Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

«Гэндальф» внедрил «Скан-архив» в «Мединторге»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот

«Гэндальф» завершил внедрение электронного архива документов в «Мединторге». «Мединторг» с 1994 г. занимается регистрацией и дистрибуцией фармацевтической продукции и иммунобиологических препаратов. Кроме того, среди направлений работы компании – лекарственная поддержка пациентов, страдающих редкими заболеваниями. Более 100 крупнейших российских и зарубежных производителей являются стратегическими партнерами «Мединторга», на всей территории России и в странах СНГ у компании около 2 тыс. клиентов. Центральный офис «Мединторга» находится в Москве, представительства – во всех крупных городах России.

При таких масштабах через бухгалтерию компании проходит около 30 тыс. документов в год, около 70% которых составляют исходящие. Долгое время все они хранились в бумажном архиве, но контролировать поток документов подобных размеров становилось непросто. Это создавало большие сложности во время аудиторских проверок, когда особенно важно предоставлять документы быстро и своевременно. Помимо того, трудности вызывали отчеты по наличию и отсутствию документации: каждый документ нужно было долго запрашивать и искать. В этот период главный бухгалтер узнала о программе для создания электронного архива документов – «Скан-архив». Специалисты «Гэндальф», компании-разработчика, не только установили программу, но и обучили работе с ней сотрудников «Мединторга».

Сейчас в «Скан-архиве» работают больше 100 человек. Готовятся к проверкам бухгалтеры теперь быстрее, так как скорость подготовки больших объемов документов, по данным интегратора, увеличилась почти в два раза, а хранятся документы в электронной базе, доступ к которой есть в любой момент времени. «Скан-архив» помогает полностью контролировать учет и наличие первичной документации, благодаря чему отчеты по ней оформляются без прежних сложностей. Значительно упростилась и работа с контрагентами компании как в России, так и за рубежом: найти и предоставить клиенту нужный документ каждый менеджер теперь может самостоятельно, без запросов к другим сотрудникам.

Программист «Мединторга» Максим Юханов отметил: «Мы быстро освоились в работе со "Скан-архивом": внедрение прошло успешно, сейчас мы активно используем программу и постепенно улучшаем ее вместе со специалистами "Гэндальф". В электронный архив уже загружено примерно 80% документов за 2017 и 2018 гг., скоро перейдем к документам 2019 г. Программа работает отлично и решает задачи, ради которых мы ее установили».