Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

СПбГУ совершенствует электронный документооборот с помощью «Офис-док»

Бизнес Кадры Интеграция Внедрения Документооборот Российское ПО
мобильная версия

Санкт-Петербургский государственный университет – один из крупнейших заказчиков «Офис-док» – готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело». Более 5 лет назад благодаря флагманскому решению компании «ЭОС» этот вуз получил инструмент для работы со всеми потоками документов. Теперь в планах СПбГУ – внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело», ряд интеграционных работ.

СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сегодняшний день в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год здесь регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку.

Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является здесь крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 г., в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач – «Внедрение регламентов, "электронной администрации", баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.

Новая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как: централизованный учет документов в единой системе; сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов; сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними; нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения; электронное согласование документов; взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.

Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.

По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «Дело». Исполнителем проекта стала компания «Офис-док».

В конце 2011 г. началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «Дело», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.

Как рассказала начальник отдела сопровождения электронного документооборота Юлия Лебедева, хотя СПбГУ и является классическим университетом, подход к внедрению СЭД был выбран не совсем традиционный. На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 г., было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. Наконец, на завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 г. система была запущена в промышленную эксплуатацию.

В рамках проекта компания «Офис-док» провела обучение администраторов, а затем и сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения здесь проходит постоянно.

Результатами внедрения СЭД «Дело» в СПбГУ стали: ускорение всех управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины; предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений; возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание; возможность найти любой документ; предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме; электронное согласование документов; автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса; экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и средств поиска информации.

«Уже через 2 года после запуска СЭД "Дело" мы добились существенных результатов. На сегодняшний день в системе около 2,5 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено "Дело предприятие". Основным составом университета используется "Дело-Web". Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места», – сказала Юлия Лебедева.

В дальнейших планах – внедрение в СПбГУ электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, «1C», «Турбо 9.5» и ПЗК. В СПбГУ также заинтересованы в анонсированном на «Осеннем документообороте – 2017» новом мобильном приложении, открывающем новые возможности для работы руководителя с помощником.