«Майтэк» внедрила DirectumRX в ГК «Ключевые системы и компоненты»
«Майтэк» внедрила DirectumRX в ГК «Ключевые системы и компоненты». Свыше 750 сотрудников более чем из 15 территориально распределенных предприятий группы теперь объединены сквозными процессами в рамках единой системы DirectumRX. Настроено межкорпоративное согласование договоров, канцелярии, управление доверенностями, поручениями и служебными записками.
ГК «Ключевые системы и компоненты» — это объединение производственных, торговых и сервисных компаний, сочетающих в своей деятельности разработку, производство и внедрение различных продуктов в отрасли транспортного машиностроения. Обладая дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов, управляемых компаний в рамках единой системы. Ей стала DirectumRX. Исполнителем проекта была выбрана компания «Майтэк», уже известная руководящему составу КСК по другим успешным проектам в холдинговых организациях.
Специалисты «Майтэк» приступили к внедрению проекта в конце сентября 2018 г.: было проведено исследование потребностей организации, определены задачи внедрения, произведена настройка, адаптация модулей системы и их запуск к тестовую, а затем и промышленную, эксплуатацию. Изначально планировалось подключить 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки системы стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.
«Так как КСК находится в стадии становления, то количество пользователей и компаний планирует увеличиваться», — отметил руководитель проекта со стороны «Майтэк» Аскар Завьялов.
Активный процесс реорганизации группы компаний также повлиял и на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях: заводились новые НОРы, менялись маршруты, добавлялись новые согласующие. Также в ходе внедрения работа систем «1С:документооборот» и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DIrectumRX. Сейчас все организации объединены в одну сквозную управленческую структуру. При этом один НОР может выполнять работу в рамках одного или другого дивизионов, территориально расположенных в пяти разных городах – Москве, Мытищах, Брянске, Твери, Ломоносове. Конфиденциальность информации регламентируется разграниченными правами доступа.
В настоящее время в DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.
«Проект выполнен за четыре месяца. Основная сложность была в гибком изменении системы в зависимости от нововведений в организационной структуре группы. Но хочется отметить высокий уровень дисциплины внутри компании и сильную административную поддержку проектной группы. Благодаря этому мы успешно смогли завершить проект и передать систему в опытную эксплуатацию. Уже сейчас можно оценить первые положительные изменения в работе структурных подразделений: значительно ускорились процессы, управлять ими стало нагляднее и проще. К примеру, мы подсчитали, что самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс, составило 2 дня 5 часов 5 минут и 57 секунд. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, а в разных городах, процесс согласования договоров мог длиться неделями», — отметила начальник отдела документационного сопровождения деятельности КСК Елена Баранова.
В планах на 2019 г. подключение новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:управление холдингом» и использование электронной подписи.