Fortis внедрила электронный архив «Этлас»
Компания Fortis (Москва), предоставляющая услуги архивного хранения документов, внедрила электронный архив «Этлас» версии 6.6 в комплектации «Про». Он используется для работы со складом бумажных оригиналов
Компания Fortis развивает одну из востребованных в Москве услуг – архивное хранение документов. Базой для обработки и хранения документов служит складской комплекс, расположенный недалеко от Третьего транспортного кольца в Москве. Кроме услуги хранения, специалисты Fortis выполняют для своих клиентов экспертизу документов, переплёт, уничтожение документов по истечении срока их хранения, передачу документов в Государственный архив.
Учёт хранящихся на складе документов, быстрый поиск нужных и предоставление к ним доступа — ключевые компетенции, необходимые для успешной деятельности в архивном бизнесе. Электронные архивы позволяют эффективно решать все эти задачи.
Специалисты Fortis остановили свой выбор на программном обеспечении «Этлас». Оно позволяет работать не только с электронными документами любых форматах, но и со складом бумажных оригиналов, что для целей Fortis особенно важно.
Эта функция реализуется с помощью подключаемого модуля «Архивное дело». Он позволяет вести учёт дел и коробов с делами, контролировать их хранение на складе, работать со сдаточными описями и запросами на выдачу и полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.
Также функциональные возможности электронного архива «Этлас» версии 6.6 были дополнительно расширены для нужд компании Fortis с помощью модулей «Работа со штрих-кодами» и «Автораспознавание атрибутов».
Использование штрихкодов существенно ускоряет идентификацию бумажных копий документов в системе. В свою очередь, модуль «Автораспознавание атрибутов» ориентирован на массовый скоростной ввод документов как из набора отсканированных изображений на локальном диске, так и непосредственно со сканера с автоподачей.
Специалисты «Этлас» обследовали текущий документооборот компании Fortis, получили информацию о типах документов, пользователей, справочников и т.п. Это позволило сформулировать подробное техническое задание и согласовать с Заказчиком перечень предварительных настроек. Внедрение системы специалисты Fortis произвели своими силами.
После установки программного обеспечения была произведена его подготовка к эксплуатации: в систему заведены пользователи и сформированы группы пользователей, настроены права доступа; сформированы структура хранения документов и справочный аппарат архива; настроены карточки документов и их автоматическое атрибутирование; подготовлены шаблоны документов.
Специалисты технической поддержки «Этлас» проинструктировали сотрудников заказчика, рассказали им о приёмах эффективной работы с системой. С новым программным обеспечением работа архива стала эффективней, при этом клиенты компании Fortis получили возможность работать со своими документами напрямую.