного процесса, переход на ЭДО в транспортной логистике.